Lager og produkter i bulk

Modul 3: Produkter · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du stille inn lageret i WooCommerce bevisst (administrasjon, reservering, varsler, restordre, utsolgte produkter) og eksportere og importere produkter trygt i bulk med en CSV-fil.

Nøkkelbegreper: lageradministrasjon, lager per produkt eller per variant, reservere lager (Hold stock), grense for lav lagerbeholdning, grense for utsolgt, lagervarsler, restordre (backorders), skjule utsolgte produkter, lagervisning, CSV-eksport, CSV-import, oppdatere eksisterende produkter, tegnsett (UTF-8), skilletegn, koblinger mot kassesystem eller grossist

Hvorfor lager er mer enn et tall

Et lagertall virker enkelt: du har tolv tekanner, tolv går ut døren, og så er det tomt. I en nettbutikk skjer ting samtidig. To kunder legger den siste tekannen i handlekurven. En kunde begynner å betale og ombestemmer seg halvveis. Du selger den samme tekannen også i den fysiske butikken eller på et marked. Et feil innstilt lager fører til det verste som kan skje en butikk: en betalt bestilling du ikke kan levere. Det koster deg en tilbakebetaling, en sint kunde og noen ganger en dårlig anmeldelse.

WooCommerce har en rekke innstillinger for dette. Du finner dem under WooCommerce > Innstillinger > Produkter > Lager (Inventory), og per produkt i fanen Lager.

Innstillingene én for én

Administrer lager (Enable stock management) er slått på som standard. Per produkt velger du deretter om WooCommerce skal holde oversikt over antallet. Uten antall setter du bare statusen: på lager, utsolgt eller restordre. Det passer for produkter du lager på bestilling eller alltid kan levere. For et variabelt produkt velger du om lageret gjelder per variant eller for hele produktet (leksjon 3.2).

Reservere lager (minutter) (Hold stock), standard 60. Når en kunde begynner i kassen, oppretter WooCommerce en bestilling med statusen Avventer betaling og setter varene til side. Er det ikke betalt etter dette antallet minutter, kansellerer WooCommerce den åpne bestillingen, og varene går tilbake på lager. For kort, og en kunde som må logge inn i banken sin, ser at bestillingen er kansellert. For lang, og en tekanne står låst en halv dag for noen som for lengst har gått. En time er rimelig for de fleste butikker. Merk: kanselleringen er en planlagt oppgave. Kjører ikke de planlagte oppgavene dine som de skal, blir ubetalte bestillinger hengende (leksjon 7.3).

Varsler (Notifications): en e-post ved lav lagerbeholdning, ved utsolgt og ved restordre, som standard til administratoradressen. Legg inn adressen til den som gjør innkjøpene.

Grense for lav lagerbeholdning (Low stock threshold), standard 2, og grense for utsolgt (Out of stock threshold), standard 0. Selger du også i en fysisk butikk og oppdaterer nettbutikken bare én gang om dagen? Sett da grensen for utsolgt til 1 eller 2. Da selger ikke nettbutikken det siste eksemplaret, som kanskje allerede er solgt i butikken.

Synlighet for utsolgte varer (Hide out of stock items from the catalog), av som standard. Å skjule dem holder butikksidene ryddige. Men et utsolgt produkt som kommer tilbake, mister da midlertidig plassen sin i kategorien. Selve produktsiden er fortsatt tilgjengelig. Leksjon 7.1 handler om hva det betyr for synligheten i søkemotorer.

Lagervisning (Stock display format): vis alltid antallet («12 på lager»), bare når det er lite («Bare 2 igjen på lager»), eller aldri. «Bare 2 igjen på lager» hjelper kunder å bestemme seg, men vis det bare når det stemmer; kunstig knapphet er villedende.

Restordre (Allow backorders?) per produkt: ikke tillat, tillat men varsle kunden, eller tillat. Å tillate restordre betyr at kunder kan kjøpe selv om du ikke har noe på lager. Det kan gå for et produkt du sikkert får inn i løpet av en uke. Gi da kunden beskjed (det midterste valget) og oppgi en realistisk leveringstid: leveringstiden er en del av informasjonen du gir før kjøpet (leksjon 5.1).

Koblinger og én sannhetskilde

Selger du flere steder (nettbutikk, butikk med kassesystem, en markedsplass), eller leverer en grossist direkte til kundene dine, får du fort to eller tre lagerlister. Velg én sannhetskilde: systemet som bestemmer den faktiske lagerbeholdningen. Som regel er det kassesystemet eller lagersystemet, og WooCommerce får antallene via en kobling. En slik kobling bruker SKU som nøkkel. Et produkt uten SKU, eller en SKU som er stavet annerledes i kassesystemet, blir ikke oppdatert. Derfor var SKU så viktig i leksjon 3.1.

Koblinger bruker som regel REST API-et til WooCommerce med en API-nøkkel. Gi en slik nøkkel bare de rettighetene som trengs (leksjon 2.4).

