Outlook: ny og klassisk

Modul 2: Sette opp mailboksen din · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du sette opp en IMAP-mailboks i den nye og den klassiske Outlook for Windows og i Outlook for Mac, og du vet hva forskjellen betyr for hvor e-posten og passordet ditt havner.

Nøkkelbegreper: nye Outlook, klassiske Outlook, Outlook for Mac, Outlook-appen på telefonen, synkronisere med Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, .ost- og .pst-fil, manuell oppsett

To programmer med samme navn

"Outlook" er i dag et samlebegrep. På en Windows-datamaskin kan du støte på to svært ulike programmer:

De gamle Windows-appene Mail og Kalender har ikke vært støttet siden slutten av 2024; de som brukte dem, havner automatisk i den nye Outlook. Derfor har mange fått den nye Outlook uten at de har valgt det selv.

Hva "via skyen til Microsoft" betyr

Dette er den viktigste forskjellen, og få vet om den. Den klassiske Outlook, Thunderbird og Apple Mail kobler seg selv til IMAP-serveren din. Passordet ditt ligger bare på din egen datamaskin.

Den nye Outlook fungerer annerledes. Microsoft kaller det å "synkronisere kontoen din med Microsoft Cloud": en server hos Microsoft logger inn hos mailserveren din på dine vegne, henter e-posten din og lagrer en kopi i datasentrene til Microsoft. Den nye Outlook på datamaskinen din snakker deretter med Microsoft, ikke med din egen mailserver. Til gjengjeld får Microsoft e-postadressen din, passordet ditt og en kopi av e-post, kalender og kontakter. Microsoft skriver selv at deres egne vilkår og personvernerklæring da gjelder for disse dataene. Det samme gjelder Outlook-appen på iPhone og Android, og, hvis du ikke skrur det av, for Outlook for Mac.

Konsekvenser du merker i praksis:

• Forsinkelse. Ny e-post dukker noen ganger opp først etter en stund, fordi Microsoft må hente den først.
• Vage feilmeldinger. Klarer ikke Microsoft å logge inn, ser du bare "noe gikk galt". Du ser ikke om det skyldes passordet, porten eller sertifikatet.
• Innloggingsforsøk fra en fremmed IP. Mailserveren din ser innloggingsforsøk fra Microsofts servere, ikke fra din egen internettforbindelse. Etter noen mislykkede forsøk kan en slik server bli blokkert, og da fungerer det ikke på en lang stund.
• Personvern og regler. For enkelte organisasjoner (helse, offentlig sektor, advokatvirksomhet) kan ikke forretningsmessig e-post uten videre havne hos en tredjepart. Da blir den nye Outlook med en IMAP-konto et problem for GDPR-avtalene (personvernforordningen).

Vil du ikke dette, bruk den klassiske Outlook (så lenge Microsoft tilbyr den), Thunderbird (leksjon 2.5), eller på Mac Apple Mail (leksjon 2.3). I Outlook for Mac kan du skru av synkronisering med Microsoft Cloud når du legger til en IMAP-konto.

Sette opp klassiske Outlook

1. Klikk på File og deretter Legg til konto.
2. Skriv inn e-postadressen din. Klikk på Advanced Options og kryss av for Sett opp kontoen min manuelt. Klikk på Koble til.
3. Velg IMAP.
4. Innkommende e-post: servernavn, port 993, krypteringsmetode SSL/TLS.
5. Utgående e-post: servernavn, port 587 med STARTTLS (eller 465 med SSL/TLS).
6. Klikk på Next, fyll inn passordet til mailboksen, klikk på Koble til. Spør Outlook om et brukernavn, fyll da inn hele e-postadressen din.

Havner du i et eldre vindu Kontoinnstillinger, velg da en ny konto av typen IMAP og fyll inn de samme opplysningene. Skru på under Flere innstillinger, fanen Utgående e-postserver, at den utgående serveren krever autentisering, med samme innstillinger som den innkommende serveren.

Sette opp nye Outlook

1. Åpne Innstillinger (tannhjul) og deretter Accounts.
2. Velg Legg til konto, skriv inn e-postadressen din, klikk på Fortsett.
3. Velg IMAP når Outlook spør hvilken type konto det er.
4. Åpne avanserte innstillinger (eller "flere valg") slik at du kan fylle inn serverne selv.
5. Innkommende: servernavn, port 993, SSL/TLS. Utgående: servernavn, port 587 STARTTLS eller 465 SSL/TLS. Fyll inn hele e-postadressen og passordet begge steder.
6. Klikk på Fortsett. Outlook ber om tillatelse til å synkronisere kontoen med Microsoft Cloud. Uten den tillatelsen lykkes ikke oppsettet.

