Lagring og opprydding

Modul 5: Organisere og finne igjen · Lesetid: 8 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du regne ut hvor full postboksen din er, du vet hva som skjer når den blir full, og du kan rydde plass målrettet uten å miste e-post du trenger.

Nøkkelbegreper: lagringsgrense (kvote), alle mapper teller med, Tøm, Rydd opp, store meldinger, Eksporter, sikkerhetskopi

Alle postbokser har en grense

Postboksen din har en lagringsgrense, også kalt kvote: den største mengden e-post som får plass, for eksempel 2 GB. Grensen gjelder hele postboksen, altså alle mappene til sammen. Det glemmer mange. Også disse mappene teller med:

• Sendt: hvert vedlegg du selv har sendt, ligger der én gang til.
• Arkiv: ute av syne er ikke ute av lagringen.
• Spam: også e-post du aldri åpner.
• Slettet: en slettet melding ligger i Slettet og teller med til du tømmer mappen.
• Skjulte mapper: mapper du ikke abonnerer på (leksjon 5.1).

I tillegg til grensen for postboksen har hele pakken din vanligvis også en grense. Blir alle postboksene og nettstedet ditt til sammen for store, når du den grensen, selv om din egen postboks fortsatt har plass.

Hvor full er den?

I webmailen ser du nederst til venstre, under mappene, en liten stolpe med en prosent. Det er den delen av grensen din som er i bruk. Det samme ser du under Innstillinger > Mapper, under listen med mapper.

Regnestykket er enkelt: legg sammen størrelsen på alle mappene og del på grensen. Et eksempel med en postboks på 1 GB, altså 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Tømmer du Spam og Slettet, forsvinner 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, altså 70 %. Slik ser du med et blikk hvilken opprydding som gir mest. Merk at e-postservere regner med 1024: 1 GB er 1024 MB.

Hva som skjer når den er full

Er postboksen full, får det ikke plass mer ny e-post. Avsenderens server får en avvisning, og avsenderen får en feilmelding tilbake, med tekster som "Mailbox full" eller "Quota exceeded" (i leksjon 8.4 lærer du å lese en slik melding). For deg er dette lumskt: du ser ingenting, fordi e-posten aldri kommer frem. Du merker det først når en kunde ringer og sier at e-posten kommer i retur.

Også sending kan da stoppe opp. Webmailen lagrer en kopi av hver sendt melding i Sendt. Er det ikke plass til den, får du beskjed om at meldingen ikke kunne lagres i Sendt.

Derfor får du hos mange leverandører et varsel på e-post når postboksen nesten er full. Ta det på alvor, og rydd før grensen er nådd.

Lag plass: fra enkelt til målrettet

Gå frem i denne rekkefølgen:

1. Tøm Spam og Slettet. Velg mappen, klikk på de tre prikkene over mappene og velg Tøm. Dette gir ofte noe med en gang, og du mister ingenting du trenger.
2. Finn de store meldingene. Noen få meldinger med store vedlegg tar ofte mer plass enn tusen vanlige e-poster. Sorter listen via List muligheter etter Størrelse, synkende. Gjør det også i Sendt: der ligger alle dine egne vedlegg. Kombiner det med søkealternativene fra leksjon 5.3: Type Med vedlegg og Dato eldre enn ett år.
3. Lagre vedlegg et annet sted. Trenger du vedlegget, men ikke e-posten? Lagre vedlegget på din egen lagringsplass eller i skyen, og slett deretter meldingen.
4. Tøm Slettet på nytt. Alt du slettet i trinn 2 og 3, ligger nå der.

Det finnes også to innstillinger som holder postboksen liten av seg selv, under Innstillinger > Innstillinger > Serverinnstillinger, under Vedlikehold:

• Tøm søppel ved utlogging: Slettet tømmes når du logger ut. Praktisk, men da har du ingen ny sjanse etter at du har logget ut.
• Slett meldinger i spam direkte: spam du sletter, går ikke først til Slettet.

Tøm og Rydd opp: forskjellen

I menyen med mappehandlinger ser du både Tøm og Rydd opp. Tøm sletter alle meldingene i den valgte mappen. Rydd opp er noe annet: i IMAP kan en melding være merket som slettet uten at den faktisk er borte. Noen e-postprogrammer fungerer slik: de setter en strek gjennom meldingen i stedet for å flytte den til Slettet. Rydd opp fjerner disse merkede meldingene for godt. Ser du meldinger med en strek gjennom i en mappe, frigjør Rydd opp plass.

Først ta vare på, så kaste

Vil du beholde gammel e-post, men ikke på serveren? Lag da først en kopi:

• Én melding: Mer > Eksporter. Du får en .eml-fil som du senere kan åpne igjen i nesten alle e-postprogrammer.
• Flere meldinger samtidig: merk dem og velg Mer > Eksporter. Du får da en zip-fil med alle meldingene som .eml.
• Store mengder: sett opp et e-postprogram på datamaskinen som lagrer e-post lokalt. Det er også måten å hente et stort arkiv ned fra serveren på.

Sjekk at kopien kan åpnes før du sletter e-posten på serveren. En tømt Slettet-mappe er nemlig borte. Noen ganger går det an å hente den fra en sikkerhetskopi av serveren, men ikke regn med det som plan.

I praksis: slik fungerer det i webmailen

Lagringsstolpen står nederst til venstre; Tøm og Rydd opp finner du i menyen med de tre prikkene over mappene; sortering etter størrelse gjør du via Alternativer over meldingslisten. Roundcube-håndboken beskriver trinnene under Postboksen din er full. I annen webmail fungerer det på lignende måte: Gmail deler lagringsplassen med Drive og Foto, og Outlook.com viser forbruket i innstillingene for lagring.

Sammendrag

• Lagringsgrensen gjelder alle mappene til sammen, også Sendt, Arkiv, Spam, Slettet og skjulte mapper.
• Regnestykket: legg sammen mappene og del på grensen; 1 GB er 1024 MB.
• En full postboks avviser ny e-post; avsenderen får en feilmelding, du merker ingenting.
• Begynn med å tømme Spam og Slettet, finn så store meldinger (også i Sendt), og tøm deretter Slettet på nytt.
• Eksporter det du vil ta vare på, og sjekk kopien før du kaster noe for godt.

Quiz

Oppgave

Oppgave A5.4: Regn på lagringsplassen din. Sanne har en postboks på 2 GB, altså 2048 MB. Mappene hennes er så store: Innboks 612 MB, Sendt 388 MB, Arkiv 455 MB, Spam 96 MB, Slettet 173 MB og Kladd 12 MB. Spørsmål 1: hvor mange prosent av postboksen hennes er i bruk? Spørsmål 2: hvor mange prosent er i bruk etter at hun har tømt Spam og Slettet? Skriv et helt tall på begge spørsmålene (avrundet til hele prosent, uten prosenttegn). Programmet sammenligner svarene dine med fasiten, med en margin på 1 prosent, og viser ved feil hvordan du regner det ut.

Les mer

Der trinn i webmailen er beskrevet, gjelder de webmailen til WebOké; i annen webmail fungerer det på lignende måte.

• Roundcube Webmail 13.3: Postkassen din er full
• Roundcube Webmail 10.1: De viktigste innstillingene
• Rydd opp i en e-postkonto for å frigjøre plass i DirectAdmin
• Lagre e-post lokalt for å spare plass på e-postserveren
• Hvordan kontrollerer jeg e-postbruken min?
• Gratis kurs E-post på stell: sette opp og sørge for god levering 3.2: Lagring, kvote og en full mailboks
• Feilmeldinger løst 1.6: 552 Mailbox full eller Message too big