Produkter i bulk: eksportere og importere

For ti produkter jobber du i administrasjonen. For hundre prisendringer, en ny sesong eller et bytte fra et annet butikksystem bruker du den innebygde CSV-eksporten og -importen: knappene Eksporter (Export) og Importer (Import) over produktlisten under Produkter > Alle produkter.

En CSV-fil er en tekstfil med én linje per produkt og kolonner skilt med komma. Du åpner den i et regnearkprogram. Det er der det ofte går galt:

• Tegnsett. WooCommerce bruker UTF-8. Åpner regnearkprogrammet filen i et annet tegnsett, blir «é» til noe som «Ã©». Velg uttrykkelig UTF-8 når du åpner og lagrer.
• Skilletegn og desimaltegn. Med for eksempel nederlandske regionsinnstillinger bruker et regnearkprogram ofte semikolon som skilletegn og komma som desimaltegn. WooCommerce forventer punktum i priser (24.00). En pris «24,00» kan bli lest som noe annet. Sjekk noen linjer i en tekstredigerer før du importerer.
• Tomme kolonner. Ved oppdatering kan en tom celle bety at en verdi blir tømt. Fjern helst kolonner du ikke vil røre, helt fra filen.
• Varianter. Hver variant er en egen linje, med en henvisning til hovedproduktet.

Ved import velger du Oppdater eksisterende produkter (Update existing products). WooCommerce leter da etter et eksisterende produkt via ID eller SKU. Produkter som ikke finnes, hoppes over med dette valget. Uten dette valget oppretter importen nye produkter, og en SKU som allerede finnes, gir en feil.

Jobb trygt: først i det små, først et annet sted

En import kan endre hundrevis av produkter med ett klikk. Derfor:

1. Ta en sikkerhetskopi (WordPress-kurset, leksjon 8.1), eller jobb først i testbutikken din (leksjon 2.1).
2. Eksporter først, slik at du har en fil med dagens tilstand.
3. Test med en fil med én linje. Sjekk produktet i administrasjonen og på nettstedet.
4. Bruk deretter hele filen.
5. Store filer kan treffe opplastingsgrensen eller tidsgrensen i PHP. Del dem opp, eller spør leverandøren av webhotellet ditt om PHP-innstillingene (kunnskapsbasen 200).

Oppsummering

• Lageradministrasjon hindrer betalte bestillinger du ikke kan levere.
• Reservere lager (standard 60 minutter) holder av varer mens kunden betaler; kanselleringen etterpå er en planlagt oppgave.
• Grenser, varsler, synlighet og restordre stiller du inn bevisst, med en ærlig leveringstid.
• Velg én sannhetskilde og bruk SKU som nøkkel for koblinger.
• CSV-import: UTF-8, punktum som desimaltegn, eksporter først, test med én linje, oppdater via ID eller SKU.

Quiz

Oppgave

Oppgave D3.4: Eksportere og importere. Gjør dette i testbutikken din eller etter en fersk sikkerhetskopi.

Steg:

1. Eksporter alle produktene dine til en CSV-fil med knappen Eksporter over produktlisten (Produkter > Alle produkter).
2. Åpne filen i et regnearkprogram og velg UTF-8. Se hvilket skilletegn og hvilket desimaltegn du ser.
3. Lag en ny fil med bare kolonnene ID (eller SKU) og Lager, med ett produkt. Endre lagerbeholdningen.
4. Importer den filen med knappen Importer over produktlisten, med Oppdater eksisterende produkter slått på.
5. Sjekk produktet i administrasjonen og i et privat vindu på nettstedet.
6. Gå gjennom lagerinnstillingene dine under WooCommerce > Innstillinger > Produkter > Lager.

Sjekkliste (obligatorisk): sikkerhetskopi eller testbutikk; eksport laget; filen åpnet med riktig tegnsett; én linje endret; bare den linjen importert med «oppdater eksisterende produkter»; resultatet kontrollert.

Svar på:

1. Hvilken kolonne brukte WooCommerce for å finne produktet igjen: ID eller SKU?
2. Hva gikk galt eller nesten galt (tegn, desimaltegn, tomme kolonner)?
3. Hvilke lagerinnstillinger bruker du (reservere lager, grenser, varsler, restordre), og hvorfor?

Et godt svar nevner ID eller SKU som nøkkel, en konkret felle du møtte eller unngikk, og for hver innstilling en begrunnelse som passer til butikken din.

Les mer

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, engelsk): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Gratis WordPress-kurs 8.1: Sikkerhetskopier: hva, hvor og hvor ofte
• Opplasting mislyktes: øk upload_max_filesize og max_execution_time
• DirectAdmin-veiledning 18.5: For stor opplasting (feil 413) eller tidsavbrudd

Stegene i kunnskapsbasen og veiledningen gjelder for panelene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.