Modul 5 · 5.2
Et system du holder fast ved
Modul 5: Organisere og finne igjen · Lesetid: 8 minutter
Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du velge og sette opp en enkel arbeidsmåte for postboksen din, slik at du ser hva som gjenstår og finner e-post igjen uten å sortere hver dag.
Nøkkelbegreper: Innboks som arbeidskurv, fire valg, merke, ulest, arkiv, faste tidspunkter, delt postboks
Hvorfor et system
En full postboks er sjelden problemet. Problemet er at du ikke lenger ser hva som gjenstår. Et spørsmål fra en kunde forsvinner mellom nyhetsbrevene, og en faktura du må betale, havner på side fire. Et system løser dette med noen faste avtaler med deg selv. Det trenger ikke være komplisert. Det må først og fremst være så enkelt at du fortsatt følger det om tre måneder.
Det finnes ingen beste metode. Folk jobber forskjellig, og et enkeltpersonforetak får annen e-post enn en forening. Denne leksjonen gir deg byggeklossene og valgene. Du velger det som passer.
Innboks som arbeidskurv
Kjernen i nesten alle systemer som fungerer: Innboks er en arbeidskurv, ikke et arkiv. Det som ligger i Innboks, krever fortsatt noe av deg. Det som er ferdig, går ut. Da forteller et blikk på Innboks deg med en gang hvor mye arbeid som venter.
For å få til dette tar du én av fire avgjørelser for hver melding:
- Bort. Du trenger den ikke. Slett den, eller rapporter den som spam hvis det er spam. Et nyhetsbrev du aldri leser: meld deg av, så kommer det ikke tilbake.
- Arkiv. Saken er ferdig, men du vil ta vare på den. Ett klikk på Arkiv (leksjon 5.1), og meldingen er ute av syne, men du finner den igjen med søk (leksjon 5.3).
- Gjør. Noe må gjøres som tar mer enn noen få minutter. La meldingen ligge og gi den en markering (flagget Flagget), så den skiller seg ut. Tar det mindre enn noen få minutter, gjør du det med en gang og arkiverer meldingen etterpå.
- Vent. Du venter på et svar eller en betaling. Du kan merke meldingen, eller legge den i en egen mappe Venter som du går gjennom én gang i uken.
Det viktigste er at du ikke klikker videre uten å ta en avgjørelse. Hver melding du åpner og lar ligge uten et valg, må du lese på nytt senere.
Få mapper og søk, eller mange mapper
Hvor mange mapper trenger du? Her finnes det to skoler.
Mange mapper: én mappe per kunde, per prosjekt, per leverandør. Fordel: du ser alt fra én kunde samlet. Ulempe: hver melding krever en avgjørelse om hvor den skal, og en e-post som gjelder to kunder, passer ikke i noen av dem. Etter et år har du ofte førti mapper, og du bruker fem av dem.
Få mapper og søk: ett arkiv, eventuelt delt opp per år, og ellers søk. Fordel: arkivering er ett klikk, uten å tenke. Ulempe: du må kunne søke godt. Leksjon 5.3 viser at det fungerer svært godt i webmailen: på avsender, mottaker, innhold, i alle mapper samtidig.
En mellomløsning fungerer best for mange: noen få mapper for ting som virkelig må holdes adskilt (for eksempel Facturen (fakturaer) for regnskapet), og ellers ett arkiv. Mapper som et filter fyller automatisk (modul 6), gir deg ikke noe arbeid. Av dem kan du derfor gjerne ha noen flere.
Merke, ulest og filtrere listen
Noen hjelpemidler i webmailen gjør systemet enklere:
- Flagget. Med Merke > Flagget får en melding et flagg og blir rød i listen. Flagget lagres på serveren, så e-postprogrammet og telefonen din ser det også (der heter det ofte stjerne eller flagg).
- Som ulest. Med Merke > Som ulest setter du en melding tilbake til ulest. Nyttig som huskelapp, men upålitelig som system: en telefon som åpner meldingen et øyeblikk, setter den til lest igjen.
- Type i søkevalgene. Velg for eksempel Flagget eller Ubesvarte under Type. Da viser listen bare de meldingene. Ubesvarte er nyttig i Innboks: det er meldingene du ennå ikke har svart på. Merk: webmailen vet bare om du selv har klikket på Svar. Svarte du fra telefonen eller ringte tilbake, regnes meldingen fortsatt som ubesvart, med mindre e-postappen din også merker den som besvart.
