Mapper og synkronisering: hvorfor du har «Sendt» to ganger

Modul 3: Administrere mailboksen din · Lesetid: 9 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare hvordan IMAP-mapper fungerer på serveren, sørge for at e-postprogrammet ditt bruker de riktige spesialmappene, og unngå at e-post havner dobbelt opp eller blir borte.

Nøkkelbegreper: IMAP-mappe, mappeliste på serveren, spesialmapper (Sendt, Papirkurv, Kladder, Spam, Arkiv), special-use (RFC 6154), mappekobling, abonnere på mapper, slette og slette permanent (expunge), synkroniseringsperiode, frakoblet kopi

Hvor ligger mappene dine egentlig?

I leksjon 1.3 så du forskjellen mellom IMAP og POP3. Med IMAP ligger e-posten din på serveren, og e-postprogrammet ditt viser deg bare det som er der. Det samme gjelder mappene. Lager du en mappe «Tilbud» i Thunderbird, lager Thunderbird den mappen på serveren. Telefonen din ser den også etterpå, og det samme gjør webmailen.

Det er nettopp det du vil. Men det betyr også: et e-postprogram kan opprette mapper på serveren som du ikke hadde tenkt deg. Og hvis to programmer er uenige om hva en mappe skal hete, ender du opp med to.

Noen ting du bør vite om mapper på en IMAP-server:

• Innboksen heter alltid INBOX på serveren. Det er den eneste mappen med et fast navn. Programmet ditt oversetter det til «Innboks», «Inbox» eller lignende.
• Alle andre mapper har et fritt navn. Serveren kjenner ikke til noen «ekte» Sendt-mappe, med mindre den selv angir det (se nedenfor).
• Undermapper skilles med et tegn, vanligvis et punktum eller en skråstrek: INBOX.Offertes eller Offertes/2026. Dette ser du sjelden, men det forklarer hvorfor enkelte programmer legger alle mapper under innboksen.
• Et program viser noen ganger bare mappene det er abonnert på. En mappe som finnes på serveren, men som du ikke abonnerer på, virker da forsvunnet.

Problemet med spesialmappene

E-postprogrammet ditt trenger noen mapper for å fungere:

Hvert program har sine egne foretrukne navn. Apple Mail bruker andre navn enn Outlook, og Outlook igjen andre enn Gmail-appen. Setter du opp mailboksen din på tre enheter uten å passe på, kan det gå slik:

• Outlook legger sendt e-post i Sent Items.
• iPhonen din legger sendt e-post i Sent Messages.
• Webmailen legger sendt e-post i Sent.

Da har du tre Sendt-mapper, og på hver enhet ser du bare en del av det du har sendt. Det er den vanligste klagen om IMAP: «jeg ser ikke på telefonen min det jeg har sendt fra datamaskinen min».

Løsningen: special-use

Siden 2011 finnes det en utvidelse av IMAP der serveren selv angir hvilken mappe som brukes til hva: special-use (RFC 6154). Serveren sier da for eksempel «denne mappen heter Sent og har funksjonen \Sent». Et moderne e-postprogram overtar dette og lager ikke lenger sin egen mappe.

De fleste mailservere støtter dette, og de fleste programmer også. Men det går fortsatt ofte galt ved:

• en mailboks som har eksistert i flere år, og der gamle programmer allerede har laget egne mapper;
• en mailboks som er flyttet fra en annen leverandør, der mappene het noe annet;
• programmer du har satt opp manuelt før serveren tilbød special-use;
• POP3 (der finnes ingen mapper på serveren, så hver enhet lagrer sin egen Sendt-mappe lokalt).

Koble mappene riktig selv

Har du allerede doble mapper, eller er du i tvil? Da velger du én mappe per funksjon og forteller hvert program hvilken mappe det er. Velg helst den mappen serveren selv peker ut. Den kjenner du igjen i webmailen: der ligger Sendt-mappen vanligvis øverst med et eget ikon.

Hvor stiller du inn dette?

• Thunderbird: Kontoinnstillinger, kontoen din, Kopier og mapper (Sendt, Kladder, Arkiv) og Serverinnstillinger (hva som skjer med slettede meldinger, og til hvilken mappe).
• Apple Mail på Mac: Innstillinger, Kontoer, kontoen din, Mailboksatferd (Mailbox Behaviors). På iPhone: Innstillinger, Mail, Kontoer, kontoen din, selve kontoen, Avansert (Advanced), og deretter velge mappen på serveren for hver funksjon.
• Klassisk Outlook: for en IMAP-konto velger du i kontoinnstillingene (Flere innstillinger, Avansert) banen til hovedmappen og mappen for slettede elementer. For sendte elementer har klassisk Outlook i mange versjoner ikke noe valg: den bruker mappen serveren peker ut, og ellers sin egen.
• Gmail-appen: bruker mappen serveren peker ut; du kan ikke stille inn dette per mappe.

