Kontakter og grupper

Modul 7: Adresseboken din · Lesetid: 9 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare hvilke adressebøker webmailen holder orden på og hvordan autofullføring virker, og du kan bruke en gruppe slik at du ikke lekker adresser.

Nøkkelbegreper: kontakt, personlig adressebok, Innsamlede mottakere, Pålitelige avsendere, autofullføring, gruppe, blindkopi (Bcc), dataminimering

Hvorfor en adressebok, når webmailen husker alt likevel?

Mange bruker nesten ikke adresseboken sin. De skriver noen bokstaver i Mottaker, webmailen fyller ut en adresse, ferdig. Det fungerer, men adressen webmailen foreslår, kommer ikke alltid fra en liste du selv har holdt orden på. Og det er akkurat der det går galt: en gammel adresse til en kunde, en skrivefeil du en gang gjorde, eller to personer med samme fornavn.

En kontakt er et lite kort med opplysninger om én person eller organisasjon: et navn, én eller flere e-postadresser, og om du vil også telefon, adresse, organisasjon eller et notat. Adresseboken er samlingen av disse kortene. I webmailen ligger adresseboken på serveren, akkurat som e-posten din. Den hører til postboksen din og til måten du logger inn på (leksjon 1.3): logger du plutselig inn på en annen måte, for eksempel med feltet Tjener utfylt, kan adresseboken se tom ut.

Tre adressebøker, tre formål

Klikker du på Kontakter, ser du til venstre ikke én, men tre adressebøker. Hver av dem har sin egen oppgave.

Adressebok	Hvordan havner noe der?	Hva er den nyttig til?
Egne adresser	Du legger til kontakter selv, eller du importerer dem (leksjon 7.2)	Din egen, vedlikeholdte liste med navn som stemmer
Innsamlede mottakere	Webmailen lagrer automatisk hver adresse du sender e-post til	Autofullføring av adresser du ennå ikke har lagt inn i din egen liste
Pålitelige avsendere	Havner der når du ved en melding velger at du alltid vil laste inn eksterne bilder fra denne avsenderen	Avsendere som webmailen får vise eksternt innhold fra med en gang

Forskjellen mellom de to første er viktig. Innsamlede mottakere er en automatisk hukommelse. Den husker alt, også den ene adressen med en skrivefeil der e-posten kom i retur, og også den gamle adressen til en kollega som for lengst har sluttet. Din personlige adressebok er en liste du selv holder ryddig.

Pålitelige avsendere har en annen funksjon. Den handler ikke om autofullføring, men om eksterne bilder. Som standard laster webmailen ikke inn bilder fra internett, fordi avsendere da kan se når du åpner e-posten deres (leksjon 2.2). Velger du at du alltid stoler på en avsender, havner han i denne listen. Under Innstillinger > Innstillinger > Visning av meldinger kan du så velge at eksterne ressurser fra pålitelige avsendere vises med en gang.

Autofullføring: nyttig, men se hva du velger

Skriver du noen bokstaver i Mottaker, søker webmailen i adressebøkene dine etter navn og adresser som begynner med eller inneholder dem. Du får en liten liste og velger. Det kalles autofullføring.

Et eksempel. Sanne de Vries (sanne@example.com) har en kunde som heter Ahmed (ahmed@example.net). For et år siden sendte hun ham en gang ved en feil en e-post til ahmed@example.org, en adresse som ikke er hans. Den e-posten kom ikke i retur, for den adressen fantes tilfeldigvis. Siden da står det to Ahmed i Innsamlede mottakere. Skriver Sanne "ahm", ser hun begge. Velger hun feil, går et tilbud til en fremmed.

Derfor to gode vaner:

Legg folk du ofte sender e-post til, inn i Egne adresser, med fullt navn. Da ser du et kjent navn ved autofullføring i stedet for bare en adresse.
Ser du en feil eller utdatert adresse i listen, slett den fra Innsamlede mottakere. Ellers fortsetter webmailen å foreslå den.

En rask måte å legge til noen på: åpne en melding fra personen, klikk på navnet over meldingen og velg Legg til i adressebok.

Adresseboken med gruppen Kunder under Egne adresser — (1) gruppen, (2) de tre prikkene med handlingene for grupper

Grupper: ett navn for mange adresser

En gruppe er en etikett du setter på kontakter, for eksempel "Styret", "Leverandører" eller "Team". En kontakt kan være med i flere grupper, og sletter du en gruppe, forsvinner ikke selve kontaktene. På bildet ser du en gruppe under den personlige adresseboken, med de tre prikkene for gruppehandlingene.

Sender du e-post til en gruppe, setter webmailen alle adressene i gruppen inn i feltet der du velger gruppen. Det er dette du må tenke nøye over. Velger du gruppen i Mottaker (Til), ser alle i gruppen adressene til alle de andre. For et styre på fem personer som kjenner hverandre, er det helt greit. For en gruppe kunder som ikke kjenner hverandre, er det et problem.

E-postadresser til personer er personopplysninger etter GDPR (personvernforordningen). Sender du en e-post til førti kunder med alle adressene synlige, har du gitt disse adressene til alle de andre. Det kan være et sikkerhetsbrudd (leksjon 3.1). Løsningen er enkel: velg gruppen i Blindkopi til. Da får alle e-posten, men ingen ser de andre mottakerne. Sett din egen adresse i Til, så har e-posten en ryddig mottaker og du får selv en kopi.

