Kladd, standardsvar og ekstra valg

Modul 3: Skrive e-post · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen vet du hvor kladd og standardsvar lagres, du kan redigere en melding som ny, og du vet hva Be om kvittering, Leveringsstatus varsling, Prioritet og Lagre sendt melding i gjør og ikke gjør.

Nøkkelbegreper: kladd, mappen Kladd, automatisk lagring, standardsvar (Svar), Rediger som ny, Be om kvittering, Leveringsstatus varsling (DSN), Prioritet, Lagre sendt melding i

Kladd: en halvferdig melding på serveren

En kladd er en melding som ikke er sendt ennå. Klikker du på Lagre mens du skriver, legger webmailen meldingen i mappen Kladd. Gjør du ingenting, lagrer webmailen den også selv, med noen minutters mellomrom. Hvor ofte, stiller du inn under Innstillinger > Skriving av meldinger.

Det viktige er hvor kladden ligger. Mappen Kladd er en vanlig IMAP-mappe på e-postserveren (leksjon 1.2). Kladden ligger altså ikke i nettleseren eller på den bærbare PC-en din, men på serveren. Det har tre følger:

• Du kan begynne på en e-post på kontoret og gjøre den ferdig hjemme eller på telefonen. Åpne mappen Kladd og dobbeltklikk på meldingen.
• Krasjer nettleseren eller lukker du fanen ved et uhell, mister du høyst de siste minuttene.
• En kladd teller med i lagringsplassen din og kan leses like godt som den andre e-posten din. Den som har tilgang til postboksen din, har også tilgang til kladdene dine.

Sender du kladden, fjerner webmailen den fra Kladd og legger den sendte versjonen i Sendt.

En felle: Bruker du et e-postprogram i tillegg til webmailen, må begge bruke samme mappe som Kladd. Ellers ser du ikke i det ene programmet det du begynte på i det andre. Leksjon 5.1 handler om disse spesialmappene. En annen felle: Åpner du den samme kladden i to programmer samtidig og lagrer i begge, får du to versjoner.

Kladd er også et godt hjelpemiddel for å ikke sende for raskt. Skriv en vanskelig e-post, lagre den som kladd og les den igjen en time senere. Da ser du ofte hva som kan bli bedre (leksjon 3.2).

Standardsvar: faste tekster med ett klikk

Får du ofte det samme spørsmålet? Sanne får hver uke e-poster som «Leverer dere også i helgen?» og «Hvor lenge holder en bukett seg fin?». I stedet for å skrive det samme svaret hver gang lager hun et standardsvar: en fast tekst med et navn, som hun setter inn med ett klikk når hun skriver. I webmailen heter dette Svar.

Et standardsvar er ikke et automatisk svar. Ingenting skjer av seg selv: Du velger teksten, kan tilpasse den og sender selv. Derfor er det heller ikke noe problem å legge til en personlig setning. Det bør du egentlig alltid gjøre: Et svar som tydelig kommer fra en mal, føles kjølig.

Tips for gode standardsvar:

• Gi dem et kort navn som er lett å kjenne igjen, for eksempel «Levering helg».
• Skriv dem slik at de står på egne ben, uten hilsen og avslutning. Dem skriver du selv i hver e-post, slik at navnet på kunden blir riktig.
• Ikke ta med opplysninger som fort blir utdatert, som en pris eller en dato, eller kontroller dem jevnlig.

Standardsvar lagrer webmailen sammen med innstillingene dine, ikke i postboksen. Du har dem altså i webmailen på alle enheter, men ikke i et e-postprogram som Outlook eller Thunderbird. De har sine egne maler.

Rediger som ny

Noen ganger vil du sende en melding på nytt, men litt annerledes: den samme invitasjonen til en ny gruppe, eller en e-post du sendte tidligere som ikke kom fram. Med Rediger som ny (under Mer i en åpnet melding) åpner webmailen en ny melding med de samme mottakerne, samme emne, samme tekst og de samme vedleggene. Du endrer det som trengs, og sender.

Forskjellen fra Videresend: Ved Videresend blir det en ny melding fra deg om den gamle, med «Fwd:» i emnet og den gamle som sitat eller vedlegg. Ved Rediger som ny blir det rett og slett en original igjen. Praktisk, men kontroller mottakerne: En gammel liste kan inneholde folk som ikke skal være med nå.

De ekstra valgene når du skriver

Til høyre i skjermbildet Skriv ny e-post finner du valg du gjør for hver melding. De ligner på hverandre, men gjør svært forskjellige ting.

Be om kvittering. Du ber mottakerens e-postprogram om å melde fra når meldingen er åpnet. Teknisk legger webmailen din en header i meldingen (Disposition-Notification-To). Mottakeren får som regel et spørsmål på skjermen og kan si nei. Mange programmer sender aldri en kvittering. Får du en, vet du at meldingen er åpnet, ikke at den er lest eller forstått. Får du ingen, vet du ingenting.

