Bruke Bcc og personvern: send e-post til en gruppe som ikke kjenner hverandre
Sender du e-post til kunder, medlemmer eller foreldre i en idrettsklubb på én gang, vil du ikke at alle skal se hverandres e-postadresser. Det er det feltet Bcc er til for. I denne artikkelen leser du når du bruker Til, Kopi eller Bcc, hvorfor synlige adresser kan være et brudd på personopplysningssikkerheten, og hvordan du trygt sender e-post til en gruppe i webmailen.
Til, Kopi og Bcc
| Felt | For hvem? | Hvem ser adressen? |
|---|---|---|
| Til | Den som skal gjøre noe, eller som du venter svar fra | Alle mottakere |
| Kopi (Cc, carbon copy, en gjennomslagskopi) | Den som leser med, men ikke trenger å gjøre noe | Alle mottakere |
| Bcc (blind carbon copy) | Den som får en kopi som de andre ikke skal se | Ingen, heller ikke de andre Bcc-mottakerne |
Bcc fungerer fordi en e-postserver leverer til adressene på konvolutten, ikke til det som står i selve meldingen. Adressen din i Bcc kommer med på konvolutten, men Bcc-feltet i meldingshodet blir ikke med i meldingen de andre får.
Synlige adresser kan være et brudd på personopplysningssikkerheten
En e-postadresse som tilhører en person, som sanne@example.com, er en personopplysning. Sender du én e-post til førti kunder i Til eller Kopi, får hver kunde adressene til de trettini andre. De har aldri gitt samtykke til det.
Personvernforordningen (GDPR) kaller dette et brudd på personopplysningssikkerheten (artikkel 4 nr. 12): et sikkerhetsbrudd som blant annet fører til uautorisert utlevering av personopplysninger. Med vanlige ord: et datalekkasje. Om du må melde det til tilsynsmyndigheten (i Nederland Autoriteit Persoonsgegevens), avhenger av risikoen for menneskene det gjelder (artikkel 33). Førti adresser til kunder av en blomsterbutikk er noe annet enn førti adresser til deltakere i en samtalegruppe om gjeld. I det siste tilfellet sier bare det at noen står på listen, noe sensitivt. Er du i tvil, dokumenter hendelsen og finn ut om du må melde den. Dette er ikke juridisk rådgivning.
Slik sender du trygt e-post til en gruppe
- Klikk på Skriv i webmailen.
- Skriv din egen adresse i Til. Da har e-posten en ryddig mottaker, og du får selv en kopi.
- Klikk på plusstegnet til høyre for Til-feltet og velg Bcc.
- Legg alle de andre adressene i Bcc-feltet.
- Før du klikker på Send, sjekk en gang til at det ikke står adresser i Til eller Kopi som ikke hører hjemme der.
En gruppe fra adresseboken
Har du laget en gruppe i adresseboken, som Leverandører eller Medlemmer? Skriv da navnet på gruppen i feltet, eller velg den med knappen med figurene ved siden av feltet. Webmailen legger da alle adressene i gruppen i feltet der du velger gruppen. Velger du gruppen i Til, ser alle i gruppen alle de andre adressene. Velg derfor alltid en gruppe med folk som ikke kjenner hverandre i Bcc. Hvordan du lager en gruppe, står i Lag grupper.
Mange mottakere: den daglige grensen og en nyhetsbrevtjeneste
En e-postkonto er laget for personlig e-post, ikke for nyhetsbrev. Du kan sende et begrenset antall e-poster per dag, og grensen gjelder for hele pakken din samlet: alle e-postkontoer, webmailen og nettstedet ditt. Hver mottaker teller med, også i Bcc. Én melding med to hundre adresser i Bcc er altså to hundre e-poster. Les Grense for sending av e-post.
Vil du jevnlig nå en stor gruppe, bruk en nyhetsbrevtjeneste. Den tar seg av avmelding og en ryddig liste. En gruppe i adresseboken har ingen avmeldingsknapp: ber noen om å slippe flere e-poster, må du selv fjerne vedkommende fra gruppen. Mer om dette finner du i leksjonen Samtykke, avmelding og en ren liste i kurset E-post i orden.
Ble alle adressene likevel synlige ved et uhell?
En sendt e-post kan du ikke hente tilbake. Dokumenter hva som skjedde: hvilken e-post, når og til hvem. Vurder deretter om du må melde det. Hva et brudd på personopplysningssikkerheten er og hvordan meldeplikten fungerer, leser du i leksjonen Datalekkasjer og meldeplikten i kurset Trygg på nett.
Stegene i webmailen finner du også i Roundcube-veiledningen under Skriv en ny melding. Teksten til personvernforordningen (GDPR) finner du på EUR-Lex.