Lagring, kvote og en full mailboks

Modul 3: Administrere mailboksen din · Lesetid: 9 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare hvor lagringsplassen i en mailboks tar veien, hva en kvote er, hva en avsender merker når mailboksen din er full, og lage en opprydnings- og arkivplan som ikke lar e-post forsvinne.

Nøkkelbegreper: lagringsplass, kvote (per mailboks og per pakke), bruk per mappe, vedlegg og base64, maksimal meldingsstørrelse (SIZE), varsel-e-post, 452 4.2.2 og 552 5.2.2 (mailboks full), 552 5.3.4 (melding for stor), opprydding, arkivering, lokal mappe, sikkerhetskopi

Hvor tar plassen veien?

En vanlig tekst-e-post er noen få kilobyte. Du kan lagre hundretusenvis av dem. Plassen går nesten alltid med til tre ting:

1. Vedlegg. Bilder, PDF-er, presentasjoner. Én melding med ti mobilbilder er fort 30 til 50 MB.
2. Sendt e-post. Hvert vedlegg du sender, havner også i Sendt-mappen din. Sender du et tilbud på 8 MB til fem kunder i fem separate e-poster, ligger det der fem ganger.
3. Papirkurv og spam. Slettet e-post ligger i Papirkurven til du tømmer den. Spam ligger i spammappen til spamfilteret eller du selv rydder opp. Begge deler teller med.

En fjerde, skjult årsak så du i leksjon 3.1: meldinger som er markert som slettet, men aldri er fjernet permanent.

Hvorfor et vedlegg blir større

E-post ble opprinnelig laget bare for tekst. Et vedlegg (et bilde, en PDF) blir derfor gjort om til tekst med base64. Da blir 3 byte om til 4 tegn hver gang. Et vedlegg blir altså omtrent en tredjedel større, og med linjeskiftene i tillegg enda litt mer. En PDF på 15 MB på datamaskinen din er i e-posten godt over 20 MB.

Det er viktig å vite ved grenser. Sier en mottaker "maksimalt 25 MB", gjelder det størrelsen på hele meldingen etter omregningen. Et vedlegg på 20 MB kommer da ikke gjennom lenger.

To typer grenser

Kvoten: hvor mye kan du lagre?

En kvote er den maksimale lagringsplassen til en mailboks. Det er vanligvis to lag:

• Selve mailboksen. Du kan sette en grense per mailboks, for eksempel 2 GB for en generell adresse, slik at én mailboks ikke sluker alt.
• Pakken eller abonnementet. Alle mailbokser til sammen (og ved en hostingpakke også nettstedet, databasene og sikkerhetskopiene) deler den totale lagringsplassen. Er den full, hjelper ikke en romslig kvote per mailboks lenger.

Ved en forretningsbasert sky-e-posttjeneste er det ofte ordnet per bruker, med en fast mengde per lisens. Prinsippet er det samme.

Meldingsstørrelsen: hvor stor kan én e-post være?

Uavhengig av lagringsplassen har hver mailserver en maksimal meldingsstørrelse. Den gjelder både ved sending (din server) og ved mottak (mottakerens server). Den minste av de to avgjør om det lykkes. Mailservere melder sin grense ved starten av SMTP-samtalen med utvidelsen SIZE (se leksjon 1.2), for eksempel 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Vanlige grenser ligger mellom 20 og 50 MB. Gmail lar deg for eksempel sende vedlegg på opptil 25 MB; større filer legger Gmail selv inn som lenke i Google Drive. Gå aldri ut fra at en mottaker tåler mer enn 20 MB. For store filer er en nedlastingslenke (for eksempel fra skylagringen din) det bedre valget: ingen grense, ingen dobbel lagring, og du kan trekke tilbake lenken senere.

Hva skjer når en mailboks er full?

Først får du som regel en advarsel: en e-post fra serveren om at du nærmer deg en terskel, for eksempel 90 %. På servere med Exim (som DirectAdmin) er det den engelske teksten The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Er mailboksen virkelig full, avviser serveren ny e-post. Det kommer an på serveren om det skjer midlertidig eller permanent:

Koden X.2.2 betyr i de utvidede statuskodene (RFC 3463) nøyaktig dette: "mailboks full". Modul 6 går dypere inn på bounces.

Legg merke til forskjellen fra en for stor melding: 552 5.3.4 Message too big betyr at meldingen er større enn serveren tillater. Opprydding hjelper ikke da; avsenderen må sende filen på en annen måte.

