Mapper i e-postkassen din: Innboks, Sendt, Utkast, Papirkurv, Søppelpost og Arkiv

I innboksen din finnes det alltid noen faste mapper: Innboks, Sendt, Utkast, Papirkurv, Søppelpost og ofte også Arkiv. På telefonen heter de noen ganger noe annet enn på datamaskinen, og noen ganger ser du en mappe to ganger. I denne artikkelen leser du hvordan e-postprogrammer vet hva hver mappe er til, hvordan det fungerer hos WebOké og hvordan du løser de vanligste problemene.

Standarden: spesialmapper med en fast etikett

E-postprogrammet ditt snakker med e-postserveren vår via IMAP. For de faste mappene finnes det en internasjonal standard, IMAP-utvidelsen SPECIAL-USE (RFC 6154). Serveren gir hver faste mappe en etikett som forteller hva den er til:

Innboksen trenger ingen etikett: den heter alltid INBOX i IMAP. \All og \Flagged er ikke ekte mapper, men oversikter, som ‘All e-post’ i Gmail. Vil du se all e-post med flagg samlet, gjør e-postprogrammet ditt det selv, for eksempel med en smartmappe.

Et e-postprogram som følger standarden, ser på etiketten og ikke på navnet. Deretter viser det mappen med et navn på ditt språk. Derfor heter mappen Søppelpost på iPhonen din, i Outlook og i webmailen, og noen ganger Spam i Android-apper, mens det på serveren er én og samme mappe: Junk. Det du gjør i den mappen, ser du derfor overalt.

Hvilket navn ser du i hvilket program?

Navnene nedenfor er fra de norske versjonene. De kan variere litt fra versjon til versjon.

Klassisk Outlook følger ikke alltid standarden. Da kan den lage ekstra mapper selv, som Søppelpost eller Slettede elementer, i tillegg til mappene som allerede finnes på serveren. Hvordan du løser det, leser du lenger ned.

Mappene én etter én

Innboks. Her kommer all ny e-post inn, unntatt spam og e-post du sender til en annen mappe med et eget filter. Dette er den eneste mappen som hentes med POP3.

Sendt. Når du sender en e-post, lagrer e-postprogrammet ditt en kopi i Sent på serveren. Dermed ser du sendt e-post også på telefonen og i webmailen. I de fleste programmer kan du velge om og hvor kopien skal lagres. Velg alltid mappen på serveren, ikke en mappe på din egen datamaskin.

Utkast. En e-post du ikke har sendt ennå, havner i Drafts. Slik kan du begynne på datamaskinen og gjøre den ferdig på telefonen.

Papirkurv. Sletter du en e-post, flytter e-postprogrammet den til Trash. Først når du tømmer papirkurven, er den virkelig borte. Fram til da teller den med i lagringsplassen til e-postkontoen din.

Søppelpost (Junk). Spam som serveren vår gjenkjenner, havner her. Det er også mappen der du selv legger spam. Hvordan spamfilteret fungerer og hvor strengt det er, leser du i Hvordan stopper WebOké spam?

Arkiv. Med knappen Arkiver fjerner du e-post fra innboksen uten å slette den. Mappen ligger på serveren, så du finner e-posten igjen på alle enhetene dine. Den teller likevel med i lagringsplassen din. Vil du heller ha gammel e-post bort fra serveren, kan du lese Lagre e-post lokalt for å spare plass på e-postserveren.

Slik fungerer det hos WebOké

• Alle faste mapper følger standarden. Sent, Drafts, Trash og Junk finnes i hver postboks og er alltid synlige. Archive lager e-postprogrammet ditt første gang du arkiverer noe.
• Spam havner i Junk. Spam som serveren fanger opp, havner i den samme mappen der du selv markerer spam. Det finnes ikke lenger en egen spammappe under Innboks.
• Spamfilteret lærer av deg. Drar du en melding til Junk, eller bruker du knappen for søppelpost, lærer filteret at dette er spam. Drar du en god melding fra Junk tilbake til Innboks, lærer filteret at den ikke er spam. Flere tips finner du i Hvordan trener du spamfilteret?
• Webmailen bruker de samme mappene. Det du ser i webmailen, er nøyaktig det som ligger på serveren. Se Gå til webmailen og hva du gjør hvis innloggingen ikke fungerer.
• Bruk IMAP, ikke POP3. Med POP3 henter programmet ditt bare Innboks. Da ser du ikke Junk, ikke sendt e-post fra andre enheter og ingen andre mapper. Les IMAP eller POP3: hva er forskjellen?

