Fakturaer og regnskap

Modul 5: Plikter og vilkår · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare når en nettbutikk må lage en faktura, hva den skal inneholde i hvert land, hvordan du fører tilbakebetalinger i regnskapet og hvor lenge du oppbevarer alt. Du kan også velge hvordan du får fakturaer ut av WooCommerce.

Nøkkelbegreper: faktura, kassakvittering, fakturakrav, fortløpende fakturanummer, forenklet faktura, kreditnota, OSS og fakturaer, leveranse til en bedrift i et annet EU-land, e-faktura (B2B), Peppol, oppbevaringsplikt, kobling til regnskapsprogram

Denne leksjonen forklarer reglene slik de gjelder 9. november 2026. Den er ikke juridisk eller skattefaglig rådgivning. Er du i tvil om din situasjon, spør en jurist, bransjeorganisasjonen din eller regnskapsføreren din.

Må en nettbutikk egentlig lage fakturaer?

Det kommer an på hvem som kjøper, og hvor.

• Til bedrifter (B2B) må du i EU utstede en faktura. Uten faktura kan bedriftskunden ikke trekke fra merverdiavgiften (mva.).
• Til forbrukere (B2C) i ditt eget land er en faktura for mva. som regel ikke påkrevd; en ordrebekreftelse eller kassakvittering er ofte nok. Mange kunder forventer likevel en faktura, og for ditt eget regnskap er et fortløpende nummerert dokument praktisk.
• Fjernsalg til forbrukere i andre EU-land (leksjon 4.2): Deltar en nederlandsk nettbutikk i EUs ordning for én kontaktflate (One Stop Shop, OSS) i Nederland, gjelder de nederlandske fakturareglene, og den trenger ikke utstede faktura for mva., ifølge Belastingdienst (den nederlandske skatteetaten). Leverer butikken mva.-meldingen i det andre landet selv, gjelder fakturareglene i det landet. En norsk nettbutikk bruker ikke OSS: Norge er ikke med i EU, og ved salg av varer til forbrukere i EU gjelder EUs importregler (blant annet IOSS for sendinger opp til 150 euro); snakk med regnskapsføreren din.

En forenklet faktura (færre opplysninger) er i Nederland tillatt opp til € 100 (≈ 1 053 kr) inkludert mva., men ikke ved leveranser til bedrifter i andre EU-land, fjernsalg og noen andre grenseoverskridende tilfeller.

Hva en faktura skal inneholde

Kravene kommer fra EUs mva.-direktiv og er nesten like i alle EU-land. En oversikt:

For Belgia gjelder de samme europeiske hovedlinjene; la regnskapsføreren din bekrefte hva som skal stå på i ditt tilfelle, særlig når det gjelder foretaksnummeret og omvendt avgiftsplikt. Norge er ikke med i EU, så her gjelder norske regler: en MVA-registrert bedrift oppgir organisasjonsnummer + MVA (fra Brønnøysundregistrene), og regnskapsføreren din eller Skatteetaten kan bekrefte resten.

Ved en leveranse til en bedrift i et annet EU-land (leksjon 4.1) skal også kundens MVA-nummer og en merknad om omvendt avgiftsplikt stå på fakturaen.

Tilbakebetalinger og kreditnotaer

Har du laget en faktura, og kunden angrer kjøpet (leksjon 5.2) eller du betaler tilbake en del, endrer du ikke den gamle fakturaen. Du lager en kreditnota: et nytt dokument med eget nummer, en henvisning til den opprinnelige fakturaen og negative beløp. Slik blir nummereringen uten hull, og mva.-meldingen stemmer: mva. fra kreditnotaen trekkes fra igjen i perioden for tilbakebetalingen.

Fallgruver:

• Å slette en faktura eller nummerere på nytt. Da oppstår et hull i serien, og det blir lagt merke til ved en kontroll.
• Å gjøre en tilbakebetaling i WooCommerce uten å lage kreditnota. WooCommerce registrerer tilbakebetalingen på bestillingen, men regnskapet ditt vet ingenting om den hvis det ikke finnes en kobling.
• Å la en testbestilling med et ekte fakturanummer bli stående. Bruk en annen nummerserie i testbutikken, eller slå av fakturalaging der.

