3-2-1-regelen og hva du må sikkerhetskopiere

Modul 6: Sikkerhetskopier · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du avgjøre hva du må sikkerhetskopiere (også skytjenestene og e-posten din), forklare forskjellen mellom synkronisering og en sikkerhetskopi, og lage et enkelt 3-2-1-skjema for din egen bedrift.
Nøkkelbegreper: sikkerhetskopi, synkronisering, 3-2-1, versjon, oppbevaringstid, sky er ikke automatisk sikkerhetskopi, delt ansvar

Hvorfor en sikkerhetskopi er det siste sikkerhetsnettet ditt

Alle de andre tiltakene i dette kurset reduserer sjansen for at noe går galt. En sikkerhetskopi gjør noe annet: den sørger for at du kan fortsette når noe går galt. En laptop som blir stjålet fra bilen, en kollega som ved et uhell sletter en mappe med tilbud, en oppdatering som ødelegger nettbutikken din, løsepengevirus som krypterer alt: i alle disse tilfellene er spørsmålet ikke lenger «hvordan unngår vi dette?», men «hvor raskt er vi tilbake?».

En sikkerhetskopi er en kopi av dataene dine som er atskilt fra originalen, og som du kan bruke til å gjenopprette en tidligere tilstand. De siste fire ordene er viktige. En kopi som endrer seg samtidig med originalen, hjelper deg ikke hvis originalen er ødelagt eller kryptert.

Det nederlandske NCSC sier det rett ut i sin veiledning om hva du gjør ved et løsepengevirusangrep: hvis det ikke finnes noen måte å oppheve krypteringen på, er sikkerhetskopier den eneste måten å få filene tilbake på.

Synkronisering er ikke det samme som en sikkerhetskopi

Mange bedriftseiere tror de har en sikkerhetskopi fordi filene deres «ligger i skyen». Som regel mener de synkronisering: en mappe på laptopen som automatisk holdes lik en mappe i en skytjeneste, og ofte også med telefonen og laptopen til en kollega.

Synkronisering er praktisk, men gjør nøyaktig det den lover: holder alt likt. Også feilene.

Mange synkroniseringstjenester har en papirkurv og versjoner: en slettet fil kan hentes tilbake en stund etterpå, og for en endret fil lagrer tjenesten tidligere versjoner. Dette er et ekte sikkerhetsnett og ofte den raskeste måten å hente noe tilbake på. Men det er begrenset. Papirkurven tømmes etter en fast periode, versjoner tynnes ut, og den som overtar kontoen din, kan også tømme papirkurven. Se på det som førstehjelp, ikke som din eneste sikkerhetskopi.

3-2-1-regelen

En enkel tommelfingerregel som det nederlandske NCSC også anbefaler, er 3-2-1-regelen:

• 3 kopier av dataene dine: originalen pluss to sikkerhetskopier;
• på 2 forskjellige typer lagring (for eksempel serveren til webhotell-leverandøren din og en ekstern disk, eller laptopen din og en egen sikkerhetskopitjeneste);
• hvorav 1 på et annet sted, utenfor kontoret eller i et annet datasenter.

Tanken bak dette: én hendelse skal aldri kunne ramme alle kopiene samtidig. En brann på kontoret rammer laptopen og den eksterne disken som ligger ved siden av, men ikke kopien på et annet sted. En driftsforstyrrelse hos én skytjeneste rammer den tjenesten, men ikke disken i skuffen din. Løsepengevirus rammer alt som er tilkoblet, men ikke det som er frakoblet (mer om dette i leksjon 6.2).

Et eksempel for Bakkerij Example:

1. Original: regnskapet og oppskriftene i skylagring, nettstedet og e-posten hos webhotell-leverandøren.
2. Kopi 1: de automatiske sikkerhetskopiene som webhotell-leverandøren lager hver natt, på separate lagringsservere.
3. Kopi 2: en gang i uken en sikkerhetskopi av de viktigste mappene og en nedlasting av nettstedkopien på en ekstern disk, som deretter kobles fra og tas med hjem.

Hva bør stå på listen din?

De fleste problemer med sikkerhetskopier skyldes ikke at kopieringen mislykkes, men at noe aldri var med i den. Lag derfor først en liste over alt bedriften din er avhengig av. Tenk på:

• Filer: dokumenter, tilbud, bilder, design, på laptoper, en nettverksdisk (NAS) og i skylagring.
• E-post: alle postbokser, også delte som info@example.com og factuur@example.com. Merk: den som henter e-post med POP3, har ofte bare e-posten lagret på den ene datamaskinen.
• Nettsted og nettbutikk: filer OG database. Et nettsted uten den tilhørende databasen er som regel verdiløst.
• Skytjenester: regnskapsprogrammet, kassesystemet, planleggingsverktøyet, CRM-systemet. Kan du eksportere data derfra, og hvor ofte gjør du det?
• Konfigurasjon: DNS-oppføringer for domenet ditt, ruterinnstillinger, passordhvelv (med gjenopprettingsinformasjonen oppbevart trygt, se modul 2).
• Telefoner: bilder av kvitteringer, kontakter, chattehistorikk hvis den er viktig for virksomheten.

Skriv ned for hvert element: hvor det ligger, hvem som tar sikkerhetskopi av det, hvor ofte, hvor kopien lagres og hvor lenge den oppbevares. En tom celle i den tabellen er et hull.

