Kontorformater: OOXML, ODF og pdf

Modul 6: Filer og dokumenter · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare hva docx, odt og pdf egentlig er, hvorfor et dokument kan se annerledes ut etter en overgang, og du velger riktig format for samarbeid, utveksling og arkivering.

Nøkkelbegreper: filformat, åpen standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), gamle binære formater (doc, xls, ppt), pdf og PDF/A (ISO 19005), csv, skrifttype, metrisk identisk skrifttype, konvertering

Et dokument er en avtale

En fil er en rekke bytes. Først gjennom et filformat vet et program hva disse bytene betyr: dette er en overskrift, dette er fet skrift, dette er en tabell med tre kolonner. Hvis formatet er offentlig beskrevet og alle kan bruke det uten tillatelse eller lisens, snakker vi om en åpen standard (leksjon 2.2). Da kan ulike programmer lese og skrive samme fil, og du er ikke avhengig av én enkelt leverandør.

For kontordokumenter finnes det to store åpne standarder og ett format for å fastsette hvordan noe ser ut.

OOXML: docx, xlsx og pptx

Siden Office 2007 lagrer Microsoft Office dokumenter som standard som Office Open XML, forkortet OOXML. Du kjenner filtypene: docx, xlsx og pptx. Standarden er fastsatt som ECMA-376 og som internasjonal norm ISO/IEC 29500.

En docx er egentlig en zip-fil med et fast oppsett. Gi en kopi av offerte.docx et nytt navn til offerte.zip og pakk den ut. Da ser du blant annet:

[Content_Types].xml        hvilke deler som finnes
word/document.xml          teksten og formateringen
word/styles.xml            stilene
word/fontTable.xml         skrifttypene dokumentet bruker
word/media/                bildene
docProps/core.xml          tittel, forfatter, dato

To ting bør du vite. For det første har ISO/IEC 29500 en streng variant (Strict) og en romsligere (Transitional) som også har plass til gamle Word-særegenheter; Office skriver som standard Transitional-varianten. For det andre kan en docx inneholde deler som bare Microsoft Office forstår, som makroer i VBA (i docm og xlsm), ActiveX-knapper eller tillegg. Formatet er åpent, men ikke alt som kan ligge i det, fungerer overalt. Det er temaet for leksjon 6.5.

ODF: odt, ods og odp

OpenDocument Format (ODF) er utviklet av standardorganisasjonen OASIS og fastsatt som ISO/IEC 26300. Filtypene er odt (tekst), ods (regneark) og odp (presentasjon). Også en odt er en zip-fil. Den første delen heter mimetype og inneholder bokstavelig talt dokumenttypen, for eksempel application/vnd.oasis.opendocument.text. Innholdet ligger i content.xml, stilene i styles.xml.

ODF er det opprinnelige formatet til LibreOffice og pakkene som er bygget på det, som Collabora Online. Mange offentlige myndigheter i Europa oppgir ODF som foretrukket format for utveksling og arkivering. I Nederland står ODF på listen «følg eller forklar» («pas toe of leg uit») fra Forum Standaardisatie, i likhet med pdf og PDF/A, en nederlandsk ordning for offentlig sektor.

Hvilket format velger du?

Begge er åpne standarder. Den praktiske forskjellen ligger i hvem du samarbeider med og hvilket program du bruker.

Den viktigste regelen: velg ett hovedformat per filtype og hold deg til det. Hver gang en fil konverteres frem og tilbake (docx til odt til docx), kan noe forskyve seg.

Gamle formater: doc, xls og ppt

Filer fra før 2007 (doc, xls, ppt) er binære formater: ikke en zip med XML, men en egen filstruktur fra Microsoft. Moderne kontorpakker åpner dem fortsatt, men ikke alltid feilfritt, og de kan inneholde makroer uten at filtypen avslører det. Råd ved en overgang: konverter gamle filer du fortsatt bruker, til docx, xlsx eller pptx (eller ODF), og behold originalen som arkiv.

