Modul 7 · 7.3
Trygg deling og samarbeid
Modul 7: Tilgang, leverandører og sky · Lesetid: 10 minutter
Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du velge den tryggeste delingsmåten for enhver situasjon: intern deling med en konto, en personlig deling, eller en offentlig lenke med passord, utløpsdato og nedlastingsgrense, og du vet hva du bør unngå å sende på e-post.
Nøkkelbegreper: dellenke, offentlig lenke, utløpsdato, passord på lenke, nedlastingsgrense, filforespørsel, kryptert sending, minimalt med data
Deling er den nye vedleggsfunksjonen
Tidligere sendte du et dokument som vedlegg til en e-post. I dag deler du oftere en lenke til en fil i skylagringen din. Det har store fordeler: ingen kopier som flyter rundt, alltid siste versjon, også store filer, og du kan trekke tilgangen tilbake senere. Et vedlegg som først er sendt, kan du aldri hente tilbake.
Men en lenke har også sin egen risiko. En offentlig lenke fungerer for alle som har den. Blir den videresendt, limt inn i en gruppechat eller havner den i en hacket innboks, kan også den personen bruke den. En lenke uten passord eller sluttdato som ble laget for et oppdrag for tre år siden, fungerer ofte fortsatt.
Tre måter å dele på
Nesten all skylagring har tre typer deling. Velg alltid den mest begrensede som fungerer.
| Måte | Hvem har tilgang | Når bruker du det |
|---|---|---|
| Intern deling med en kollega som har en konto | Kun den personen, etter innlogging med egen konto og 2FA | Samarbeid innad i bedriften |
| Personlig deling via e-postadresse | Kun mottakeren av den personlige lenken, kan trekkes tilbake per person | En kunde eller regnskapsfører uten konto |
| Offentlig lenke | Alle som har lenken | Noe som kan deles bredt, eller når de to andre ikke fungerer |
Intern deling er tryggest: det finnes ingen lenke som kan lekke, og hvis kollegaen slutter og kontoen deaktiveres (leksjon 7.1), forsvinner tilgangen umiddelbart. Med en personlig deling får hver mottaker sin egen lenke, slik at du kan se hvem du deler med og stoppe tilgangen per person.
Innstillingene for en lenke
Må det likevel bli en offentlig lenke, sett den opp bevisst. De fleste tjenester har disse valgene:
- Rettigheter: kun visning, eller også redigering. Velg som standard kun visning. For gjennomlesing er det nok.
- Passord på lenken: den som åpner lenken, må først skrive inn et passord. Send passordet via en annen kanal enn lenken: lenken på e-post, passordet på sms eller telefon. Den som bare fanger opp e-posten, har da fortsatt ikke tilgang.
- Utløpsdato: etter den datoen fungerer ikke lenken lenger. Slik slipper du å huske å rydde den opp selv.
- Nedlastingsgrense: lenken stopper etter et bestemt antall nedlastinger.
- Skjul nedlasting: mottakeren ser ingen nedlastingsknapp. Dette er ikke ekte beskyttelse: det noen kan se, kan de også lagre, om så med et skjermbilde.
- En etikett eller et navn på lenken, slik at du senere husker hva den var til.
Del dessuten selve filen, ikke mappen rundt, med mindre den andre virkelig skal se alt i den mappen. En lenke til mappen "Kunder 2026" for ett enkelt tilbud er en klassisk lekkasje.
En filforespørsel
Skal en kunde eller leverandør levere noe til deg, bruk en filforespørsel (også kalt opplastingslenke eller «bare legg igjen»). Den andre kan laste opp filer, men ser ikke hva som allerede ligger i mappen. Gi hver kunde sin egen mappe og sin egen forespørsel, med passord og sluttdato. Slik kan kunde A aldri se dokumentene til kunde B, og du ser umiddelbart hvem noe tilhører.
Hva som ikke bør sendes via vanlig e-post
En vanlig e-post kan sammenlignes med et postkort som går gjennom flere postkontorer. Forbindelsen mellom e-postservere er ofte kryptert, men e-posten ligger deretter lesbar i innboksene til avsender og mottaker, ofte i årevis, og en feilskrevet adresse er nok til et datainnbrudd (leksjon 8.2).