Og legg merke til: du merker ofte ikke selv at mailboksen er full. Du kan fortsatt sende og lese din gamle e-post. Det er avsenderne som får feilmeldingen, og en kunde som fikk en bounce tre ganger, ringer ikke alltid.

Rydd opp uten anger

En rekkefølge som nesten alltid fungerer:

1. Se hvor plassen tas opp. I webmailen eller kundepanelet ser du ofte bruken per mappe. Oftest ligger Sendt, Papirkurv eller én gammel mappe med vedlegg øverst.
2. Tøm Papirkurv og Spam. Det er den raskeste gevinsten og koster ingenting.
3. Finn store meldinger. I de fleste webmailer og programmer kan du sortere etter størrelse. Lagre vedlegget du trenger i filene dine, og slett e-posten, eller bare vedlegget (Thunderbird og Apple Mail kan fjerne et vedlegg fra en melding).

4. Arkiver gamle år. E-post du vil beholde men sjelden trenger, kan flyttes til et arkiv. Du har to valg:

   • en arkivmappe på serveren: forblir synlig overalt, men teller med i lagringsplassen;
   • en lokal mappe på datamaskinen din (Thunderbird: Lokale mapper; Apple Mail: På min Mac; Outlook: en .pst-datafil). Den teller ikke lenger med, men ligger kun på den ene datamaskinen. Sørg da selv for en sikkerhetskopi av den datamaskinen. Uten sikkerhetskopi er lokal arkivering en flytting til én harddisk.
5. Juster kvoten først etterpå, hvis det fortsatt trengs og pakken din har plass.

Storstilt opprydding med en knapp i panelet (for eksempel "slett alt eldre enn ett år i Innboksen") er praktisk, men irreversibelt. Med IMAP forsvinner det også umiddelbart fra alle enhetene dine. Lagre først det du trenger.

Oppbevaringsplikt

I Norge skal primærdokumentasjon etter bokføringsloven oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, og der kan forretningsmessig e-post falle inn under, som tilbud, ordrebekreftelser og fakturaer. Rydd derfor ikke bort dette uten videre. Legg det i et arkiv med sikkerhetskopi, eller lagre vedleggene i regnskapsdokumentasjonen din.

I praksis: slik ser det ut i et panel

I DirectAdmin ser du under E-mail Accounts per mailboks kolonnen Usage, og øverst totalen. Via de tre prikkene bak en mailboks og Change Limits setter du kvoten i MB, eller krysser av for Max slik at mailboksen kan bruke den ledige plassen i pakken. Med Purge sletter du gammel e-post fra en mappe på én gang. I Min side ser du lagringsplassen til pakken. Hos andre leverandører fungerer det på tilsvarende måte: se etter "lagringsplass", "kvote" eller "mailboksstørrelse" i panelet eller administrasjonsgrensesnittet.

Oppsummering

• Plassen går hovedsakelig med til vedlegg, sendt e-post, Papirkurv og spam.
• Vedlegg blir omtrent en tredjedel større i en e-post på grunn av base64.
• Det finnes en kvote per mailboks og en total for pakken; den trangeste grensen gjelder.
• En full mailboks avviser e-post: midlertidig (452 4.2.2) eller permanent (552 5.2.2). Avsenderen merker det, du ofte ikke.
• Rydd opp i denne rekkefølgen: se etter, tøm Papirkurv og Spam, store meldinger, arkiver, og juster kvoten først etterpå. Et lokalt arkiv trenger sin egen sikkerhetskopi.

Quiz

Oppgave

Oppgave O3.2: Mål lagringsplassen din og lag en opprydningsplan. Finn ut hvor mye lagringsplass mailboksen din bruker og hva grensen er (for mailboksen og for pakken eller abonnementet). Noter de tre mappene som tar mest plass, og finn de ti største meldingene dine. Lag deretter en opprydningsplan: hva skal du slette, hva arkiverer du, hvor skal arkivet ligge, og hvordan er det arkivet sikkerhetskopiert? Ta hensyn til det du må oppbevare av forretningsmessige grunner.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for panelene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på tilsvarende måte.

• DirectAdmin-veiledning 7.3: Lagringsplass per e-postkonto og hva som skjer når den er full
• Varsel: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-post avvist: message too big
• Hvordan kontrollerer jeg e-postbruken min?
• Rydd opp i en e-postkonto for å frigjøre plass i DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)