En e-post som blir lest

Modul 3: Skrive e-post · Lesetid: 11 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du skrive en e-post som blir forstått raskt: med en emnelinje som sier hva som skal skje, spørsmålet øverst, en ryddig oppbygging, et sitat som hjelper og et bevisst valg mellom ren tekst og formatering.

Nøkkelbegreper: emnelinje, kjernesetning, ett emne per e-post, sitering, under eller over sitatet, ren tekst, HTML-editor, multipart/alternative, tone, Be om kvittering

Leserne skummer først

Den som åpner e-posten sin, leser ikke fra toppen og ned. Han ser et navn og et emne i meldingslisten, åpner kanskje, leser de første linjene og bestemmer seg: gjøre det nå, gjøre det senere eller la det ligge. En god e-post er skrevet for de få sekundene. Det handler ikke om fine setninger, men om rekkefølge: det viktigste først.

To ting avgjør om e-posten din overlever det første blikket: emnet og den første setningen.

Emnet: et sammendrag med handling

Emnelinjen er det eneste mottakeren ser før han åpner, og det eneste han søker på senere. "Lite spørsmål", "Info" eller "Re: Re: Fwd: tilbud" sier ingenting. Et godt emne svarer på to spørsmål: hva gjelder det, og hva forventer du?

• Dårlig: vraagje
• Bedre: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Best: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Det siste emnet inneholder en dato og en handling. Ahmed vet uten å åpne at han må ta en beslutning, og innen når. Seks måneder senere finner Sanne e-posten igjen ved å søke på "bruiloft" (bryllup) eller "tafels" (bord) (leksjon 5.3).

Skifter samtalen tema, så endre også emnelinjen. En tråd som heter "Tilbud", men som nå handler om en klage, er umulig å finne.

Den første setningen er spørsmålet

Begynn med det saken dreier seg om: spørsmålet, beslutningen eller nyheten. Bakgrunnen kommer etterpå. Dette kalles også kjernesetningen. Sammenlign "Jeg håper alt står bra til, det er veldig travelt her med morsdagen, Daan har vært på ferie og jeg har sett på tilbudet en gang til..." med "Ahmed, kan du gi meg beskjed om to ting før 1. mai: fargene og antall bord?" Den andre versjonen kan Ahmed svare på med én gang. En vennlig innledning er helt greit, men ikke sett den foran spørsmålet.

Noen regler som hjelper:

• Ett emne per e-post. To emner i én e-post betyr ofte at det andre blir glemt. Dessuten kan du ikke arkivere e-posten i én mappe eller videresende den til rett person.
• Korte avsnitt, med en tom linje imellom. En blokk på femten linjer er det ingen som leser på mobilen.
• Flere spørsmål? Nummerer dem. Da kan mottakeren svare med "1. pastell, 2. fjorten bord".
• Oppgi en dato når du trenger noe, og si hvorfor ("da rekker jeg å bestille hos gartneriet").
• Avslutt med neste steg, ikke med tre utropstegn.

Sitering: bare det som hjelper

Når du svarer på en e-post, setter webmailen den opprinnelige meldingen inn som et sitat i svaret ditt, med en > foran hver linje i ren tekst eller en loddrett strek ved formatering. Sitatet er nyttig: mottakeren ser hva du svarer på. Men i en lang tråd vokser sitatet for hver runde, helt til svaret ditt på to linjer forsvinner under fire skjermer med tekst.

Fjern derfor det som ikke trengs. La bare setningen du svarer på stå igjen, og skriv svaret ditt under. Dette kalles innebygd svar:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Om du begynner over eller under sitatet, er et spørsmål om avtale. I jobbsammenheng er det blitt vanlig å skrive over sitatet, fordi det nyeste står øverst. På tekniske e-postlister er det normen å skrive under eller mellom linjene. Velg det som passer for dem du skriver med, og vær konsekvent. Webmailen lar deg velge under Innstillinger > Skriving av meldinger > Ved svar på e-post.

En felle: i en sitert tråd står det noen ganger ting den nye mottakeren ikke trenger å lese, som en intern kommentar eller et telefonnummer. Les gjennom sitatet før du legger til noen eller videresender.

Ren tekst eller formatering?

En e-post kan skrives på to måter.

