En kunde leverer filer via en filforespørsel med passord og sluttdato

Spørsmålet: "Kundene mine må levere dokumenter: lønnsslipper, fakturaer, bilder. E-post fungerer dårlig med store filer og er ikke trygt. Hvordan ordner jeg det slik at de legger filer hos meg, uten at de ser noe annet?"

Løsningen: en filforespørsel per kunde, i en egen mappe, med et passord og en sluttdato. Kunden laster opp via nettleseren sin og trenger ingen konto.

Steg 1: en mappe per kunde

1. Opprett en mappe for innleveringer i Filer, for eksempel Innleveringer.
2. Opprett en mappe per kunde der, for eksempel Innleveringer/Bakkerij De Linde 2026 (se Opprette, flytte, kopiere og gi nytt navn til mapper).

Slik kan en kunde aldri komme til en annen kundes filer, og du vet med én gang hvem noe kommer fra.

Steg 2: lage filforespørselen

1. Klikk på Nytt og velg Opprett filforespørsel.
2. Fyll inn hva du ber om under Be om emne, for eksempel "Årsoppgjør 2026".
3. Velg mappen til denne kunden under Last opp destinasjon.
4. Skriv nøyaktig hva du trenger og innen når under Notat for mottaker. Denne teksten ser kunden øverst på opplastingssiden.

Steg 3: passord og sluttdato

1. Klikk på Fortsett.
2. Kryss av for Angi en utløpsdato for sending og velg en dato noen dager etter fristen din.
3. Kryss av for Velg passord og velg et passord.
4. Klikk på Fortsett og kopier Share link med knappen til høyre i feltet.

Steg 4: sende lenken og passordet

Send selve lenken til kunden, for eksempel i en e-post. Send passordet via en annen kanal: SMS, WhatsApp eller telefon. Slik har noen som snapper opp e-posten ikke noe nytte av lenken.

Kunden din åpner lenken, skriver inn passordet og klikker på Laster opp eller drar filene sine inn i vinduet. Han ser bare notatet ditt og opplastingsknappen, ikke hva som allerede ligger i mappen.

Steg 5: følge opp mottatte filer

• I appen Aktivitet og i fanen Aktivitet for mappen ser du hva som kom inn og når (se Chat og aktivitet ved en fil).
• Etter sluttdatoen slutter lenken automatisk å fungere. Er du ferdig tidligere, fjern delingen i fanen Del for mappen, eller under Delinger og Filforespørsler.
• Lag en ny forespørsel til kunden per år eller per oppdrag. Slik holder alt seg pent adskilt.

Merk: det kundene laster opp, telles med i din lagringsplass (se Den som bruker delte filer, bruker din lagringsplass). Rydd derfor opp i gamle innleveringer eller arkiver dem.

Mer om selve filforespørselen finner du i La andre levere filer til deg: filforespørsel og filkasse.