Daan, kollegaen til Sanne, sender hver måned e-post til leverandørene til atelieret. Han har en gruppe "Leverandører" med tolv adresser. Han velger gruppen i Blindkopi til og setter daan@example.com i Til. Svarer en leverandør med Svar alle, går svaret bare til Daan, for de andre adressene sto ikke i e-posten.

Fallgruver med grupper

Dagsgrensen. Hver mottaker teller med i antallet e-poster pakken din kan sende per dag, også i blindkopi. En gruppe på noen hundre adresser kan nå grensen din (leksjon 8.4). For et nyhetsbrev til en stor liste bruker du en tjeneste for nyhetsbrev: den ordner også avmelding og holder oversikt over hvem du faktisk har lov til å sende e-post til.
Mottakere som ikke vil ha e-posten. En gruppe er ingen e-postliste. Det finnes ingen avmeldingsknapp. Ber noen om å slippe flere e-poster, så fjern personen faktisk fra gruppen.
En utdatert gruppe. En gruppe forblir slik du laget den. Den som slutter, blir værende i gruppen til du fjerner personen. Gå gjennom gruppene dine av og til.
Spamomdømme. Mye e-post på én gang til adresser som ikke finnes lenger, gir mange feilmeldinger i retur. For mottakende servere ser det ut som slurvete eller uønsket e-postutsending.

Ta vare på det du trenger, ikke mer

GDPR har prinsippet om dataminimering: du behandler ikke flere personopplysninger enn du trenger for formålet ditt, og du lagrer dem ikke lenger enn nødvendig (artikkel 5 i GDPR). For en adressebok betyr det i praksis:

Legg inn det du trenger for å nå noen: navn, adresse, kanskje et telefonnummer. En fødselsdato eller privatadresse til en kunde hører vanligvis ikke hjemme der.
Rydd. En kunde fra fem år tilbake som du ikke sender e-post til lenger, trenger ikke å stå der.
Husk at Innsamlede mottakere også inneholder personopplysninger, og at den listen vokser av seg selv.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Hva som er nødvendig i din situasjon, avhenger av organisasjonen din og formålet ditt.

I praksis: slik fungerer det i webmailen

Du finner alt under Kontakter i hovedmenyen. En gruppe lager du med de tre prikkene ved siden av gruppene og så Legg til gruppe. Kontakter legger du inn ved å dra dem til gruppen. Når du skriver, velger du en gruppe ved å skrive navnet i Til, Kopi til eller Blindkopi til, eller med den lille knappen med figurene ved siden av feltet. Stegene står i Roundcube-håndboken (8.1 og 8.2). Hvilke adresser webmailen husker, stiller du inn under Innstillinger > Innstillinger > Kontakter. I annen webmail, som Gmail eller Outlook.com, fungerer det på lignende måte: der heter grupper ofte etiketter eller kontaktlister.

Oppsummering

Webmailen har tre adressebøker: Egne adresser (din liste), Innsamlede mottakere (automatisk, alt du har sendt e-post til) og Pålitelige avsendere (for eksternt innhold).
Autofullføring foreslår også gamle og feil adresser. Legg faste kontakter med fullt navn inn i din egen adressebok og slett feil adresser.
En gruppe setter alle adressene inn i feltet der du velger den. Folk som ikke kjenner hverandre, setter du i Blindkopi til.
Store grupper teller med i dagsgrensen. Et nyhetsbrev sender du med en tjeneste for nyhetsbrev.
Ha bare det som er nødvendig i adresseboken, og rydd jevnlig.

Quiz

Oppgave

Oppgave D7.1: Lag og bruk en gruppe. Lag tre kontakter i den personlige adresseboken din (for eksempel deg selv, en kollega og en venn, eller tre oppdiktede personer med adresser på example.com) og en gruppe med et valgfritt navn. Legg de tre kontaktene inn i gruppen. Start en ny e-post, sett din egen adresse i Til og velg gruppen i Blindkopi til. Se hva som dukker opp i feltet Blindkopi til. Ikke send e-posten, men lagre den som utkast eller kast den. Svar deretter på dette: (1) Hva så du i feltet Blindkopi til etter at du valgte gruppen: gruppenavnet eller de enkelte adressene? (2) Tenk deg at én mottaker velger Svar alle: hvem får det svaret? (3) Se i Innsamlede mottakere: står det en adresse der som er feil eller utdatert? Hva gjør du med den?

Oppgave D7.1: Lag og bruk en gruppe

Denne oppgaven gjør du selv; ingen kontrollerer den. Kryss av det du har gjort, og merk oppgaven som fullført.

Jeg har laget tre kontakter.
Jeg har laget en gruppe og lagt de tre kontaktene i den.
Jeg har startet en ny e-post med gruppen i Blindkopi.
Jeg har ikke sendt e-posten (lagret som utkast eller slettet).

Hva så du i feltet Bcc etter at du valgte gruppen: gruppenavnet eller de enkelte adressene?

Si at én mottaker velger Svar alle: hvem får det svaret?

Sto det en feil eller utdatert adresse i Innsamlede mottakere? Hva gjør du med den?

Avkrysningene og notatene dine blir kun i denne nettleseren; vi sender dem ikke noe sted. Er du logget inn, lagrer vi kun i Mine kurs at du har gjort oppgaven.

Les mer

Der det står steg i webmailen, gjelder de for webmailen til WebOké. I annen webmail fungerer det på lignende måte.

Cookies hos WebOké

Cookie-innstillinger

Nødvendige

Markedsføring