Generelle innstillinger, kontoer og personvern

Modul 2: Installere og sette opp · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du bevisst stille inn butikkadressen, landene, valutaen, kundekontoene og oppbevaringstidene for personopplysninger, og du vet hvilke følger hvert valg får.

Nøkkelbegreper: butikkadresse, salg til land, frakt til land, standard kundeplassering, geolokalisering, valuta og format, gjestebestilling, opprette konto i kassen, lenke for å sette passord, forespørsel om sletting av data, oppbevaringstider, personverntekst ved registrering og i kassen

De generelle innstillingene: grunnlaget for alt

Under WooCommerce > Innstillinger > Generelt (General) finner du innstillinger du setter riktig én gang og deretter sjelden rører. Nettopp derfor går det ofte galt her: et feil valg i første uke merker du først måneder senere, for eksempel når mva. på fakturaene ikke stemmer.

Butikkadressen. Adressen der bedriften din holder til. WooCommerce bruker den som grunnlag for mva.-beregningen (leksjon 4.1) og for enkelte fraktintegrasjoner. Landet velger du allerede i veiviseren (leksjon 2.1); her fyller du inn hele adressen. Denne adressen vises ikke automatisk på nettstedet ditt: informasjonen en besøkende skal kunne finne, ordner du separat (leksjon 5.1).

Salg til og frakt til. Du stiller inn hvilke land du selger til (alle land, alle land unntatt noen få, eller en liste) og i tillegg hvilke land du sender til. Det er to forskjellige spørsmål. Theehuis Example selger den digitale oppskriftsboken til alle i EU, men sender tekanner bare til Nederland, Belgia og Tyskland. Butikken velger derfor "bestemte land: alle EU-land" for salg og "Nederland, Belgia, Tyskland" for frakt. En kunde fra Østerrike kan da kjøpe oppskriftsboken, men ser ingen fraktmulighet for en tekanne.

Hvorfor ikke bare "alle land"? Fordi hvert land du selger til, får følger: mva. (leksjon 4.2), fraktkostnader (leksjon 4.3), språket i vilkårene dine og reglene i det landet (modul 5). Selg bare dit planen din (leksjon 1.3) er klar for. Du må dessuten gjøre det tydelig i starten av bestillingsprosessen om det finnes leveringsbegrensninger (leksjon 5.1).

Standard kundeplassering. Før en besøkende fyller inn adressen sin, vet ikke WooCommerce hvor han bor. Du velger hva butikken da antar:

• Ingen plassering: priser og frakt beregnes først når kunden fyller inn en adresse.
• Butikkens land: WooCommerce antar at den besøkende bor i ditt land.
• Geolokalisering: WooCommerce gjetter landet ut fra IP-adressen. Til det bruker den en database fra en ekstern tjeneste, som du må be om og fylle inn en (gratis) nøkkel til.
• Geolokalisering med støtte for sidebuffer: samme gjetting, men via en ekstra forespørsel fra nettleseren, slik at en sidebuffer ikke viser samme land til alle.

Vanlig geolokalisering og en sidebuffer passer dårlig sammen. Bufferen lagrer siden slik den første besøkende så den, med prisene og meldingene for vedkommendes land, og gir den til alle. Bruker du en sidebuffer (leksjon 6.4) og vil ha geolokalisering, velg da varianten med støtte for hurtigbuffer. For de fleste nederlandske, belgiske og tyske nettbutikker er "butikkens land" enkelt og godt nok.

Valuta og format. Valuta, plassering av valutasymbolet, skilletegn for tusener og desimaler, antall desimaler. For Nederland og Tyskland er det vanlig: euro, symbol til venstre (Nederland) eller til høyre (Tyskland), punktum for tusener, komma for desimaler, to desimaler. Sett aldri antall desimaler til 0 "fordi du bare tar hele euro": mva.-beregningen trenger ørene.

Kundekontoer: gjest eller konto?

Under WooCommerce > Innstillinger > Kontoer og personvern (Accounts & Privacy) velger du hvordan kundene bestiller.

Bestille som gjest. Kunden fyller inn opplysningene sine og bestiller, uten konto. Det er raskest for kunden og gir færrest personopplysninger du må beskytte. En obligatorisk konto er en av de mest kjente grunnene til at folk avbryter en bestilling.

Opprette konto i kassen eller på Min konto. Praktisk for faste kunder: se tidligere bestillinger, lagre adresser, hente nedlastinger på nytt (leksjon 3.3). Men hver konto er en innlogging som kan misbrukes, og en samling personopplysninger du lagrer så lenge kontoen finnes.

For Theehuis Example er valget: bestille som gjest er tillatt, og å opprette en konto i kassen er et fritt valg for kunden. For en nettbutikk med abonnementer eller nedlastinger som skal kunne hentes på nytt senere, er en konto mer logisk.

Passord. La WooCommerce sende en lenke ved ny konto, slik at kunden selv velger et passord, i stedet for et generert passord i e-posten. Et passord i en e-post blir liggende i en innboks i årevis.

Vær oppmerksom på en sammenheng med angreknappen fra leksjon 5.3: en kunde kan ikke pålegges å ha en konto for å angre kjøpet. Hvis gjester kan bestille, må gjester også kunne angre kjøpet.

