En fraværsmelding som stemmer

Modul 6: Automatisk: filtre og fravær · Lesetid: 9 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare hvordan en fraværsmelding fungerer på serveren og hvem som får den og ikke. Du kan også sette opp en fraværsmelding som slår seg av og på av seg selv og ikke avslører noe som hjelper svindlere.

Nøkkelbegreper: fraværsmelding, Sieve vacation, Svarintervall (:days), Mine e-postadresser (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Start tid og Slutt tid, Handling for innkommende meldinger

Et filter som svarer

Teknisk sett er en fraværsmelding et filter. Den ligger i det samme filtersettet som de andre filtrene dine (leksjon 6.1) og kjører derfor også på serveren, i det øyeblikket e-posten kommer inn. Den bærbare datamaskinen din kan godt være slått av. Sieve-utvidelsen heter vacation (RFC 5230). Slik skriver webmailen en fraværsmelding for juleferien:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Dette står det:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" og "le" ... "2027-01-03": dagens dato må være 21. desember eller senere, og 3. januar eller tidligere. Det er Start tid og Slutt tid. Utenfor denne perioden gjør filteret ingenting. :zone "+0100" er tidssonen fra innstillingene dine.
• vacation :days 7: samme adresse får svar høyst én gang per 7 dager.
• :addresses [...]: adressene som er dine.
• :subject og teksten etter: emnet og innholdet i svaret.

Ett svar per avsender per intervall

Uten en begrensning ville en som sender deg ti e-poster, få det samme svaret ti ganger. Derfor husker serveren hvem den allerede har svart. Innenfor Svarintervall (i Sieve :days) får samme avsender ikke et nytt svar. Velger du ingenting, gjelder 7 dager etter standarden (RFC 5230, avsnitt 4.1). For en ferie på to uker er 7 en fin verdi: den som sender e-post igjen etter en uke, får en påminnelse om at du fortsatt er borte. Kortere enn 1 dag går som regel ikke.

Svaret går til konvoluttavsenderen (Return-Path, leksjon 1.1), ikke nødvendigvis til adressen i From. For vanlig e-post er det det samme. For nyhetsbrev og systemer er det ofte en teknisk adresse, og det er nettopp meningen: da havner ikke et automatisk svar hos et menneske som ikke kan bruke det til noe.

Hvem får ikke svar

En fraværsmelding kan gjøre stor skade hvis den svarer på feil e-post: svar til en e-postliste med tusen medlemmer, eller to automatiske meldinger som svarer hverandre i det uendelige. Derfor sier standarden (RFC 5230, avsnitt 4.6) at serveren ikke svarer på:

• e-post med headeren List-Id eller andre List-headere: nyhetsbrev og e-postlister;
• e-post med headeren Auto-Submitted med en annen verdi enn "no": automatiske meldinger, som en annen fraværsmelding eller et varsel fra et system;
• e-post fra adresser som MAILER-DAEMON eller adresser som begynner med "owner-" eller slutter på "-request".

Svaret ditt får selv headeren Auto-Submitted: auto-replied. Slik vet en annen fraværsmelding at den ikke skal svare tilbake, og det oppstår ingen sløyfe.

Mine e-postadresser: bare svar når det er til deg

Serveren svarer bare hvis en av adressene dine står i headeren To eller Cc (RFC 5230, avsnitt 4.5). Slik unngår du å svare på e-post som kom inn via en liste eller som Bcc. Hvilke adresser som er dine, vet serveren bare halvveis: adressen til postboksen din helt sikkert, men ikke adressen info@ som videresendes til deg.

Derfor er feltet Mine e-postadresser viktig (i Sieve :addresses). Legg inn alle adressene du mottar e-post på, også adresser med videresending. Med Fyll ut med alle mine adresser henter webmailen adressene fra identitetene dine. Glemmer du info@, får en kunde som sender til info@ ingen fraværsmelding, og venter kanskje forgjeves.

Start, slutt og hva som skjer med e-posten

Med Start tid og Slutt tid slår meldingen seg av og på av seg selv. Det er den tryggeste måten: du kan ikke glemme å slå den av. Lar du feltene stå tomme, er meldingen aktiv så lenge Status står på På. En fraværsmelding som fortsetter i ukevis etter ferien, er en kjent feil og forvirrende for kunder.

