Driftsforstyrrelse hos Microsoft 365: hva som skjedde og hva du kan lære av det

Torsdag ettermiddag 12. november gikk det galt hos Microsoft. Over hele verden kunne millioner av mennesker ikke lenger sende eller motta e-post via Outlook, kalendere i Teams fungerte ikke, og også Copilot og SharePoint hadde problemer. Først fredag kveld kunne de fleste jobbe normalt igjen. I denne artikkelen går vi gjennom hva som skjedde, hva du bør sjekke nå, og hvorfor denne driftsforstyrrelsen er et godt tidspunkt for å se kritisk på din egen avhengighet.

Hva skjedde?

1. Driftsforstyrrelsen startertorsdag 12. november, 17:15

   Servere hos Exchange Online blir uventet utilgjengelige. Fordi mange andre Microsoft-tjenester er avhengige av disse, faller de også ut: kalendere og møteplanlegging i Teams, Copilot, SharePoint, administrasjonsmiljøet for IT-ansvarlige og deler av sikkerhetsprogramvaren.

2. Over hele verdentorsdag 12. november, 19:00

   På Downdetector er det nå over 130 000 meldinger om Outlook. Bedrifter, skoler og offentlige etater i Europa, Nord-Amerika og Asia er uten e-post. Microsoft opplyser at det ikke er tegn på et hackerangrep.

3. Nye problemerfredag 13. november, morgen

   Servere som Microsoft hadde gjenopprettet i løpet av natten, faller ut igjen. For å unngå at forsinket e-post går tapt, forlenger Microsoft tiden e-post kan vente til 48 timer. Det nederlandske nasjonale senteret for cybersikkerhet (NCSC) publiserer råd til organisasjoner.

4. Stort sett løstfredag 13. november, kveld

   I store deler av Europa og Nord-Amerika fungerer alt igjen. Den nøyaktige årsaken er fortsatt ikke kjent. Microsoft undersøker om en endring i nettverket, rundt tidspunktet driftsforstyrrelsen startet, var skyldig, og har lovet en fullstendig rapport.

Hva bør du sjekke nå?

Bruker du selv Microsoft 365, eller jobber du med kunder eller leverandører som gjør det? Gå da gjennom disse punktene. NCSC påpeker at Microsofts sikkerhetsskanninger var forsinket eller ufullstendige under driftsforstyrrelsen.

1. Vær ekstra oppmerksom på phishing. Kriminelle bruker gjerne driftsforstyrrelser som påskudd. E-poster som ber deg endre passordet eller "gjenopprette" kontoen din, er ekstra mistenkelige den kommende tiden, selv om de ser ut til å komme fra Microsoft.
2. Vær forsiktig med vedlegg som kom inn mellom torsdag ettermiddag og fredag kveld, spesielt fra avsendere du ikke kjenner.
3. Sjekk om viktig e-post har kommet frem. E-post kan ha blitt levert flere timer senere eller sendt tilbake. Har du sendt tilbud, fakturaer eller bestillinger til noen med en Microsoft-adresse? Spør dem gjerne om de har mottatt den.
4. Sjekk spammappen og karantenen din. Da filtrene startet opp igjen, kan e-post ha blitt stoppet uten grunn.

Det egentlige problemet: alt hos én leverandør

Driftsforstyrrelser skjer hos enhver leverandør. Også hos oss, det er vi ærlige om. Det som gjorde denne driftsforstyrrelsen så omfattende, er at mange bedrifter har plassert alt hos Microsoft: e-post, kalender, chat, filer, innlogging og sikkerhet. Faller én del ut, står hele bedriften stille. Å bytte midlertidig er ikke mulig, fordi alt henger sammen med samme konto.

En driftsforstyrrelse kan du ikke forhindre. Men du kan sørge for at én driftsforstyrrelse ikke lammer hele bedriften din.

Og å bytte leverandør? Det viser seg vanskeligere enn man skulle tro. Leaseweb spurte i begynnelsen av november 800 ledere i Nederland, Tyskland, Storbritannia og USA hvor raskt de kan forlate sin største skyleverandør. 89 prosent kan ikke gjøre det innen tre uker. Nederlandske bedrifter er mest pessimistiske: 65 prosent tror de trenger mer enn tre måneder. Leaseweb er selv skyleverandør og betalte for undersøkelsen, men bildet er tydelig: de fleste bedrifter sitter fast.

I tillegg er Microsoft et amerikansk selskap som er underlagt amerikansk lovgivning. Hva det betyr for personvernet ditt, kan du lese i vår tidligere artikkel Outlook: et personvernmareritt. Bruker du den nye Outlook for en postboks som er hos oss, går e-posten din forresten også via Microsofts servere. Du er da altså fortsatt avhengig av Microsoft, selv om e-posten din ligger et annet sted.

Hvordan gjør du bedriften din mindre sårbar?

Bruk en e-postadresse på ditt eget domenenavn. Dette er det viktigste steget, og det koster nesten ingenting. Med en adresse som deg@dinbedrift.no bestemmer du selv hvor e-posten din kommer inn. Vil du bytte til en annen leverandør, justerer du bare noen innstillinger i DNS, og adressen din forblir den samme. Med en adresse som dinbedrift@outlook.com er dette aldri mulig: kundene, leverandørene og kontoene dine er for alltid bundet til Microsoft.

Spre tjenestene dine. Du trenger ikke endre alt på én gang. Men hvis e-post, filer og nettside ikke alle ligger hos samme leverandør, lammer ikke én driftsforstyrrelse alt med en gang. Kan du ikke sende e-post, kan du i det minste fortsatt få tilgang til filene dine. Og omvendt.

Vit hvordan du kan komme deg vekk. Sørg for at du vet hvor e-post, kontakter, kalender og filer ligger, og hvordan du lager en kopi av dem. Et bytte du allerede har tenkt gjennom, går mye raskere i en nødsituasjon.

Velg europeisk der det er mulig. Det finnes fullverdige alternativer som kjører i Europa, og som du selv har kontroll over. Hos oss er det e-posthosting på ditt eget domenenavn og Nextcloud for filer, kalender og kontakter, med Euro-Office for å samarbeide om dokumenter, regneark og presentasjoner. Alt kjører på våre egne servere i Nederland.

Våre mailservere hadde ingen problemer under driftsforstyrrelsen. Bare e-post som kundene våre sendte til Microsoft-adresser, ble liggende i kø hos oss en stund, og ble levert automatisk så snart Microsoft var tilgjengelig igjen.

Les mer

• NCSC: I nyhetene: driftsforstyrrelse Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft ser forbedring etter globale problemer med Outlook, Teams og Copilot
• ICT Magazine: 89 prosent av bedrifter er bundet til skyleverandøren sin i minst 3 uker

Teamet hos WebOké