Leveringsstatus varsling (DSN). DSN står for Delivery Status Notification. Her spør du ikke mottakeren, men e-postserverne underveis, om å melde fra når meldingen er levert til mottakerens server. Det sier altså ingenting om åpning eller lesing, men at e-posten er kommet fram. Ikke alle servere støtter det, så heller ikke her betyr manglende varsel at det mislyktes. En feilmelding (bounce) får du for øvrig alltid, også uten dette valget (leksjon 8.4).

Prioritet. Du kan gi en melding prioriteten Høyest, Høy, Normal, Lav eller Lavest. Mange programmer viser et utropstegn ved høy prioritet. Bruk det sjelden. Den som velger Høyest på hver e-post, blir ikke tatt på alvor etter en uke, og noen spamfiltre synes det er mistenkelig når en ukjent avsender merker alt som haster. Ekte hastesaker ordner du bedre med en telefon, eller med et tydelig emne («I dag før kl. 14.00: bekreftelse av levering»).

Lagre sendt melding i. Her velger du hvilken mappe den sendte versjonen havner i. Standard er Sendt. Du kan også la en melding havne rett i en prosjektmappe, slik at all korrespondanse med en kunde ligger samlet. Merk: En sendt melding som du ikke lagrer noe sted, finner du ikke igjen senere.

Beholde formateringen sørger for at formateringen i den opprinnelige meldingen beholdes når du videresender og svarer. Leksjon 3.2 handler om ren tekst og formatering.

Eksempel: Daan og spørsmålet om levering

Daan får spørsmål fra Ahmed om blomstene kan leveres på lørdag før kl. 9. Han begynner å skrive, men må først sjekke med budet. Han klikker på Lagre og fortsetter med annet arbeid. På ettermiddagen åpner han mappen Kladd på telefonen, legger til at det går fint, setter inn standardsvaret «Levering helg» for de generelle vilkårene, og sender. Han ber ikke om kvittering og setter ingen prioritet: For Ahmed er det bare en vanlig, tydelig e-post.

I praksis: slik fungerer det i webmailen

Lagre finner du øverst i skjermbildet Skriv ny e-post. Standardsvar lager du under Innstillinger > Svar, og du setter dem inn med knappen Svar øverst når du skriver. Rediger som ny finner du under Mer i en åpnet melding. Valgene Be om kvittering, Leveringsstatus varsling (DSN), Prioritet og Lagre sendt melding i finner du til høyre når du skriver. Roundcube-håndboken beskriver trinnene. I andre webmailer heter disse funksjonene noe lignende, selv om et standardsvar der noen ganger heter mal eller hurtigtekst.

Sammendrag

• Kladd ligger på serveren i mappen Kladd, så du kan fortsette på alle enheter.
• Standardsvar er faste tekster du setter inn selv. De ligger i webmailen, ikke i postboksen.
• Rediger som ny gjør en gammel melding om til en ny original. Kontroller da mottakerne.
• Be om kvittering spør mottakeren, Leveringsstatus varsling (DSN) spør serverne. Manglende svar beviser ingenting.
• Bruk Prioritet sjelden. Med Lagre sendt melding i velger du mappen for den sendte versjonen.

Quiz

Oppgave

Oppgave D3.4: Lag et standardsvar. Velg et spørsmål du ofte får (eller, hvis du ikke har noe: «Hva er åpningstidene deres?») og lag et standardsvar for det under Innstillinger > Svar, med et kort navn og en tekst uten hilsen og avslutning. Begynn deretter på en ny e-post til deg selv, skriv en hilsen, sett inn standardsvaret med knappen Svar, skriv en avslutning og lagre meldingen først som kladd. Åpne mappen Kladd, gjør den ferdig og send den. Svar deretter på: I hvilken mappe lå kladden din, og kunne du ha gjort den ferdig på telefonen? Hva endret du i standardsvaret for akkurat denne e-posten? Hvilke opplysninger i standardsvaret må du kontrollere jevnlig? Og hvorfor brukte du ikke Be om kvittering eller prioritet (eller hvorfor gjorde du det)?

Les mer

Der trinn i webmailen er beskrevet, gjelder de for webmailen til WebOké. I andre webmailer fungerer det på lignende måte.

• Roundcube Webmail 4.4: Formatering, kladd og flere alternativer
• Roundcube Webmail 4.2: Svare og videresende
• Roundcube Webmail 10.1: De viktigste innstillingene
• Gratis kurs E-post på stell: sette opp og sørge for god levering 3.1: Mapper og synkronisering: hvorfor du har «Sendt» to ganger
• RFC 3464, formatet for leveringsvarsler (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464