Send derfor ikke som vanlig vedlegg:
- kopier av pass eller legitimasjon;
- medisinske opplysninger eller helseopplysninger;
- lønnsslipper, lønnsoversikter og fødselsnummer;
- passord og gjenopprettingskoder (de hører hjemme i en passordbehandler, eventuelt via et delt hvelv, leksjon 2.2).
Bruk i stedet en deling med passord og utløpsdato fra din egen lagring, eller en tjeneste som støtter kryptert sending, der kun mottakeren kan åpne meldingen. Det finnes ulike typer: kryptering innebygd i e-postprogrammet eller e-postpakken din, en sikker meldingstjeneste, eller en egen tjeneste for kryptert filsending.
Minimalt med data
Den beste beskyttelsen mot en lekkasje er data du ikke deler. Spør deg selv ved hver deling: trenger den andre virkelig dette? En regnskapsfører trenger fakturaene dine, ikke hele kunderegisteret ditt. En utleier vil vite at noen eksisterer, men trenger ikke alltid en kopi av passet. Må en kopi av legitimasjon likevel leveres, kan du skjerme fødselsnummer og passfoto og sette et vannmerke med formål og dato.
Opprydding
Lenker hoper seg opp. Mange tjenester viser en oversikt over alt du har delt. Gå gjennom denne en gang i kvartalet:
- Stopp alle offentlige lenker uten utløpsdato som ikke lenger trengs.
- Kontroller om eksterne personer fortsatt har tilgang til mapper fra et avsluttet oppdrag.
- Sett der det er mulig en standard utløpsdato for nye lenker.
I praksis: slik ser det ut
I eksempelmiljøet Nextcloud oppretter du en offentlig lenke via fanen Del for en fil. Under Modify finner du rettighetene (Kun visning eller Tillat redigering), og under avanserte innstillinger passordet, utløpsdatoen, Hide nedlasting, en notis til mottakeren og Begrens nedlastinger. Med Stopp deling trekker du lenken tilbake umiddelbart. Deler du via en e-postadresse, sender Nextcloud hver mottaker sin egen lenke som du kan trekke tilbake per person. For levering finnes filforespørselen, med en egen mappe per kunde, passord og sluttdato. I Euro-Office deler du dokumenter via de samme lenkene; veiledningen anbefaler å kun gi redigeringsrettigheter når det virkelig trengs. Annen skylagring fungerer på lignende måte, selv om knappene heter noe annet og enkelte valg (som en nedlastingsgrense) ikke er tilgjengelige overalt.
Sammendrag
- Velg den mest begrensede delingsmåten som fungerer: internt, personlig, og en offentlig lenke kun som siste utvei.
- En offentlig lenke fungerer for alle som har den; gi den et passord (via en annen kanal), en utløpsdato og kun leserettigheter.
- Del filen, ikke mappen; bruk en filforespørsel hvis noen skal levere noe til deg.
- Ikke send sensitive data som vanlig vedlegg, og del bare det den andre virkelig trenger.
- Rydd opp gamle lenker og ekstern tilgang regelmessig.
Quiz
Oppgave
Oppgave A7.3: Vurder delingslenken. Du får en rekke situasjoner med innstillingene for en dellenke: hva som deles, med hvem, med hvilke rettigheter, om det er passord og utløpsdato på den, og hvordan passordet sendes. Vurder for hver situasjon om den er i orden, kan bli bedre eller ikke bør gjøres slik, og velg den viktigste forbedringen. Programmet retter svaret ditt og gir forklaring per situasjon.
Les mer
Trinnene i WebOké-artiklene gjelder for miljøet til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.
- Nextcloud-veiledning 5.2: En offentlig lenke opprette: lesing, redigering, passord, utløpsdato og nedlastingsgrense
- Nextcloud-veiledning 5.4: Del via e-post med noen uten konto
- Nextcloud-veiledning 16.5: En kunde leverer filer via en filforespørsel med passord og sluttdato
- Euro-Office-håndbok 9.3: Passord og utløpsdato på en lenke
- Euro-Office-håndbok 9.5: Deling med noen utenfor organisasjonen din