Pdf og PDF/A

En pdf er ment å fastsette hvordan noe ser ut, likt på alle enheter. Redigering er mulig, men ikke formålet. PDF/A (ISO 19005) er en strengere variant for arkivering: alle skrifttyper er inkludert i filen, det er ikke lov med eksterne referanser eller skript, slik at filen alene fortsatt kan leses om mange år. Velg PDF/A for alt du må oppbevare lenge, som årsregnskap.

Hvorfor et dokument kan se annerledes ut

Etter en overgang sier kollegaer fort: «det ser annerledes ut». Årsaken er nesten alltid skrifttypen. Et dokument oppgir skrifttypen sin (for eksempel Calibri), men selve skrifttypen ligger vanligvis ikke i filen. Programmet som viser dokumentet, må ha den skrifttypen selv. Har det ikke det, velger det en erstatning, og den har andre bokstavbredder. En linje går annerledes, en tabell blir bredere, en side forskyver seg.

For de mest kjente Microsoft-skrifttypene finnes det åpne kildekode-metrisk identiske erstattere: hver bokstav er nøyaktig like bred, bare formen er litt annerledes. Da flyter teksten din likt.

Skrifttyper som Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic eller en egen designprofil-skrifttype har ingen slik erstatning. Et nettbasert kontorprogram må da erstatte dem med noe som ligner, og da kan teksten flyte annerledes. Hos Bakkerij De Korrel gjaldt dette designprofil-skrifttypen på brevpapiret. Løsningen: få skrifttypen (hvis lisensen tillater det) installert hos leverandøren, eller velge en fri skrifttype i malen.

Andre ting som kan forskyve seg ved et formatbytte: topp- og bunntekster med felt, innholdsfortegnelser (må oppdateres på nytt), kommentarer og sporede endringer, innebygde objekter, og i regneark betinget formatering og diagrammer.

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I Euro-Office i en WebOké Nextcloud åpner du docx, xlsx og pptx uten konvertering, og også odt, ods, odp, rtf, txt, csv og de gamle formatene doc, xls og ppt. Med Fil, Last ned som velger du blant annet DOCX, ODT, PDF eller PDF/A; med Lagre kopi som havner kopien i Nextcloud-en din. For de fem skrifttypene i tabellen ligger de metrisk identiske erstatningene på serveren. Andre nettbaserte kontorpakker har tilsvarende menyer; hvilke skrifttyper de kjenner til, varierer fra leverandør til leverandør. Spør om dette på forhånd hvis du bruker en egen designprofil-skrifttype.

Oppsummering

• docx, xlsx og pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) og odt, ods og odp (ODF, ISO/IEC 26300) er begge åpne standarder og begge zip-filer med XML.
• Velg formatet som kontorprogrammet ditt bruker internt, og som samarbeidspartnerne dine kjenner, og hold deg til det.
• Gamle binære filer (doc, xls, ppt) konverterer du; originalen beholder du.
• Pdf for å fastsette, PDF/A for langtidsoppbevaring.
• Forskyvninger skyldes som regel skrifttyper; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman og Courier New har metrisk identiske erstatninger.

Quiz

Oppgave

Oppgave A6.3: Format og skrifttyper i ditt eget dokument. Last opp et dokument du bruker ofte (for eksempel brevmalen din). Programmet forteller hvilket format det egentlig er, hvilke skrifttyper som finnes i det, og om det finnes en metrisk identisk erstatning for hver skrifttype.

Les mer

Stegene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• Euro-Office-håndbok 1.4: Hvilke nettlesere og filformater fungerer med Euro-Office?
• Euro-Office-håndbok 2.5: Last ned som docx, xlsx, pptx, odt eller pdf
• Euro-Office-håndbok 12.3: Skrifttyper ser annerledes ut
• ISO/IEC 29500 og ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 og OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, liste over åpne standarder (ODF, PDF/A), en nederlandsk ordning