Hvorfor ikke alle får autosvaret ditt
Fraværsmeldingen din er slått på, men en kunde sier at han ikke fikk noe svar. Eller noen fikk den første gang, men ikke senere. Som regel er det ingen feil: En fraværsmelding svarer med vilje ikke på hver e-post. I denne artikkelen leser du hvorfor, og hvordan du stiller den inn slik at de riktige personene får svar.
Slik fungerer det
Fraværsmeldingen du stiller inn i webmailen under Innstillinger > Fraværsmelding, er teknisk sett et filter på e-postserveren. Den kjører når e-posten kommer inn, altså også når datamaskinen din er slått av. Reglene for et slikt automatisk svar står i standarden for Sieve-fraværsmeldinger, RFC 5230 (engelsk). Der står noen begrensninger som hindrer at en fraværsmelding gjør skade.
1. Ett svar per avsender per intervall
Serveren husker hvem den allerede har svart. Innenfor Svarintervall får samme avsender ikke et nytt svar. Velger du ingenting selv, er dette 7 dager ifølge standarden. Sender noen deg fire e-poster på tre dager, får han altså én fraværsmelding. Først etter intervallet får han en ny, som en påminnelse om at du fortsatt er borte.
Testet du fraværsmeldingen ved å sende e-post til deg selv fra en annen adresse? Da får du ikke svar ved den andre testen. Det betyr at den fungerer.
2. Ingen svar på e-postlister og automatisk e-post
En fraværsmelding som svarer til en e-postliste med tusen medlemmer, eller to automatiske meldinger som svarer hverandre i det uendelige: Det vil ingen ha. Derfor svarer serveren ifølge RFC 5230 (seksjon 4.6) ikke på:
- e-post med headerfeltet List-Id eller andre List-headerfelt: nyhetsbrev og e-postlister;
- e-post med headerfeltet Auto-Submitted med en annen verdi enn
no: automatiske meldinger, for eksempel en annen fraværsmelding eller et varsel fra et system; - e-post fra adresser som MAILER-DAEMON, eller fra adresser som begynner med
owner-eller slutter på-request.
Ditt eget svar får selv headerfeltet Auto-Submitted: auto-replied. Slik vet en annen fraværsmelding at den ikke skal svare tilbake. Svaret går ellers til konvoluttavsenderen (Return-Path). Ved vanlig e-post er det avsenderens adresse, ved systemer ofte en teknisk adresse.
3. Bare når e-posten faktisk er adressert til deg
Serveren svarer bare når en av adressene dine står i headerfeltene Til (To) eller Kopi (Cc). Slik unngår du svar på e-post som kom inn via en liste eller som Bcc. Adressen til din egen postkasse kjenner serveren, men ikke en adresse som info@example.com som videresendes til postkassen din.
Derfor er feltet Mine e-postadresser viktig:
- Gå til Innstillinger > Fraværsmelding og åpne Avanserte innstillinger.
- Legg inn hver adresse du mottar e-post på i Mine e-postadresser, også aliaser og videresendingsadresser (forwarders). Med Fyll med alle mine adresser henter webmailen adressene fra identitetene dine.
- Klikk på Lagre.
Glemmer du info@, får en kunde som sender til info@ ingen fraværsmelding, og venter kanskje forgjeves på svar.
4. Utenfor start- og sluttidspunktet
Har du fylt inn et Starttidspunkt og et Sluttidspunkt, gjør fraværsmeldingen ingenting utenfor den perioden. Sjekk at datoene stemmer, også året. Lar du dem stå tomme, er meldingen aktiv så lenge Status står på På. En start- og sluttdato er likevel det tryggeste valget: Da kan du ikke glemme å slå av meldingen.
Finn raskt ut hvorfor noen ikke fikk svar
| Sjekk | Hvor |
|---|---|
| Står Status på På, og er dagens dato mellom Starttidspunkt og Sluttidspunkt? | Innstillinger > Fraværsmelding |
| Har denne avsenderen allerede fått svar innenfor Svarintervall? | Avanserte innstillinger > Svarintervall |
| Sendte han til et alias eller en videresendingsadresse som ikke står under Mine e-postadresser? | Avanserte innstillinger > Mine e-postadresser |
| Var det et nyhetsbrev, en e-postliste eller en automatisk melding? | Meldingens headerfelt (Headers): List-Id eller Auto-Submitted |
| Flytter et filter høyere opp i listen meldingen allerede bort? | Innstillinger > Filtre |
La Handling for innkommende melding stå på Behold. Da blir den innkomne e-posten liggende i postkassen din, og du leser den når du er tilbake.
Trinnene med skjermbilder finner du i Roundcube-veiledningen under Stille inn en fraværsmelding. Bruker du DirectAdmin, se Vacation Messages i DirectAdmin-veiledningen.