Fallgruver med Outlook

Outlook velger selv Exchange eller Microsoft 365. Outlook prøver først autodiscover (leksjon 2.1). Finner den ingenting eller noe feil, antar den noen ganger at adressen din er en Microsoft-konto og fortsetter å be om et Microsoft-passord. En vanlig mailboks hos et hostingselskap er ingen Exchange-konto. Velg alltid manuelt IMAP (eller POP3).

Den sendte e-posten ligger lokalt. I eldre versjoner eller ved en feil mappekobling legger Outlook sendt e-post i en mappe "Sendte elementer" på din egen datamaskin i stedet for i mappen Sendt på serveren. Da ser du ikke den e-posten på telefonen din. Hvordan du retter dette opp, står i leksjon 3.1.

.ost og .pst. Den klassiske Outlook lagrer en IMAP-konto i en .ost-fil: en kopi av det som ligger på serveren, som Outlook selv kan bygge opp igjen. En POP3-konto eller et arkiv ligger i en .pst-fil: det er det eneste stedet den e-posten finnes. Ta derfor sikkerhetskopi av en .pst. En ødelagt .ost kan du kaste; Outlook henter alt på nytt fra serveren.

Store mailbokser. Den klassiske Outlook kan for en IMAP-konto stille inn hvor mye e-post som lagres offline på datamaskinen din (for eksempel de siste 12 månedene). Er denne perioden kort, kan eldre e-post se ut til å mangle, selv om den ligger på serveren som vanlig. Du ser da meldingen om at det finnes flere elementer på serveren. Sett perioden lenger i kontoinnstillingene hvis du også vil kunne søke i gammel e-post på datamaskinen din.

Et nytt passord. Har du endret passordet til mailboksen, ber Outlook som regel automatisk om det nye. I den klassiske Outlook endrer du det via File, Kontoinnstillinger, i den nye via Innstillinger, Accounts. Ikke glem de andre enhetene dine, ellers kan serveren blokkere IP-adressen din (leksjon 1.4).

Outlook for Mac og på telefonen

Outlook for Mac setter du opp via menyen Outlook, Innstillinger, Accounts, plusstegnet, Ny konto. Velg IMAP og fyll inn de samme opplysningene. Følg med på avkrysningen for synkronisering med Microsoft Cloud.

Outlook-appen på iPhone og Android fungerer alltid via skyen til Microsoft. På telefonen er den innebygde e-postappen (Apple Mail, Gmail-appen) som regel det enkleste valget (leksjon 2.3 og 2.4).

I praksis: Outlook med en hostingmailboks

For en mailboks fra WebOké fyller du inn i Outlook: IMAP, domenenavnet ditt eller servernavnet til pakken din, port 993 SSL/TLS, utgående 587 STARTTLS eller 465 SSL/TLS, hele e-postadressen din og passordet til mailboksen. Med den nye Outlook går forbindelsen via Microsoft, og mailserveren ser derfor innloggingsforsøk fra Microsoft. Hos andre leverandører fungerer det på samme måte; bare servernavnet er annerledes.

Oppsummering

• Det finnes to Outlook-varianter for Windows: den klassiske (direkte til mailserveren din) og den nye (via skyen til Microsoft).
• Den nye Outlook gir Microsoft passordet ditt og en kopi av e-posten din. Vil du ikke dette, bruk den klassiske Outlook, Thunderbird eller Apple Mail.
• Velg alltid manuelt IMAP; en hostingmailboks er ingen Exchange-konto.
• En .ost er en kopi av serveren, en .pst er ofte det eneste stedet e-posten finnes: ta sikkerhetskopi av den.

Quiz

Oppgave

Oppgave O2.2: Sett opp og kontroller Outlook. Bruker du Outlook? Finn ut hvilken versjon du har (klassisk, ny, Mac eller app) og sett opp mailboksen din eller kontroller de eksisterende innstillingene. Fyll ut sjekklisten: kontotype, innkommende server og port, utgående server og port, sikkerhet, brukernavn for innkommende og utgående, autentisering utgående på, og om kontoen går via Microsoft Cloud. Svar til slutt på: er det siste et problem for deg eller organisasjonen din, og hvorfor? Programmet viser deretter kriteriene.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for panelene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• DirectAdmin-veiledning 8.2: Outlook for Windows (ny og klassisk)
• DirectAdmin-veiledning 8.3: Apple Mail og Outlook på Mac
• Legg til en postkasse i Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (Microsofts egen forklaring på synkronisering via skyen)