Modul 3 · 3.3
En migreringsplan: rekkefølge, risikoer og reserveplan
Modul 3: Kartlegging og planlegging · Lesetid: 12 minutter
Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du lage et migreringsplan med faser i riktig rekkefølge, en risikoliste, et go/no-go-punkt og en reserveplan.
Nøkkelbegreper: migreringsplan, fase, pilot, big bang, trinnvis overgang, avhengighet, TTL, fryspunkt, overgangsperiode, risikoliste (sannsynlighet og konsekvens), go/no-go, reserveplan (rollback), oppsigelse
Hvorfor en plan?
Med oversikten din (leksjon 3.1) og tallene dine (leksjon 3.2) vet du hva som må gjøres. Et migreringsplan sier i hvilken rekkefølge, når, av hvem, og hva du gjør hvis noe går galt. Det forhindrer de to klassiske feilene: å gjøre ting i feil rekkefølge (å endre MX før de nye postboksene finnes) og å si opp den gamle tjenesten for tidlig.
Big bang eller trinnvis?
Det finnes to hovedruter.
| Rute | Hva det er | Egnet for | Risiko |
|---|---|---|---|
| Big bang | Alt flyttes samtidig, for eksempel i løpet av en helg | Små organisasjoner med få koblinger | Hvis noe går galt, går det galt overalt samtidig |
| Trinnvis | Per del eller per gruppe mennesker, fordelt over flere uker | Større organisasjoner eller mange koblinger | To systemer side om side en periode; folk blir forvirret |
For de fleste små organisasjoner fungerer en trinnvis overgang per del godt: først filer, deretter kalender og kontakter, deretter e-post, deretter resten. E-post flyttes samlet for alle samtidig, fordi domenet bare kan peke til ett sted om gangen.
Start alltid med en pilot: en eller to personer som allerede gjør alt i den nye tjenesten, i en uke eller to. De finner problemene, og du justerer planen før resten følger etter.
Fasene
En migrering har fem faser.
1. Forberede
- Oversikt og tall ferdig (leksjon 3.1 og 3.2).
- Ny tjeneste valgt, kontrakt og databehandleravtale signert (leksjon 2.4, 9.2).
- Eksport eller sikkerhetskopi av alt fra den gamle tjenesten, før du endrer noe. Dette er sikkerhetsnettet ditt.
- Ryddet opp i det som kan fjernes.
- Brukere og administratorer opprettet i den nye tjenesten, tofaktorautentisering (2FA) slått på (leksjon 7.3).
- TTL-en til MX-postene dine senket, for eksempel til 300 sekunder. Gjør dette minst én gang den gamle TTL-en før byttet. Sto TTL-en på 86400 sekunder (ett døgn), senk den minst ett døgn i forveien (DNS-kurset leksjon 6.1 og 6.3).
2. Pilot
- En eller to personer går over.
- Du tester de vanskeligste dokumentene, mobilappene, koblingene.
- Du skriver jukseark og forklaringen til resten (leksjon 9.1).
3. Overføring
- Filer kopieres; mapper og delinger settes opp på nytt (leksjon 6.1, 6.2).
- Kalendere og kontakter eksporteres og importeres (leksjon 5.2, 5.3).
- Postbokser kopieres en første gang, mens den gamle postboksen fortsatt mottar e-post som vanlig (leksjon 4.2).
- Koblinger legges om: nettside, skanner, kasse, programvare.
4. Overgang
- På det avtalte tidspunktet: MX-postene legges om, SPF, DKIM og DMARC oppdateres (leksjon 4.3).
- Kort tid etter, og enda en gang et døgn senere: postboksene kopieres en gang til, slik at e-post som i mellomtiden kom inn til den gamle tjenesten, tas med også.
- Enheter til alle legges om; gamle synkroniseringsapper slås av (leksjon 7.2).
- Et fryspunkt for filer: fra det tidspunktet jobber ingen lenger i den gamle lagringen.
5. Avslutte
- Kontrollere: telle mapper, filer, avtaler, kontakter og e-post.
- La begge tjenestene eksistere side om side noen uker, med den gamle som skrivebeskyttet hvis mulig.
- Først deretter si opp den gamle tjenesten, og be om bekreftelse på at dataene dine slettes der (leksjon 9.3).
- Protokoll over behandlingsaktiviteter og personvernerklæring oppdateres (leksjon 9.3).
Avhengighetene du ikke kan snu
Enkelte trinn må virkelig skje etter hverandre. Dette er de harde reglene:
- Eksport eller sikkerhetskopi av den gamle tjenesten skjer før enhver endring.
- Piloten skjer før utrullingen til alle.
- Postboksene i den nye tjenesten finnes før du legger om MX. Ellers avviser den nye serveren e-posten.
- TTL-en er senket minst én gammel TTL før MX-byttet.
- Den første kopien av e-posten er laget før MX-byttet; den andre kopien etter MX-byttet.
- Kalenderne er importert før du kobler til telefonene. Ellers synkroniserer telefonen midt i en import og du får duplikater.
- Den gamle tjenesten sies opp sist, etter kontrollen.
Oppgave A3.3 lar deg lage denne rekkefølgen selv og kontrollerer den.
Risikoer: sannsynlighet ganger konsekvens
En risikoliste setter opp hva som kan gå galt, hvor sannsynlig det er og hvor alvorlig det er. Vurder sannsynlighet og konsekvens for eksempel fra 1 til 3 og multipliser. Alt med en score på 6 eller 9 får et tiltak.
| Risiko | Sannsynlighet | Konsekvens | Score | Tiltak |
|---|---|---|---|---|
| E-post kommer ikke fram under byttet | 2 | 3 | 6 | TTL senket i forveien, bytte utenfor travle timer, andre synkronisering |
| Dokumenter med makroer fungerer ikke | 3 | 2 | 6 | Testsett i piloten (leksjon 6.5), Excel kjørt midlertidig side om side |
| Kolleger fortsetter å jobbe i den gamle lagringen | 3 | 2 | 6 | Fryspunkt, gammel lagring skrivebeskyttet, forklaring |
| Telefonen viser alt dobbelt | 2 | 1 | 2 | Først importere, deretter koble til; gammel konto slått av |
| Kassen slutter å fungere etter at kontoer avsluttes | 2 | 3 | 6 | Egen innlogging før avslutning (leksjon 2.3) |
| Kontrakten til den gamle tjenesten fornyes automatisk | 2 | 2 | 4 | Oppsigelsesdato i kalenderen |
Go/no-go og reserveplan
Avtal på forhånd hvem som bestemmer på tidspunktet for MX-byttet, og på hvilket grunnlag. Et go/no-go-punkt med en kort sjekkliste: alle postbokser opprettet og testet, første kopi klar, TTL lav, pilot uten store problemer, kolleger informert. Er ett av disse punktene ikke grønt: ikke gå videre, og velg en ny dato. Det føles som å mislykkes, men det er nettopp derfor punktet finnes.
En reserveplan (rollback) beskriver hvordan du går tilbake hvis det likevel går galt etter byttet. For e-post er dette relativt enkelt så lenge den gamle tjenesten fortsatt finnes: sett MX-postene tilbake til de gamle verdiene (som du har skrevet ned på forhånd, eller du har laget en DNS-sikkerhetskopi), og kopier tilbake e-posten som i mellomtiden kom inn til den nye tjenesten. Dette er bare mulig hvis du ennå ikke har sagt opp den gamle tjenesten. Derfor sier du opp sist.
Planlegging i tid
Et eksempel for bakeriet, med tolv personer:
| Uke | Hva |
|---|---|
| 1 | Oversikt, tall, valg, kontrakt; eksport av gammel tjeneste |
| 2 | Brukere opprettes, 2FA, pilot med to personer; TTL senkes mot slutten av uken |
| 3 | Filer og kalendere overføres; første e-postkopi; koblinger legges om |
| 4 | Mandag morgen tidlig: MX-bytte; samme dag og tirsdag andre kopi; enheter legges om |
| 5 | Kontrollere, spørretimer |
| 6 til 8 | Begge side om side; deretter sies den gamle tjenesten opp, protokollen oppdateres |
Velg tidspunktet for byttet bevisst. Ikke rett før en travel periode (for et bakeri ikke uken før høytidene), ikke når administratoren skal på ferie, og med tid til å løse problemer dagen etter.
I praksis: slik ser det ut hos en leverandør
Veiledningen for WebOké Nextcloud gir en fast rekkefølge: først opprette brukere og gjøre kontoen sikker, deretter filer, deretter kalendere og kontakter, så først appene, og den gamle tjenesten sies ikke opp før alt er bekreftet i orden. For e-post fungerer verktøyet for e-postflytting med en første kopi før og en andre kopi etter MX-byttet. Andre europeiske leverandører anbefaler nesten den samme rekkefølgen, fordi den følger av hvordan e-post og synkronisering fungerer.
Sammendrag
- Et migreringsplan fastsetter rekkefølge, tid, ansvarlige og reserveplan.
- Trinnvis per del, med en pilot i forveien, fungerer for de fleste små organisasjoner; e-post flyttes for alle samtidig.
- Fast rekkefølge: eksport først, pilot før utrulling, postbokser og lav TTL før MX-byttet, andre kopi etterpå, importere før tilkobling, oppsigelse sist.
- En risikoliste med sannsynlighet og konsekvens viser hvor du trenger tiltak.
- Et go/no-go-punkt og en reserveplan gjør det trygt å også si «ikke ennå».
Quiz
Oppgave
Oppgave A3.3: Sett stegene i riktig rekkefølge. Du får atten steg i en migrering i tilfeldig rekkefølge. Sett dem i en rekkefølge som fungerer. Programmet kontrollerer de harde reglene fra denne leksjonen og sier nøyaktig hvilken regel du bryter.
Oppgave E3.3: Ditt eget migreringsplan. Lag med malen et migreringsplan for din egen organisasjon: faser med datoer, ansvarlige, en risikoliste med minst fem risikoer, en go/no-go-sjekkliste og en reserveplan.
Oppgave E3.3: Din egen migreringsplan
Fyll ut malen basert på ditt inventar (A3.1/E3.1) og dine tall (E3.2), og la en kollega lese gjennom den.
Avkrysningene og notatene dine blir kun i denne nettleseren; vi sender dem ikke noe sted. Er du logget inn, lagrer vi kun i Mine kurs at du har gjort oppgaven.
Les mer
Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.
- Nextcloud-veiledning 13.1: Forberedelser: hva tar du med, og i hvilken rekkefølge
- Nextcloud-veiledning 13.6: Fra Microsoft 365 til WebOké: filer, dokumenter, e-post og kalender
- Flytt domene, nettside og e-post samtidig, uten driftsstans: steg-for-steg-planen
- DirectAdmin-veiledning 10.1: Flytt e-posten din: mulighetene
- WebOké-veiledning 5.7: Tilbakestille DNS og lage en DNS-sikkerhetskopi
- Gratis DNS-kurs 6.1: TTL og cache
- Gratis DNS-kurs 6.3: DNS ved en flytting