Arkivering: en arkivmappe på serveren eller en pst-fil

Vil du rydde i innboksen, men ta vare på gammel e-post? Da kan du arkivere den. Med en e-postadresse fra WebOké har du to muligheter. Forskjellen er hvor e-posten din ligger etterpå.

Metode 1: en arkivmappe på serveren (anbefalt)

Opprett en mappe under e-postadressen din i Outlook, for eksempel Arkiv eller Arkiv 2025, og dra gammel e-post dit. Mappen ligger på serveren vår.

• Du ser arkivet på alle datamaskiner, på telefonen og i webmailen.
• Det er med i sikkerhetskopiene av pakken din.
• Det teller med i lagringsplassen til postkassen din (se Mapper, sendt e-post og en full postkasse).

Mange versjoner av Outlook har også en Arkiver-knapp. Den flytter en melding til en arkivmappe. Med en IMAP-konto spør Outlook noen ganger først hvilken mappe det skal være. Velg da en mappe under e-postadressen din, ikke en mappe på datamaskinen.

Metode 2: en pst-fil på datamaskinen din

Klassisk Outlook kan legge e-post i en Outlook-datafil, en fil som slutter på .pst. Filen ligger på datamaskinen din, ikke på serveren vår.

• Dette er nyttig hvis postkassen blir full og gammel e-post ikke lenger trenger å ligge på serveren.
• Men: denne e-posten ser du bare på denne datamaskinen. Ikke på telefonen, ikke i webmailen.
• Blir datamaskinen ødelagt eller filen skadet, mister du e-posten. Pst-filen er ikke med i sikkerhetskopiene våre. Ta derfor sikkerhetskopi av den selv (se Strategi for sikkerhetskopiering: 3-2-1-regelen for din egen bedrift).

I klassisk Outlook lager du en pst-fil via File, Open & Export og deretter Import/Export, med valget om å eksportere til en fil. I tillegg finnes funksjonen AutoArchive, som flytter gammel e-post automatisk til en pst-fil. Slå den bare på hvis du vet hvor filen ligger og har en sikkerhetskopi av den.

Pst-filer og nye Outlook

Nye Outlook kan bare bruke pst-filer i begrenset grad. Microsoft oppgir blant annet som krav at klassisk Outlook også er installert på datamaskinen, og at du har et abonnement på Microsoft 365. Vil du bytte, flytter du først e-posten fra pst-filene tilbake til en mappe på serveren i klassisk Outlook. Da dukker den opp i nye Outlook av seg selv.

Tips: Klassisk Outlook lagrer også en IMAP-konto i en fil som slutter på .ost. Den er bare en kopi av det som ligger på serveren. Blir filen skadet, kan Outlook hente alt på nytt fra serveren. En .pst er noe annet: der ligger e-posten ofte bare i den filen.