Under Handling for innkommende meldinger velger du hva som skjer med selve e-posten. La denne stå på Behold. Vacation lar nemlig meldingen ligge i postboksen din som vanlig (RFC 5230, avsnitt 4.7), og når du er tilbake, vil du lese det som kom inn. Forkast betyr at e-post du mottar, forsvinner. Videresend til eller Send kopi til gir bare mening til en kollega i din egen organisasjon, med de samme ulempene som i leksjon 6.2.

Hva du skriver og ikke skriver

En god fraværsmelding er kort og hjelper avsenderen videre:

• Når du er tilbake, eller til når du ikke svarer.
• Hvem som tar over i mellomtiden, med en adresse eller et telefonnummer som er bemannet.
• Hva avsenderen kan gjøre hvis det haster.

Og dette skriver du ikke: detaljer som hjelper svindlere og innbruddstyver. Svaret går til alle som sender deg e-post, også til spammere og ukjente. Skriv derfor ikke at du er tre uker i utlandet, hvor du reiser, privatnummeret ditt eller navnet på vikaren din med en rolle som en svindler kan misbruke ("send e-post til regnskapsføreren vår Jan om betalinger"). En svindler bruker gjerne en slik melding til å skrive en troverdig falsk e-post, for eksempel om en hastebetaling i navnet til en som uansett ikke kan nås.

Eksempel på en god melding:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ikke dobbelt

Du kan også sette opp en fraværsmelding i kontrollpanelet til webhotellet ditt, hos WebOké i DirectAdmin. Bruk én av de to. Er begge slått på, får alle to automatiske svar.

I praksis: slik fungerer det i webmailen

Fraværsmeldingen finner du under Innstillinger > Fravær, med Emne, Meldingstekst, Start tid, Slutt tid og Status, og under Avanserte innstillinger finner du Mine e-postadresser, Svarintervall og Handling for innkommende meldinger. Resultatet ser du igjen i Filtre > Handlinger > Rediger filtersett. Trinnene står i Roundcube-håndboken under Sette opp en fraværsmelding. I annen webmail fungerer det på lignende måte: Gmail har et feriesvar i innstillingene, Outlook.com har automatiske svar.

Sammendrag

• En fraværsmelding er et Sieve-filter (vacation, RFC 5230) som kjører på serveren.
• Samme avsender får høyst ett svar per Svarintervall; velger du ingenting, er det 7 dager.
• Ingen svar på e-postlister (List-Id) og automatisk e-post (Auto-Submitted), og bare svar hvis en av adressene dine står i To eller Cc.
• Fyll også inn adressene med videresending under Mine e-postadresser, bruk en start- og sluttdato og la handlingen stå på Behold.
• Skriv når du er tilbake og hvem man kan kontakte, men ingen detaljer som hjelper svindlere.

Quiz

Oppgave

Oppgave A6.3: Få fraværsmeldingen din vurdert. Gjør klar en fraværsmelding i din egen postboks under Innstillinger > Fravær, med Start tid og Slutt tid som begge ligger frem i tid; da er meldingen ikke aktiv ennå, og ingen får svar nå. Fyll inn et emne, en tekst, Mine e-postadresser og et Svarintervall, og la Handling for innkommende meldinger stå på Behold. Lim deretter inn filtersettet ditt (Innstillinger > Filtre > Handlinger > Rediger filtersett, kopier alt) eller last opp filen fra Last ned. Programmet leser skriptet i minnet (ingenting blir lagret) og kontrollerer: det finnes en vacation-handling; :days er minst 1; emnet er ikke tomt; teksten er lengre enn 40 tegn; det finnes en datogrense med currentdate (ellers oransje: glemmer du ikke å slå den av?); :addresses inneholder minst én adresse (ellers oransje); og meldingen beholdes, altså ingen discard og ingen videresending til en adresse utenfor domenet ditt. Slå av meldingen igjen etter oppgaven hvis du ikke trenger den.

Les mer

Der det er beskrevet trinn i webmailen, gjelder de for webmailen til WebOké; i annen webmail fungerer det på lignende måte.

• Roundcube Webmail 7.3: Slik setter du opp et fraværsvarsel
• Roundcube Webmail 7.1: Opprett et filter
• Gratis kurs Trygt på nett for bedrifter 1.2: Phishing, direktørsvindel og fakturasvindel
• E-postregler på serversiden (filtre på serveren)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230