Vanskelige mottakere: Microsoft og T-Online

Modul 6: Bounces og feilsøking · Lesetid: 11 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kjenner du de egne reglene til to mottakere som ofte skaper spørsmål, Microsoft (Outlook.com, Hotmail og Microsoft 365) og T-Online, og du vet hva du som bruker og hva administratoren av en utsendingsserver kan gjøre ved en forsinkelse eller blokkering.

Nøkkelbegreper: Outlook.com og Exchange Online Protection, ny IP-adresse uten omdømme, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, delist-portal sender.office.com, SNDS, JMRP, mappen Søppelpost, trygge avsendere, T-Online, eget omdømmesystem, forward-confirmed reverse DNS, kontaktinformasjon på nettstedet til PTR-domenet, ingen whitelisting, postmaster.t-online.de

Hvorfor nettopp disse to?

Microsoft mottar e-posten til Outlook.com, Hotmail og Live.com, og i tillegg en stor del av e-posten til bedrifter (via Microsoft 365, med Exchange Online Protection som filter). T-Online er den største maildienst i Tyskland. Begge bruker, i tillegg til de vanlige standardene, et eget omdømmesystem. E-post som kommer uten problemer frem til Gmail, kan bli forsinket eller avvist hos dem. Den som har kunder eller kontakter i Tyskland, eller sender mye e-post til Hotmail-adresser, støter tidlig eller sent på dette.

Microsoft: midlertidig bremset med 4.7.500

Den mest kjente meldingen fra Microsoft er:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Teksten sier "server opptatt", men det stemmer ikke: det er en bevisst bremsing. Microsoft bruker denne rekken av koder (4.7.500 til 4.7.699) når en utsendende IP-adresse ennå har lite omdømme, eller når atferden plutselig endrer seg, for eksempel ved en kraftig økning i antall e-poster. Microsoft beskriver det selv som en midlertidig begrensning for å vurdere mistenkelig aktivitet, som oppheves av seg selv hvis e-posten viser seg å være i orden.

Hva betyr dette for deg?

• Det er en midlertidig feil (4xx). Den utsendende serveren lagrer e-posten og prøver på nytt. Som regel kommer e-posten likevel frem etter ett eller flere forsøk, noen ganger etter flere timer.
• Får du en utsettelsesmelding, send da ikke e-posten på nytt. Det øker volumet og gjør bremsingen verre.
• Er det et problem for deg (for eksempel ved innloggingskoder eller fakturaer som må komme frem umiddelbart), meld det da til leverandøren din med utsettelsesmeldingen vedlagt.

Hva administratoren av utsendingsserveren kan gjøre:

1. Kontrollere at grunnlaget stemmer: PTR med FCrDNS, ingen blokkeringsliste, SPF og DKIM for domenene som sender e-post via serveren (leksjon 5.1 og 5.2).
2. Varme opp: la en ny IP-adresse først sende en mindre del av trafikken, og øke steg for steg.
3. Begrense tempoet per mottaker: færre samtidige tilkoblinger til Microsoft og en rimelig ventetid mellom forsøk, slik at serveren ikke stadig treffer bremsen på nytt.
4. Melde seg på SNDS og JMRP (se nedenfor).

Microsoft: blokkert med 5.7.606

Er IP-adressen virkelig blokkert, får du en endelig feil:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Dette forekommer ved e-post til Microsoft 365-miljøer. Administratoren av IP-adressen kan be om fjerning via delist-portalen sender.office.com: fyll inn e-postadresse og IP-adresse, åpne bekreftelsesmailen og velg "Delist IP" der. Ifølge Microsoft kan det deretter ta opptil 24 timer før blokkeringen er borte. Løs likevel først årsaken: en IP-adresse som begynner å sende spam igjen etter fjerning, havner raskt på listen igjen.

Hos Outlook.com og Hotmail (forbrukersiden) fungerer fjerning via et eget skjema fra Microsofts avsenderstøtte. En manuell whitelist finnes ikke hos Microsoft: det forblir et automatisk omdømmesystem.

Microsoft: SNDS og JMRP

Microsoft tilbyr to gratis tjenester for administratorer av en utsendende IP-adresse:

• SNDS (Smart Network Data Services): per IP-adresse ser du hvor mye e-post Microsoft mottok, hvor mye av den som ble vurdert som spam, hvor mange klager det var, og om adressen havnet i spamfeller. En fargekode (grønn, gul, rød) viser status.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): markerer en Outlook.com-bruker e-posten din som uønsket, får du en kopi. Slik ser du hvilken e-post som gir klager.

Begge er bare nyttige for den som selv administrerer en IP-adresse: en egen server, eller leverandøren av en delt server. Som vanlig bruker av en hostingpakke eller maildienst melder du deg ikke på her selv.