Delt ansvar ved skytjenester

«Det ligger hos Microsoft (eller Google, eller webhotell-leverandøren min), så det er trygt.» Det stemmer bare delvis. Store leverandører jobber etter en modell for delt ansvar: leverandøren sørger for serverne, datasenteret og at tjenesten fungerer; du er fortsatt ansvarlig for dine egne data, kontoer og innstillinger.

Microsoft sier det rett ut i sin egen dokumentasjon: ved enhver form for skytjeneste, også ved ferdig programvare som Microsoft 365, er kunden fortsatt ansvarlig for sine data, sine kontoer og tilgangen til dem. Det tjenestene selv tar vare på, er begrenset og tidsbegrenset. To eksempler fra den offisielle dokumentasjonen:

• Exchange Online (e-posten i Microsoft 365) oppbevarer permanent slettet e-post i 14 dager som standard, noe en administrator kan forlenge til maksimalt 30 dager. Deretter er den borte.
• Google Drive sletter filer permanent når de har ligget i papirkurven i mer enn 30 dager. Etter at papirkurven er tømt, kan en administrator fortsatt hente tilbake filer i 25 dager; deretter kan de ifølge Google ikke lenger gjenopprettes.

Dette er gode sikkerhetsnett for en feil som ble gjort forrige uke. Men oppdager du først etter to måneder at en ansatt som har sluttet, har tømt en mappe, hjelper de ikke. Les hva leverandøren selv sier om oppbevaring og gjenoppretting for hver tjeneste du bruker, og spør leverandøren din hvis det ikke er tydelig. Bruker du tjenesten til viktige data, bør du sørge for en egen sikkerhetskopi eller en fast eksport.

I praksis: slik ser det ut

Hos eksempelleverandøren WebOké finnes det flere typer sikkerhetskopier side om side, og de fungerer forskjellig:

• WebOké Backups lager automatisk en komplett sikkerhetskopi av en webhotellpakke hver natt: filer, databaser, postbokser og innstillinger. Disse sikkerhetskopiene lagres kryptert på separate lagringsservere i et annet datasenter, og du kan selv gjenopprette fra sikkerhetskopiene fra de siste 30 dagene.
• I tillegg kan du i DirectAdmin selv lage en sikkerhetskopi. Den havner i din egen pakke, teller med i lagringsplassen din og ligger dermed på samme sted som originalen. En slik kopi blir først en reell ekstra kopi når du laster den ned og lagrer den et annet sted.
• I Nextcloud er papirkurven og versjonene sikkerhetsnettet for det daglige arbeidet: slettede filer og versjoner oppbevares i opptil 31 dager (kortere hvis plassen trengs). Systemsikkerhetskopiene av serverne er beregnet på nødsituasjoner og er ikke tilgjengelige for kunder. Brukerveiledningen anbefaler selv at du også oppbevarer en egen kopi av uunnværlige filer.
• To begrensninger som kunnskapsbasen nevner: en e-post som kommer inn samme dag og blir slettet igjen, finnes i ingen nattlig sikkerhetskopi, og e-post som bare ligger på datamaskinen din via POP3, er heller ikke med der.

Hos andre leverandører kan dette være ordnet på lignende eller helt annen måte: andre oppbevaringstider, sikkerhetskopier bare mot betaling, eller bare en sikkerhetskopi for nødsituasjoner som du ikke selv har tilgang til. Spør leverandøren din og skriv svaret inn i listen din.

Oppsummering

• En sikkerhetskopi er en separat kopi du kan bruke til å gjenopprette en tidligere tilstand; synkronisering fører også feil og kryptering videre overalt.
• Papirkurv og versjoner i skytjenester er praktiske, men tidsbegrensede og ikke en erstatning for en sikkerhetskopi.
• 3-2-1: tre kopier, to typer lagring, én på et annet sted.
• Lag først en liste over alt bedriften din er avhengig av, inkludert e-post, databaser, skytjenester og konfigurasjon.
• Ved skytjenester er du fortsatt ansvarlig for dataene dine; sjekk hva leverandøren din oppbevarer og hvor lenge.

Quiz

Oppgave

Oppgave D6.1: Sikkerhetskopi-listen og 3-2-1-skjemaet ditt. Lag en tabell over alt bedriften din er avhengig av: filer, postbokser, nettsted og database, skytjenester, konfigurasjon og telefoner. Fyll inn for hver rad: hvor det ligger, hvem som tar sikkerhetskopi av det, hvor ofte, hvor sikkerhetskopien lagres og hvor lenge den oppbevares. Finn ut hva leverandøren sier om oppbevaring og gjenoppretting for minst to skytjenester. Merk hver rad som ikke oppfyller 3-2-1, og skriv ned hva du vil gjøre med det.

Les mer

Trinnene i WebOké-artiklene gjelder for miljøet til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende eller annen måte. Spør leverandøren din.

• DirectAdmin-veiledning 16.1: Hvilke backuper finnes hos WebOké
• WebOké-veiledning 6.10: WebOké Backups: gjenopprette filer
• Nextcloud-veiledning 6.6: Sikkerhetskopier hos WebOké: hva vi tar vare på og hva du selv kan gjøre
• WebOké Backups: se, gjenopprette eller laste ned en backup
• Det nederlandske NCSC, Utarbeide en sikkerhetskopistrategi: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (engelsk): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (engelsk): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (engelsk): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users