Deretter flytter du e-posten fra de overflødige mappene til den valgte mappen, og sletter de tomme mappene. Gjør dette på én enhet (helst webmailen eller datamaskinen) og vent til de andre enhetene tar det over.

Sletting foregår i to trinn

Med IMAP er sletting egentlig å sette et flagg. En melding får merkingen slettet (\Deleted), men ligger fortsatt på serveren. Først når programmet gir kommandoen expunge, er den virkelig borte. De fleste programmer gjør det slik:

1. Du trykker på Slett. Programmet flytter meldingen til Papirkurven (i praksis: den kopieres til Papirkurven og originalen merkes som slettet).
2. Originalen slettes permanent (expunge) umiddelbart eller når du avslutter programmet.
3. Først når du tømmer Papirkurven, er meldingen borte fra serveren.

Noen programmer er stilt inn annerledes. Da ser du meldinger med en strek over seg som bare ikke forsvinner: de er merket, men aldri slettet permanent. Og de telles fortsatt med i lagringsplassen din. Se da i programmet ditt etter Komprimer mappe (Compact folder) (Thunderbird), Tøm slettede meldinger eller en innstilling som «slett slettede elementer permanent når du forlater mappen».

Viktig: sletting på én enhet er sletting på alle enheter. Det er selve poenget med IMAP. Vil du fjerne en melding fra telefonen din, men beholde den på datamaskinen, går ikke det med IMAP. Det eneste du kan gjøre, er å synkronisere en kortere periode på telefonen (se nedenfor).

Er noe likevel borte? Mange leverandører tar sikkerhetskopier som en mailboks eller mappe kan gjenopprettes fra, men som regel bare for en begrenset periode. Ikke regn det som et arkiv.

Hvor mye synkroniserer du?

Et e-postprogram trenger ikke hente ned alt. På telefonen er det ofte greit å bare synkronisere de siste ukene, eller bare la innboksen pushes. Det sparer plass og batteri. Det endrer ingenting på serveren: den gamle e-posten ligger fortsatt der, du ser den bare ikke på den enheten.

På datamaskinen lager de fleste programmer en frakoblet kopi av mailboksen (Outlook i en .ost-fil, Thunderbird og Apple Mail i sin egen mappe). Det er en kopi, ikke en sikkerhetskopi: sletter du noe på serveren, forsvinner det også fra den frakoblede kopien. Et ekte lokalt lagringssted er en mappe du selv lager under Lokale mapper (Local Folders) (Thunderbird), På min Mac (On My Mac) (Apple Mail) eller i en .pst-datafil (Outlook). Det du drar dit, ligger ikke lenger på serveren. Mer om dette i leksjon 3.2.

I praksis: slik ser det ut i et panel

I webmailen til WebOké (Roundcube) ser du til venstre alle mappene på serveren. Under Innstillinger, Mapper (Folders) kan du opprette, gi nytt navn til, slette mapper og slå abonnement på eller av. Under Innstillinger, Preferanser, Spesialmapper ser du hvilken mappe som brukes som Sendt, Kladder, Papirkurv og Spam. Hos andre leverandører fungerer det på lignende måte; webmailen heter kanskje noe annet der, men nesten all webmail har en slik mappeadministrasjon.

Oppsummering

• Med IMAP ligger også mappene dine på serveren. Hver enhet ser de samme mappene.
• Bare INBOX har et fast navn. Sendt, Papirkurv, Kladder og Spam heter forskjellig fra program til program, med mindre serveren selv peker dem ut (special-use, RFC 6154).
• Doble Sendt-mapper løser du ved å velge én mappe per funksjon og sette alle programmene på den.
• Sletting med IMAP er å merke og deretter slette permanent (expunge). Merkede meldinger telles fortsatt med i lagringsplassen din.
• En frakoblet kopi er ingen sikkerhetskopi; en lokal mappe er derimot et eget lagringssted.

Quiz

Oppgave

Oppgave O3.1: Gå gjennom mappene dine. Åpne mailboksen din i webmailen og på hver enhet du bruker den på. Noter for hver enhet hvilken mappe den bruker for Sendt, Papirkurv, Kladder og Spam. Har du doble mapper? Velg én per funksjon, sett alle enhetene på den, flytt e-posten og slett de tomme mappene. Fyll deretter ut sjekklisten og svar på spørsmålet: hvilken mappe pekte serveren selv ut, og hvordan kjente du den igjen?

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for panelene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• DirectAdmin-veiledning 8.7: IMAP eller POP3: hva er forskjellen?
• IMAP eller POP3: hva er forskjellen, og hvilken bør du velge?
• DirectAdmin-veiledning 18.11: En e-post er ved et uhell slettet
• Hente tilbake mailboks eller slettede e-poster fra sikkerhetskopi
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)