Personvern: hva WooCommerce kan gjøre for deg

WooCommerce behandler personopplysninger: navn, adresser, telefonnumre, bestillinger. De generelle reglene i GDPR, som en personvernerklæring og en behandlingsprotokoll, står i WordPress-kurset, leksjon 9.3. Her handler det om innstillingene WooCommerce selv tilbyr.

Forespørsler om sletting av data. WordPress har et verktøy for å slette personopplysningene til en person (Verktøy > Slett personlige data). Under Kontoer og personvern velger du om det også skal fjerne data fra bestillinger og om tilgangen til nedlastinger skal oppheves. Tenk deg om før du slår dette på: data du må oppbevare for skattemyndighetene (i Norge Skatteetaten; fakturaer, leksjon 5.6), kan du ikke bare slette, heller ikke på forespørsel. Slettingen i WooCommerce anonymiserer bestillingen; sørg for at dataene du må oppbevare, da ligger i regnskapet ditt.

Personverntekster. Du kan stille inn en kort tekst som vises ved registrering og i kassen, med en lenke til personvernerklæringen din (leksjon 5.5). Skriv én eller to setninger der, ikke en hel erklæring.

Oppbevaringstider. Dette er delen som oftest hoppes over. WooCommerce kan rydde bort personopplysninger automatisk etter en tid du velger, per type:

GDPR sier at du ikke skal lagre data lenger enn nødvendig. Skattereglene sier at du må oppbevare regnskapet ditt i et visst antall år: i Nederland 7 år, i Belgia 10 år for merverdiavgift, i Tyskland 8 år for fakturaer (leksjon 5.6). I Norge er oppbevaringstiden 5 år (bokføringsloven). Disse to reglene kolliderer ikke, så lenge du vet hvor du lagrer hva. Theehuis Example lar WooCommerce anonymisere fullførte bestillinger etter noen år, fordi fakturaene ligger i regnskapsprogrammet og blir liggende der i 7 år. Oppbevarer du regnskapet ditt bare i WooCommerce, velg da ikke en kortere tid enn oppbevaringsplikten din.

Som standard er alle tidene tomme: da lagrer WooCommerce alt for alltid. Det er det enkleste og det dårligste valget.

I praksis: slik ser det ut i WooCommerce

Med andre temaer og leverandører fungerer det likt; dette er innstillinger i WooCommerce selv.

1. WooCommerce > Innstillinger > Generelt: fyll inn butikkadressen. Velg bare landene fra planen din for salg og frakt. Velg en standardplassering; bruker du en sidebuffer, velg da ikke vanlig geolokalisering.
2. Kontroller valuta og format nederst.
3. Kontoer og personvern: slå bestilling som gjest av eller på; opprette konto i kassen; velg en lenke for å sette passordet.
4. Velg ved sletting av data om bestillinger og nedlastinger skal tas med, og skriv ned hvor du lagrer dataene du må oppbevare av skattehensyn.
5. Fyll inn personverntekstene med en lenke til personvernerklæringen din.
6. Fyll inn oppbevaringstidene, med en begrunnelse for hver tid.

Oppsummering

• Butikkadressen er grunnlaget for mva.; salg til og frakt til er to separate valg. Velg bare land du er klar for.
• Vanlig geolokalisering og en sidebuffer kolliderer; velg da varianten med støtte for hurtigbuffer eller butikkens land.
• Bestilling som gjest er raskt og gir færre data; en konto er praktisk for faste kunder. La kundene selv velge passord via en lenke.
• Fyll inn oppbevaringstidene: som standard lagrer WooCommerce alt for alltid.
• Sletting på forespørsel og anonymisering må ikke bryte den skattemessige oppbevaringsplikten din: vit hvor du lagrer hva. I Norge er oppbevaringstiden 5 år (bokføringsloven).

Quiz

Oppgave

Oppgave D2.3: Kontoer og oppbevaringstider. Legg inn innstillingene fra denne leksjonen i (test)butikken din. Dette er en gjør-det-selv-oppgave: du krysser av selv og svarer på spørsmålet.

Kryss av:

• butikkadresse og land (salg og frakt) stilt inn;
• valuta og format kontrollert;
• bestilling som gjest bevisst slått på eller av;
• opprette konto i kassen bevisst valgt;
• passord via lenke stilt inn;
• oppbevaringstider fylt inn under Kontoer og personvern.

Svar: hvilke oppbevaringstider har du valgt for inaktive kontoer, mislykkede, kansellerte og fullførte bestillinger, og hvorfor? Tenk på oppbevaringsplikten fra leksjon 5.6.

Etter "ferdig" ser du modellsvaret: fullførte bestillinger skal ikke oppbevares kortere enn den skattemessige oppbevaringsplikten, med mindre dataene ligger et annet sted (for eksempel i regnskapet ditt); inaktive kontoer bør ryddes bort; en begrunnelse for hvert valg.

Les mer

• Gratis WordPress-kurs 9.3: GDPR: informasjonskapsler, skjemaer og personvernerklæring
• Er dette en datalekkasje, og må jeg melde det?
• Gratis WordPress-kurs 6.2: Caching
• Innstillinger i WooCommerce (woocommerce.com, engelsk): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Oppbevare fakturaer (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren