Sett opp rettigheter og deling på nytt

Modul 6: Filer og dokumenter · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du utforme en ny delingsstruktur med en rettighetsmatrise, teamsmapper og sikre offentlige lenker, i stedet for å gjenskape de gamle delingene en til en.

Nøkkelbegreper: eier, delt mappe, teamsmappe (gruppemappe), dele med bruker, gruppe eller team, leserettighet, redigeringsrettighet, offentlig lenke, passord, utløpsdato, nedlastingsgrense, dele via e-post, føderert deling, filforespørsel, rettighetsmatrise, overføre eierskap

Delinger blir ikke med

Ved nesten alle overganger er dette den store overraskelsen: filene blir med, delingene gjør det ikke. Den som delte en mappe med en kollega hos Google eller Microsoft, sendte en offentlig lenke til en kunde eller lot en leverandør få innsyn, må gjøre det på nytt i den nye skyen. Et migreringsverktøy kjenner ikke menneskene i den nye skyen din, og en offentlig lenke hos Google har en Google-adresse som slutter å fungere etter oppsigelsen.

Det føles som ekstra arbeid, men det er også en mulighet. Etter år med deling er den gamle situasjonen ofte et rotenes rede: mapper delt med tidligere ansatte, lenker uten passord som har stått åpne i tre år, og ingen vet lenger hvem som har tilgang til hva. Hos Bakkerij De Korrel viste det seg at mappen «Personale», med kontrakter og lønnsslipper, fortsatt var delt med en praktikant fra for to år siden. Overgangen er øyeblikket for å rydde opp i det.

Hvem eier en mappe?

I enhver sky tilhører en fil eller mappe noen: eieren. Deling betyr at eieren gir andre tilgang. Det har to konsekvenser:

1. Slutter eieren, står mappen i fare. Blir kontoen hans slettet, forsvinner filene hans, selv om hundre kolleger jobbet med dem. Å overføre eierskapet først er derfor et must.
2. Lagringsplass telles hos eieren. Det kolleger legger i din delte mappe, trekkes fra din lagringsplass.

For alt som tilhører organisasjonen og ikke én enkelt person, bruker du derfor en teamsmappe (hos andre tjenester også kalt gruppemappe, delt stasjon eller prosjektrom). Den tilhører teamet. Folk kommer og går, mappen blir værende.

Planlegg først: rettighetsmatrisen

Ikke gjenskap blindt det som var der fra før. Lag først en rettighetsmatrise: en tabell med organisasjonens mapper i radene, gruppene i kolonnene, og i hver rute hva den gruppen har lov til. Jobb med grupper eller team, ikke med enkeltpersoner. Da trenger du bare å justere gruppen når det kommer en ny kollega.

Matrisen til Bakkerij De Korrel:

Tre regler:

• Så få rettigheter som mulig. Lesetilgang er standard; redigering kun for dem som virkelig trenger det. Det begrenser også skaden hvis en konto blir kapret eller noen ved et uhell tømmer en mappe.
• Sensitive mapper for seg selv. Personalmapper, helseopplysninger og administrasjonen hører hjemme i egne mapper med en liten gruppe.
• Én eier per mappe. Avtal hvem som forvalter en mappe og hvem som bestemmer hvem som får tilgang, også for en teamsmappe.

Dele innenfor og utenfor organisasjonen

Innenfor den nye skyen deler du med en bruker, en gruppe eller et team. Du velger leserettighet eller redigeringsrettighet, og ofte flere detaljer, som lov til å slette eller dele videre.

For personer utenfor organisasjonen finnes det flere varianter:

• Offentlig lenke. Alle som har lenken, kommer inn, også hvis lenken videresendes. Sett alltid passord på alt som ikke virkelig er offentlig, og send det via en annen kanal (lenke på e-post, passord på SMS eller telefon). Sett en utløpsdato og, hvis mulig, en nedlastingsgrense.
• Dele via e-post. Mottakeren får en personlig lenke på e-post, uten konto. Praktisk for en regnskapsfører eller en kunde.
• Filforespørsel (også kalt fildrop eller opplastingslenke). Den andre kan bare legge filer der, ikke se hva som allerede ligger der. Perfekt for å la en kunde levere dokumenter.
• Føderert deling. Hos Nextcloud og andre tjenester som følger den åpne standarden Open Cloud Mesh, deler du direkte med noen på en annen server, uten offentlig lenke. Den andre ser mappen i sin egen sky.

En lenke med «skjul nedlasting» virker trygg, men stopper ingenting: å se innholdet går fint, og å ta skjermbilde likeså. Ikke stol på det for virkelig hemmelige dokumenter.

Gi beskjed til eksterne parter om at noe endrer seg

Ikke glem menneskene utenfor organisasjonen. Hos Bakkerij De Korrel gjaldt det regnskapsføreren (mappe med fakturaer), trykkeriet (mappe med design) og to faste kunder med en bestillingsliste. De gamle Google-lenkene deres slutter å fungere etter oppsigelsen.

1. Finn alle offentlige lenker og eksterne delinger i den gamle tjenesten din. Google Drive og OneDrive har en oversikt for dette (for en organisasjon også i administratordelen).
2. Vurder for hver lenke om den fortsatt trengs. Svaret er ofte nei.
3. Lag de nødvendige lenkene på nytt i den nye skyen, nå med passord og utløpsdato.
4. Send den nye lenken til den eksterne parten, med en kort forklaring og datoen den gamle slutter å virke.

Avgang og overføring

Rettighetene forblir bare riktige hvis du holder dem oppdatert. Legg dette inn i utmeldingsrutinen din (leksjon 7.3):

• Personlige mapper som fortsatt trengs: overfør eierskapet til en etterfølger, før kontoen deaktiveres.
• Deaktiver kontoen først, slett den først etter kontroll. En slettet konto er borte sammen med alle filene.
• Fjern personen som slutter fra alle grupper og team, og trekk tilbake de offentlige lenkene hans.

Gjør en kort gjennomgang hvert halvår: stemmer matrisen fortsatt, og hvilke offentlige lenker står fortsatt åpne?

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I en WebOké Nextcloud deler du fra fanen Del i detaljene til en fil eller mappe. Der søker du opp en bruker, gruppe eller team, eller oppretter en offentlig lenke med plusstegnet ved Opprett offentlig kobling. Under Tilpass lenke og Avanserte innstillinger setter du et passord, en utløpsdato og en nedlastingsgrense. Teamsmapper ligger i Filer til venstre i menyen; en teamsmappe bestiller du hos WebOké via support, og du kobler den til et team fra appen Lag. Eieren overfører eierskapet selv under Innstillinger, Del.

Hos andre Nextcloud-leverandører kan en administrator ofte opprette gruppemapper selv. Andre europeiske skyer kaller det noe annet (delt rom, prosjektmappe), men valgene er de samme: hvem eier mappen, hvem har tilgang til hva, og hvor sikker er lenken.

Oppsummering

• Delinger og offentlige lenker blir ikke med ved en overgang. Bygg dem bevisst opp på nytt.
• Lag først en rettighetsmatrise med grupper og så få rettigheter som mulig.
• Alt som tilhører organisasjonen hører hjemme i en teamsmappe, ikke i den personlige mappen til én ansatt.
• Offentlige lenker: passord via en annen kanal, utløpsdato og om mulig en nedlastingsgrense.
• Gi eksterne parter beskjed om at lenken deres endrer seg, og hold rettighetene oppdatert med en fast utmeldingsrutine.

Quiz

Oppgave

Oppgave A6.2: Kontroller en sikker delingslenke. Opprett en offentlig testlenke i den nye skyen din til en ufarlig testfil, med et passord og en utløpsdato. Lim inn lenken (ikke passordet). Programmet kontrollerer om lenken fungerer via https og om filen ikke kan ses eller lastes ned uten passord.

Oppgave E6.2: Din rettighetsmatrise. Lag rettighetsmatrisen for din egen organisasjon (mapper, grupper, rettigheter), utnevn en eier for hver mappe og lag en liste over eksterne parter som trenger en ny lenke.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• Nextcloud-veiledning 5.1: Dele med en bruker fra din egen Nextcloud
• Nextcloud-veiledning 5.2: En offentlig lenke opprette: lesing, redigering, passord, utløpsdato og nedlastingsgrense
• Nextcloud-veiledning 5.3: La andre levere filer til deg: filforespørsel og filkasse
• Nextcloud-veiledning 5.5: Lag opprette og en mappe med hele teamet ditt dele
• Nextcloud-veiledning 5.6: Teamsmapper: en felles mappe som tilhører laget
• Nextcloud-veiledning 5.7: Dele med noen på en annen Nextcloud (føderert deling)
• Nextcloud-veiledning 5.10: Overføre eierskap når en kollega slutter
• Nextcloud-veiledning 16.7: Kollega slutter: overta filer, kalender og delte mapper på en trygg måte