IMAP, POP og webmail: hvorfor du ser den samme e-posten overalt

Modul 1: Slik fungerer e-posten din · Lesetid: 9 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare forskjellen på IMAP og POP. Du vet hva det betyr for e-posten din på flere enheter, for lagringsplassen og for en sikkerhetskopi, og du kan sjekke hvordan enhetene dine er satt opp.

Nøkkelbegreper: IMAP, POP3, synkronisere, flagg, mappen Sendt, lagringsgrense (kvote), lokal kopi

To måter å hente e-post på

I leksjon 1.1 så du at e-post blir levert til en e-postserver. Der blir den liggende til et e-postprogram henter den. Til denne hentingen finnes det to protokoller, med helt ulik tanke bak.

• POP3 (Post Office Protocol, kort POP) er den eldste. Tanken er en postboks: programmet ditt henter den nye e-posten, legger den på datamaskinen din, og deretter kan serveren slette den. Standarden sier det selv: normalt blir e-post lastet ned og deretter slettet.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) fungerer motsatt. E-posten blir liggende på serveren. Programmet ditt viser det som ligger på serveren og sender videre det du gjør: lese, flytte, slette, merke. Serveren er kilden, enhetene dine ser med.

Webmail bruker alltid IMAP. Noe annet går heller ikke: webmail har ingen egen disk der den lagrer e-posten din. Den viser direkte det som ligger i postboksen din på serveren.

Hva IMAP synkroniserer

Med IMAP holdes ikke bare selve e-posten lik overalt, men også alt du gjør med den:

• Mapper. Lager du en mappe Klanten (kunder) i webmail, dukker den også opp i e-postappen på telefonen. Mappene ligger på serveren.
• Flagg. Hver melding har kjennetegn som IMAP kaller flagg: lest, besvart, merket, slettet. Leser du en e-post på telefonen, står den også som lest i webmail. Svarer du på den fra den bærbare PC-en, ser du svarpilen i webmail.
• Flytte og slette. Drar du en melding til Slettet, er den flyttet til Slettet overalt.

Noe som overrasker mange: mappen Sendt. Sending skjer via SMTP, og SMTP lagrer ingenting. Etter sendingen legger e-postprogrammet ditt selv en kopi i mappen Sendt på serveren. Med IMAP er den kopien synlig overalt. Gjør et program ikke det, eller legger det kopien i en annen mappe, ser du den sendte e-posten bare på den ene enheten. Leksjon 5.1 går nærmere inn på dette.

Hva POP gjør, og hvorfor det skaper problemer

Med POP spør programmet serveren: hvilke meldinger har du til meg? Det henter dem og ber serveren slette dem. Mange programmer har et valg som "Behold en kopi på serveren", noen ganger med en frist som 14 dager. Men også da gjelder: det du gjør på datamaskinen, vet ikke serveren om. Mapper, lest og besvart blir værende på den ene enheten.

Ta Daan, kollegaen til Sanne. For mange år siden satte han opp e-posten på kontordatamaskinen med POP. På telefonen bruker han IMAP. Hva skjer?

• Om morgenen ser Daan en e-post fra en leverandør på telefonen. Når han åpner e-postprogrammet på kontoret, henter det e-posten og sletter den på serveren. Deretter er e-posten borte fra telefonen.
• I webmail er Innboks nesten tom, for alt ligger på kontordatamaskinen.
• Det Daan sender fra kontoret, ligger bare i Sendt på den datamaskinen.

Dette kalles gjerne at POP på en ekstra enhet "stjeler" e-posten. Det er en av de vanligste årsakene til klagen "e-posten min forsvinner".

Lagring: lagringsgrensen gjelder alt

Med IMAP ligger all e-posten din på serveren. Hver postboks har en maksimal størrelse, lagringsgrensen eller kvoten. Grensen gjelder alle mappene til sammen: Innboks, men også Sendt, Kladd, Arkiv, Spam og Slettet. Slettet e-post i Slettet teller altså med til du tømmer den.

Er postboksen full, er det ikke plass til ny e-post. Avsenderen får da e-posten sin i retur med en feilmelding. Med POP merker du mindre til dette, fordi serveren hele tiden blir tømt. Det er den eneste grunnen til at noen fortsatt bruker POP. Det er bedre å bruke IMAP og rydde av og til, eller lagre gammel e-post lokalt med et e-postprogram (leksjon 5.4).

