Lage brev fra en adresseliste (brevfletting)

En invitasjon eller påminnelse til alle kundene dine, med riktig navn og adresse i hvert brev. I Word heter dette Utskriftsfletting. Du trenger to ting: en adresseliste og et brev.

Adresselisten

Lag et regneark i Calc, Excel eller Euro-Office. Skriv kolonnenavnene i første rad, for eksempel Hilsning, Navn, Firma, Adresse, Postnummer, Poststed. Hver rad under er én mottaker. Ikke la det stå tomme rader. Lagre listen som ods eller xlsx.

I LibreOffice Writer

Steg 1: koble til adresselisten

1. Åpne brevet og velg Verktøy > Veiviser for brevfletting ....
2. Velg Bruk det gjeldende dokumentet og klikk på Neste. Velg Brev og klikk på Neste.
3. Ved adresselisten klikker du på Velg en annen adresseliste ... (eller Velg adresseliste), klikker på Legg til ... og velger regnearket ditt. Velg arket med adressene og klikk på OK.
4. Skriver du adressen og hilsningen selv i brevet (steg 2), fjerner du haken ved Dette dokumentet skal inneholde en adresseblokk og ved hilsningen. Klikk på Fullfør.

Steg 2: sett inn felt i brevet

1. Velg Vis > Datakilder. Øverst ser du adresselisten din.
2. Dra kolonneoverskriften, for eksempel Navn, til riktig sted i brevet. Det vises et felt <Navn>. Gjør dette for alle feltene, og skriv selv inn mellomrom og linjeskift mellom dem.

Steg 3: flett

Etter veiviseren vises verktøylinjen Brevfletting. Med pilene blar du gjennom mottakerne. Velg deretter:

• Skriv ut flettet dokument: alle brevene sendes til skriveren;
• Lagre et sammenslått dokument: som ett dokument eller som separate filer, for eksempel som pdf;
• Rediger enkeltdokument: alle brevene i ett nytt dokument, så du kan se dem over.

Velger du Fil > Skriv ut ... uten veiviseren i et brev med felt, spør LibreOffice: Dokumentet inneholder felt fra en adressedatabase. Vil du skrive ut et formulærbasert brev? Velg Ja for å lage alle brevene.

Etiketter lager du med Fil > Ny > Etiketter. Velg merke og type etikettark, velg adresselisten din som database og sett feltene inn i etiketten.

I Euro-Office

1. Åpne brevet og gå til fanen Samarbeid. Klikk på Utskriftsfletting (Mail Merge) og velg Fra lagring (From Storage) for å hente adresselisten fra Nextcloud.
2. Sett markøren på riktig sted og klikk til høyre på Sett inn flettefelt (Insert Merge Field).
3. Se resultatet med Forhåndsvis resultater (Preview Results) og velg PDF, Docx eller E-post ved Flett til (Merge to).

Steg for steg i Lage brev fra en adresseliste. Trenger du fornavnet som eget felt i listen? Se Dele fornavn og etternavn fra én kolonne.