Det finnes også en felle: automatisk merking som lest. Er webmailen satt opp slik at en melding blir lest så snart den vises i forhåndsvisningen, mister ulest betydningen sin. Under Innstillinger > Innstillinger > E-postvisning velger du etter hvor mange sekunder en melding regnes som lest (leksjon 2.1).
Faste tidspunkter
Den som reagerer på hver ny e-post hele dagen, får gjort lite annet. Et system fungerer bedre med faste tidspunkter: for eksempel om morgenen, etter lunsj og på slutten av dagen. Hver gang går du gjennom Innboks med de fire valgene. Én gang i uken går du gjennom de flaggede meldingene og mappen Venter. Hvor ofte du sjekker, avhenger av jobben din. En nettbutikk med kundespørsmål sjekker oftere enn en forening. Poenget er at du velger, i stedet for at hvert varsel velger for deg.
En delt postboks
Jobber flere personer i én postboks, som info@, trenger dere avtaler, ellers svarer to personer eller ingen. For eksempel:
- Den som tar en melding, merker den med en gang (alle ser flagget, fordi det lagres på serveren).
- Etter svaret flyttes meldingen til arkivet, slik at Innboks viser hva som er åpent.
- Svar sendes fra samme adresse og med samme signatur (modul 4).
- Én person har ansvaret hver dag for at Innboks blir tom.
Avtal også hva dere ikke gjør: ingen kobler et e-postprogram med POP til denne postboksen, for da forsvinner e-posten for de andre (leksjon 1.2).
I praksis: slik fungerer det i webmailen
Merke finner du i verktøylinjen over meldingen. Arkiv vises som en knapp så snart du har valgt en arkivmappe under Innstillinger > Innstillinger > Spesielle mapper. Type og de andre filtrene finner du i søkevalgene (pilen i søkefeltet). Fremgangsmåten står i Roundcube-håndboken under Merke, flytte og slette og under Arkivere meldinger. I annen webmail fungerer det på lignende måte: Gmail har en knapp Arkiver og stjerner, Outlook.com en knapp Arkiver og flagg.
Sammendrag
- Innboks er en arbeidskurv: det som ligger der, krever fortsatt noe av deg.
- Ta én avgjørelse for hver melding: bort, arkiv, gjør (merk) eller vent.
- Få mapper pluss godt søk gir mindre arbeid enn mange mapper. Mapper som et filter fyller, koster ingenting.
- Markeringer og statusen besvart lagres på serveren og er derfor også synlige for kolleger i en delt postboks.
- Gå gjennom Innboks på faste tidspunkter, og lag avtaler hvis du deler en postboks.
Quiz
Oppgave
Oppgave D5.2: Din plan for orden. Åpne din egen postboks i webmailen. Tell hvor mange mapper du har (Innstillinger > Mapper) og hvor mange uleste meldinger som ligger i Innboks. Velg deretter et system: få mapper pluss arkiv, mange mapper eller en mellomløsning. Sett det opp: velg en arkivmappe under Spesielle mapper hvis du ikke har det ennå, rydd bort mapper du ikke har brukt på et år (flytt e-posten til arkivet først), og gå gjennom Innboks én gang med de fire valgene. Svar deretter for deg selv: Hvor mange mapper hadde du, og hvor mange har du nå? Hvor mange meldinger ligger fortsatt i Innboks, og krever alle virkelig noe av deg? På hvilke faste tidspunkter skal du heretter sjekke e-posten? Og hvis du deler en postboks: hvilke to avtaler gjør du med kollegene dine?
Oppgave D5.2: Din plan for orden
Denne oppgaven gjør du selv; ingen kontrollerer den. Kryss av det du har gjort, og merk oppgaven som fullført.
Et system som fungerer: Innboks er arbeidskurven din. For hver melding bestemmer du: slett, arkiv, gjør (flagg) eller vent. Få mapper og godt søk fungerer bedre for de fleste enn dusinvis av mapper. Sett av et fast tidspunkt til å gå gjennom flaggene og arbeidskurven.
Avkrysningene og notatene dine blir kun i denne nettleseren; vi sender dem ikke noe sted. Er du logget inn, lagrer vi kun i Mine kurs at du har gjort oppgaven.
Les mer
Der det står fremgangsmåter for webmailen, gjelder de webmailen til WebOké. I annen webmail fungerer det på lignende måte.