Slik får du fakturaer ut av WooCommerce

WooCommerce lager ikke faktura-pdf som standard, og heller ikke fortløpende fakturanumre: bestillingsnummeret er et internt nummer som ikke alltid er fortløpende (kansellerte og mislykkede bestillinger får også et nummer). Du har tre veier:

1. En fakturautvidelse som ved en bestemt status (vanligvis "Pågående" eller "Fullført") lager en pdf med eget fortløpende nummer og legger den ved e-posten. Velg en som kan lage kreditnotaer og lar deg bestemme nummereringen selv.
2. En kobling til regnskapsprogrammet ditt: bestillingen sendes til regnskapsprogrammet, som lager og sender fakturaen. Da ligger alt på ett sted, inkludert OSS-oversikter per land og mva.-sats. Mange regnskapsprogrammer har en WooCommerce-kobling.
3. Betalingsleverandøren eller en ekstern tjeneste som lager fakturaer. Kontroller at nummereringen og opplysningene oppfyller kravene.

Vurder hver utvidelse eller kobling som i WordPress-kurset, leksjon 5.3, og spør regnskapsføreren din hvilken vei som passer regnskapet ditt. Hos Theehuis Example lager regnskapsprogrammet fakturaene; butikken sender bare bestillingsdataene videre. Slik har Theehuis én nummerserie og en oversikt over salget per EU-land til OSS-meldingen.

E-fakturaer mellom bedrifter

Selger du også til bedrifter, må du være oppmerksom på e-fakturering: en faktura i et strukturert format som en datamaskin kan lese (ikke pdf).

• Belgia: siden 1. januar 2026 er e-fakturaer mellom belgiske mva.-pliktige bedrifter påbudt, i praksis via Peppol-nettverket (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Tyskland: mellom bedrifter som er etablert i Tyskland, er e-faktura normen (§ 14 UStG); bedrifter må kunne motta dem, og sending blir påbudt i faser.
• Nederland: (per november 2026) ennå ingen generell plikt mellom bedrifter.

For forbrukere endres ingenting: de får fortsatt en pdf eller en bekreftelse. Selger du til belgiske eller tyske bedrifter, spør regnskapsprogrammet ditt om det kan sende e-fakturaer. Hva som gjelder for e-faktura i Norge, kan regnskapsføreren din eller Skatteetaten svare på.

Hvor lenge du oppbevarer

Oppbevaring betyr også å holde alt lesbart og mulig å finne igjen, også hvis du bytter butikkprogramvare eller fjerner en utvidelse. Eksporter fakturaer jevnlig til regnskapet eller arkivet ditt. Og samordne det med oppbevaringstidene i WooCommerce (leksjon 2.3 og 5.5): anonymiserer du fullførte bestillinger etter noen år, må fakturaopplysningene være lagret et annet sted. I Norge er oppbevaringstiden 5 år (bokføringsloven).

Oppsummering

• Til bedrifter alltid faktura; til forbrukere i eget land som regel ikke påkrevd; innenfor OSS gjelder de nederlandske reglene for en nederlandsk butikk, og det trengs ingen faktura for mva. En norsk nettbutikk bruker ikke OSS, men EUs importregler (blant annet IOSS) ved salg til forbrukere i EU.
• På en faktura: dato, fortløpende nummer, opplysninger om begge parter, MVA-nummer, hva og når det ble levert, beløp per sats og mva.; i Tyskland etter § 14 Abs. 4 UStG.
• Tilbakebetaling betyr en kreditnota med henvisning, aldri å slette en faktura.
• WooCommerce lager ikke fakturaer selv: velg en utvidelse, en kobling til regnskapsprogrammet eller en tjeneste.
• Oppbevaring: Nederland 7 år, Belgia 10 år for mva., Tyskland 8 år for fakturaer, Norge 5 år (bokføringsloven).

Quiz

Oppgave

Oppgave D5.6: Gå gjennom fakturaen din. Lag en testbestilling og fakturaen i testbutikken din (eller, hvis du ikke lager fakturaer til forbrukere, bekreftelsen kunden får). Sammenlign den med fakturakravene for landet ditt fra denne leksjonen. Kryss av: alle påkrevde opplysninger gjennomgått; fortløpende nummerering kontrollert (også etter en kansellert bestilling); kreditnota ved tilbakebetaling ordnet; oppbevaringstid og oppbevaringssted fastsatt; OSS-situasjonen din tatt med.

Svar: Hvilke opplysninger manglet, og hvordan løser du det? Hvordan lager du fakturaer: utvidelse, regnskapsprogram eller betalingsleverandør, og hvorfor? Hva skjer ved en tilbakebetaling, fra WooCommerce til regnskapet ditt? Hvor lenge og hvor oppbevarer du fakturaene, også hvis du en dag bytter butikkprogramvare?

Les mer

• Hvilke krav må fakturaer oppfylle? (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Forenklet faktura (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Oppbevare fakturaene dine (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Fjernsalg innenfor EU og OSS (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-fakturering i Belgia (FOD Financiën, nederlandsk): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (tysk): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (tysk): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Gratis WordPress-kurs 5.3: Velge og vurdere utvidelser