Vise eller skjule mapper: abonnere

Et e-postprogram viser bare mappene du abonnerer på. En mappe du ikke abonnerer på, finnes fortsatt, med all e-posten i seg, men står ikke i mappelisten din. Ser du en mappe i webmailen, men ikke i programmet ditt, eller omvendt, er det nesten alltid årsaken.

• Webmail: Innstillinger, Mapper, og deretter bryteren ved siden av mappen.
• Thunderbird: høyreklikk på e-postadressen din, Abonner.
• Klassisk Outlook: høyreklikk på e-postadressen din, IMAP-mapper.

Junk og de andre faste mappene trenger du ikke slå på selv: de er alltid synlige i hver postboks.

Vanlige problemer

Jeg har to mapper for sendt e-post, for eksempel Sendt og Sendte elementer. Da bruker et av programmene dine en egen mappe i stedet for Sent. Sett mappen for sendt e-post i hvert program til mappen med etiketten, dra e-posten fra den ekstra mappen dit og slett den tomme ekstra mappen. Det samme gjelder Papirkurv og Slettede elementer. Finnes det også mapper som Sent Messages eller Sent Items på serveren, for eksempel fra en gammel enhet, gir serveren vår også disse etiketten \Sent. Velg da én av dem, helst Sent.

Klassisk Outlook lager sin egen mappe Søppelpost. Outlook har sitt eget spamfilter, uavhengig av vårt. Slå det av, så havner all spam på ett sted: klikk på Hjem, Søppelpost, Søppelpostalternativer, og velg Ingen automatisk filtrering. Flytt deretter det som ligger i Outlooks mappe Søppelpost til Junk, og slett den tomme mappen hvis Outlook tillater det.

Klassisk Outlook lagrer ikke sendt eller slettet e-post på serveren. Åpne Fil, Kontoinnstillinger, velg adressen din og klikk på Endre og deretter Flere innstillinger. Velg der, hvis versjonen din tilbyr det, mappen på serveren for sendte og slettede elementer (Sent og Trash). La feltet for banen til rotmappen stå tomt. Fungerer det ikke, fjern kontoen og legg den til på nytt som IMAP. Se Outlook for Windows (ny og klassisk).

Den sendte e-posten min vises ikke på telefonen eller i webmailen. Sjekk først om du bruker IMAP. Med POP3 ligger sendt e-post bare på enheten du sendte den fra. Bruker du IMAP, sjekk hvilken mappe programmet ditt bruker for sendt e-post. I Thunderbird finner du det under Kontoinnstillinger, Kopier og mapper. På iPhone går du til kontoen din, Avansert, og velger mappene på serveren under Postboksatferd. Se også Thunderbird og iPhone og iPad.

Jeg ser ikke spamen. Sjekk om du bruker IMAP, og se i mappen som programmet ditt kaller Søppelpost eller Spam. Hvor strengt filteret er, og om spam med svært høy poengsum skal slettes med en gang, stiller du inn under Sette opp SpamAssassin.

Hvor lenge blir Papirkurv og spam lagret?

Serveren vår sletter ingenting automatisk fra Papirkurv eller Junk. E-posten blir liggende der til du eller e-postprogrammet ditt tømmer mappen, og teller så lenge med i lagringen til postboksen din. Tøm derfor begge mappene innimellom. Hvor full postboksen din kan bli, leser du i Lagring per postboks og hva som skjer når den er full.

Vil du at det skal skje automatisk, stiller du det inn i e-postprogrammet ditt. På iPhone velger du under kontoen din, Avansert, hvor lenge slettede meldinger skal beholdes. I Thunderbird slår du på tømming av papirkurven ved avslutning under Serverinnstillinger. Du kan også fjerne gammel e-post på én gang i DirectAdmin: les Rydde opp i postboksen for å frigjøre plass i DirectAdmin.

Bytte til WebOké eller flytte

Flytter du e-posten din med verktøyet for flytting av e-post eller med IMAPSync i DirectAdmin, blir alle mappene med, med navnet de hadde hos den gamle leverandøren din. Derfor kan du etter flyttingen av og til ha en mappe som Sendte elementer eller Slettede elementer ved siden av Sent og Trash. Det gjør ingenting: ingenting går tapt. Vil du ha alt på ett sted, drar du e-posten til den faste mappen og sletter deretter den tomme gamle mappen. Sett også opp enhetene dine på nytt, slik at de bruker de faste mappene på serveren vår.