• Ren tekst: bare bokstaver, ingen fet skrift, farger eller bilder i teksten. Kommer likt fram overalt, er liten og er lett å lese på alle skjermer, også i en enkel e-postapp eller en skjermleser.
• HTML (formatering): med fet skrift, overskrifter, farger, lenker bak ord og bilder. Et e-postprogram som sender formatering, sender som regel også med en ren tekst-versjon i samme melding. Dette kalles multipart/alternative: mottakeren får den versjonen programmet hans viser best.

Formatering gir mening når den hjelper innholdet: en tabell med tidspunkter, en overskrift over hver del, en frist i fet skrift. Den gir ingen mening når den bare er pynt: fargede bokstaver, en bakgrunn eller fem skrifttyper. Formatering kan også gå tapt eller komme fram annerledes, for eksempel når mottakeren bare leser ren tekst. Legg derfor aldri betydningen bare i en farge ("de røde datoene er fulle").

I webmailen til WebOké skriver du som standard i ren tekst. HTML-editoren slår du på per melding med knappen med bildet øverst til venstre i tekstfeltet, eller som standard under Innstillinger > Skriving av meldinger.

Tone, korrekturlesing og Be om kvittering

E-post mangler stemmen og ansiktet ditt. En kort setning som du mener effektivt, kan virke brysk hos den andre. Noen tommelfingerregler: hils og avslutt, skriv "kan du" i stedet for "du må", skriv aldri noe du ikke også ville sagt høyt til mottakeren, og vent med å sende når du er sint. Å la et utkast ligge og lese det igjen en time senere (leksjon 3.4) sparer deg for mye anger.

Les gjennom én gang til før du klikker på Send: er mottakeren riktig, stemmer emnet, står spørsmålet øverst, er vedlegget med (leksjon 3.3)?

Med valget Be om kvittering ber du mottakeren gi beskjed om at han har åpnet e-posten din. Bruk det med måte. Mottakeren får et spørsmål på skjermen, kan avslå, og mange programmer sender aldri en kvittering. Ingen kvittering sier altså ingenting. Å be om kvittering på hver e-post virker dessuten mistroisk. Vil du være sikker på at noe har kommet fram, så spør om det i teksten.

I praksis: slik fungerer det i webmailen

Du velger over eller under sitatet under Innstillinger > Skriving av meldinger. Der stiller du også inn om du skriver med formatering som standard. HTML-editoren slår du på per melding med knappen med bildet. Be om kvittering finner du blant valgene til høyre i skjermbildet Skriv ny e-post. Roundcube-håndboken beskriver knappene trinn for trinn. I andre webmailer og e-postprogrammer heter valgene omtrent det samme, og skrivereglene gjelder overalt.

Sammendrag

• Skriv for det første blikket: emnet og den første setningen avgjør om e-posten din blir lest.
• Et godt emne sier hva det gjelder og hva du forventer, gjerne med en dato.
• Ett emne per e-post, korte avsnitt, nummererte spørsmål og et tydelig neste steg.
• Siter bare det som hjelper; velg over eller under sitatet og hold deg til det.
• Formatering bare når den hjelper innholdet; be om kvittering bare unntaksvis.

Quiz

Oppgave

Oppgave D3.2: Skriv om en rotete e-post. Åpne materialet slechte-mail.txt: en e-post fra Sanne til Ahmed med emnet "vraagje", der fire emner står om hverandre og det egentlige spørsmålet først kommer på slutten. Skriv den om i webmailen som en ny melding til deg selv (ikke send den til noen andre). Bruk denne sjekklisten: emnet sier hva det gjelder, hva som skal skje og innen når; den første setningen er spørsmålet; spørsmålene er nummerert; saker som ikke hører til dette emnet er tatt ut (eller lagt i en egen e-post); bare den som skal svare står i Til; e-posten er kortere enn originalen. Svar deretter på: hvilken setning i originalen var egentlig kjernen, hva har du utelatt og hvorfor, og hører Daan hjemme i Til, Cc eller ikke i det hele tatt? Sammenlign til slutt med modellsvaret til denne oppgaven.

Les mer

Der det står trinn i webmailen, gjelder de for webmailen til WebOké; i andre webmailer fungerer det på lignende måte.

• Roundcube Webmail 4.2: Svare og videresende
• Roundcube Webmail 4.4: Formatering, kladd og flere alternativer
• Roundcube Webmail 10.1: De viktigste innstillingene
• Roundcube Webmail 9.1: Søk i e-posten din