Microsoft: i mappen Søppelpost

Ofte blir e-post ikke avvist, men lagt i mappen Søppelpost, særlig fra avsendere Microsoft ennå ikke kjenner. Der hjelper ingen feilkoder, for det er ingen bounce. Det som fungerer:

• SPF, DKIM og DMARC riktig satt opp (modul 4). Er du en bulk-avsender, krever Microsoft at både SPF og DKIM gir pass (leksjon 5.3).
• Be faste kontakter om å legge til adressen din i kontaktene sine eller trygge avsendere, og markere e-post som lå i Søppelpost som "Ikke søppelpost". Det teller med for omdømmet.
• Ingen nyhetsbrev via den vanlige mailboksen din (leksjon 7.1).

T-Online: et eget system

T-Online (maildienst til Deutsche Telekom, med adresser på @t-online.de og @magenta.de) er kjent for sine strenge egne regler. På postmastersiden postmaster.t-online.de står kravene til utsendende servere. De viktigste:

1. Følge internettstandardene, blant annet RFC-ene for SMTP og for oppbygningen av meldinger, og forward-confirmed reverse DNS (leksjon 5.1).
2. Navnet i reverse DNS må lede til et domene med et nettsted der det står hvordan du kan nå administratoren direkte. T-Online viser her til det europeiske e-handelsdirektivet (direktiv 2000/31/EF, artikkel 5) om de obligatoriske opplysningene til en tjenesteleverandør. I Tyskland kalles en slik side et Impressum.
3. Ingen e-post direkte fra dynamiske adresser, oppringte tilkoblinger eller "anonyme" skyservere: de bør sendes via en relay fra en egnet leverandør.
4. Begrense antall samtidige tilkoblinger. Ved for mange får du 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Ingen åpen relay, filtrere utgående e-post for spam og virus, og ved TLS et gyldig sertifikat.

En blokkering av en IP-adresse ser hos T-Online for eksempel slik ut:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

I praksis treffer du også varianter med en henvisning til et dårlig eller manglende omdømme. Budskapet er alltid det samme: denne IP-adressen får ikke levere akkurat nå.

T-Online: hva kan du gjøre?

T-Online sier uttrykkelig at det ikke tilbyr whitelisting. En blokkert adresse kan derimot bli frigitt når årsaken er fjernet. Veien dit:

• Som vanlig bruker (du sender e-post via en hostingpakke eller maildienst): send hele bouncen til leverandøren din. Bare administratoren av utsendingsserveren kan ta kontakt med T-Online; du kan ikke selv få IP-adressen frigitt.
• Som administrator av utsendingsserveren: kontroller først kravene ovenfor (PTR, FCrDNS, et tilgjengelig nettsted med kontaktinformasjon på domenet fra PTR-en, ingen blokkeringsliste), og ta deretter kontakt via adressen som står i feilmeldingen, eller via kontaktskjemaet på postmaster.t-online.de. Ved stadig tilbakevendende midlertidige blokkeringer uten kjent årsak nevner T-Online postmaster-adressen. Regn ikke med en mottaksbekreftelse.
• På kort sikt: e-post til en viktig T-Online-mottaker kan midlertidig sendes via en annen rute (en annen leverandør eller utsendingstjeneste), eller du avtaler en annen adresse.

Og resten?

Også andre store tyske tjenester, som GMX og Web.de, og mange bedriftsfiltre har egne omdømmesystemer. Mønsteret er overalt det samme: en utsendingsserver med riktig PTR, god autentisering, et rolig og jevnt sendemønster og få klager kommer inn nesten overalt. Ved et problem leser du bouncen, slår opp koden hos parten som ga den, og lar administratoren av utsendingsserveren håndtere det.

Oppsummering

• 451 4.7.500 Server busy fra Microsoft er en bevisst, midlertidig bremsing av IP-adressen, ofte ved lite omdømme eller en kraftig økning. Ikke send på nytt.
• 550 5.7.606 betyr en blokkert IP-adresse; administratoren ber om fjerning via sender.office.com, etter at årsaken er løst.
• SNDS og JMRP gir administratorer av en IP-adresse innsikt i omdømmet sitt hos Microsoft.
• T-Online krever blant annet FCrDNS og et nettsted med kontaktinformasjon på domenet fra PTR-en, og tilbyr ikke whitelisting.
• Som bruker løser du ikke dette selv: gi hele bouncen til leverandøren din.

Quiz

Oppgave

Oppgave O6.4: Undersøke en blokkering hos en stor mottaker. Du får en case: en forening har siden en uke sendt e-posten sin via en ny egen server; e-post til Hotmail-adresser kommer frem flere timer senere, og e-post til T-Online-adresser kommer i retur med en IP-blokkering. Besvar: (1) hva betyr de to meldingene, (2) hvem skal gjøre hva, (3) hvilke fem ting kontrollerer du på serveren, og (4) hva kan foreningen gjøre på kort sikt? Deretter ser du modellsvaret.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for panelene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• Min e-post kommer ikke frem eller havner i spam: slik finner du ut hvorfor
• Send e-post fra din VPS og sett opp reverse DNS
• DirectAdmin-veiledning 9.4: E-posten min havner i spam hos mottakeren
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS og JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (krav og kontakt): https://postmaster.t-online.de/