Den ødelagte bærbare PC-en

Tenk deg at Sannes bærbare PC faller i gulvet og ikke vil starte. Hva har hun mistet?

• Med IMAP: ingenting av e-posten. Hun logger inn i webmail eller setter opp den nye PC-en, og alt er der igjen: mapper, sendt e-post, lest og ulest. Det som kan være borte: kladder som ennå ikke lå på serveren, og e-post hun selv hadde flyttet til en lokal mappe på PC-en.
• Med POP: all e-post som PC-en har hentet og som serveren har slettet. Hadde hun ingen sikkerhetskopi av PC-en, er den e-posten borte.

IMAP gir altså en viss trygghet, men er ingen sikkerhetskopi. Sletter du en melding og tømmer Slettet, er den borte overalt samtidig. En feil synkroniseres like raskt som en riktig handling. Derfor er det lurt å vite om leverandøren din tar sikkerhetskopier, og hvordan du selv eksporterer viktig e-post.

Hvilke innstillinger hører til hvilken protokoll

I e-postprogrammet ser du under kontoinnstillingene hva slags konto det er. Kjennetegn:

Dette er de vanlige portene med kryptering, også hos WebOké. En konto kan alltid bare ha én måte å hente på. Vil du gå fra POP til IMAP, må du i de fleste programmer legge til kontoen på nytt. Sikre først e-posten som bare ligger lokalt, for eksempel ved å dra den over i de nye IMAP-mappene.

I praksis: slik fungerer det i webmail

Webmail bruker alltid IMAP. Det du gjør i webmail, ser du derfor igjen i alle e-postprogrammer som også bruker IMAP, og omvendt. Hvor full postboksen din er, ser du nederst til venstre i webmail på stolpen under mappene. I Roundcube-håndboken står det under Hva er webmail hvordan webmail og e-postprogram fungerer sammen. Annen webmail, som Gmail eller Outlook.com, fungerer på lignende måte: også de viser det som ligger på serveren.

Oppsummering

• POP henter e-post til én enhet og sletter den som regel på serveren; IMAP lar e-posten ligge på serveren.
• IMAP synkroniserer mapper og flagg (lest, besvart, merket). Webmail bruker alltid IMAP.
• Mappen Sendt er en kopi som e-postprogrammet selv legger på serveren.
• Lagringsgrensen gjelder alle mappene til sammen, også Slettet og Spam.
• IMAP beskytter mot en ødelagt enhet, men er ingen sikkerhetskopi: sletting skjer overalt samtidig.

Quiz

Oppgave

Oppgave D1.2: Slik er e-posten din satt opp. Finn ut i kontoinnstillingene på hver enhet du bruker til e-post (datamaskin, telefon, nettbrett) om den bruker IMAP eller POP, og hvilken server og port den bruker for å motta og sende. Skriv det ned i en liste. Åpne deretter webmail og e-postappen på telefonen ved siden av hverandre og sammenlign mappene: ser du de samme mappene, og ligger den samme e-posten i Sendt? Svar så på disse spørsmålene: Bruker en av enhetene dine POP, og i så fall, forsvinner det e-post fra de andre enhetene dine på grunn av det? Hvor ligger mappen Sendt: på serveren (synlig overalt) eller bare på én enhet? Hva ville du mistet hvis den viktigste enheten din blir ødelagt i morgen?

Les mer

Der det står trinn i webmail, gjelder de for webmailen til WebOké; annen webmail fungerer på lignende måte.

• Roundcube Webmail 1.1: Hva er webmail?
• IMAP eller POP3: hva er forskjellen, og hva bør du velge?
• Hvordan kontrollerer jeg e-postbruken min?
• Gratis kurs E-post på stell: sette opp og sørge for god levering 1.3: IMAP og POP3: hente e-post
• Gratis kurs E-post på stell: sette opp og sørge for god levering 3.1: Mapper og synkronisering: hvorfor du har «Sendt» to ganger
• Gratis kurs E-post på stell: sette opp og sørge for god levering 3.2: Lagring, kvote og en full mailboks
• RFC 9051, IMAP versjon 4 revisjon 2 (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versjon 3 (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939