Makroer, maler og kompatibilitetstesting

Modul 6: Filer og dokumenter · Lesetid: 12 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du bruke et testsett av dine egne dokumenter til å fastslå hva som fungerer bra i en ny nettbasert office, hva du må tilpasse, og hva du heller bør la stå i et annet program, med spesiell oppmerksomhet på VBA-makroer, maler, skrifttyper og sammenslåing.

Nøkkelbegreper: testsett, kompatibilitet, VBA-makro (xlsm, docm), JavaScript-makro, egendefinert funksjon (#NAME?), tillegg (add-in), mal (dotx, xltx, potx), grafisk profil, innholdskontroll, skjemafelt, e-postsammenslåing (fletting), spor endringer, kommentarer, funksjonsnavn og skilletegn

Hvorfor teste, når formatene tross alt er åpne?

I leksjon 6.3 så du at docx og odt er åpne standarder. Det betyr ikke at alle programmer håndterer alt i en slik fil like godt. Et enkelt brev eller regneark fungerer overalt. Problemene oppstår ved de spesielle delene: makroer, knapper, tillegg, skjemafelt, kompliserte maler og skrifttyper som mangler. Det er nesten alltid nettopp disse dokumentene en organisasjon er avhengig av: tilbudsgeneratoren, timelisten, brevpapiret.

Derfor lager du et testsett før overgangen, og går systematisk gjennom det. Ikke for å bevise at den nye pakken er bra, men for å vite hva du må ordne.

Steg 1: velg testsettet ditt

Velg 15 til 25 dokumenter. Ikke tilfeldige, men de dokumentene som er viktigst eller mest kompliserte:

de dokumentene som brukes mest (spør kollegene, eller se i den gamle tjenesten under «nylig brukt»);
alle maler og brevpapiret;
alle filer med makroer (filtypene xlsm, docm, pptm, samt gamle xls- eller doc-filer som kan inneholde makroer);
dokumenter med skjemaer, sammenslåing (brev fra en adresseliste) eller koblinger til andre filer;
dokumenter du utveksler med eksterne parter (revisor, oppdragsgiver);
noen store eller gamle filer.

Hos Bakkerij De Korrel ble det 18 dokumenter, blant annet tilbudsgeneratoren (Excel med makro), brevpapiret (Word-mal med skrifttype fra den grafiske profilen), prislisten, fraværskortet, det årlige julebrevet til kundene og messepresentasjonen.

Steg 2: test hvert dokument på faste punkter

Åpne hvert dokument i den nye officen og gjør det du normalt gjør med det. Noter per dokument:

Åpner det? Og ser det likt ut (formatering, linjeavstand, sideinndeling)?
Redigere og lagre: endre noe, lagre, åpne på nytt. Stemmer det fortsatt?
Tilbake til samarbeidspartneren: åpne den redigerte filen i mottakerens program (for eksempel Word hos revisoren). Ser den fortsatt bra ut der?
Spesielle deler: fungerer knappene, formlene, feltene, innholdsfortegnelsen, topp- og bunntekstene?
Redigere sammen: kan to personer jobbe i det samtidig uten problemer?
Utskrift og pdf: stemmer utskriften?

Makroer: den ærlige historien

En makro er en liten programbit i et dokument: en knapp som setter opp et tilbud, kopierer data eller sorterer en liste. I Microsoft Office er makroer skrevet i VBA (Visual Basic for Applications). Filer med makroer har sin egen filtype: xlsm, docm og pptm. I zip-filen ligger koden i en del som heter vbaProject.bin.

De nettbaserte office-pakkene hos europeiske skytjenester kjører ikke VBA. Euro-Office og ONLYOFFICE har makroer i JavaScript; Collabora og LibreOffice har sin egen Basic og Python, og kan utføre noe VBA-kode med begrensninger i skrivebordsprogrammet LibreOffice. I nettleseren kan du i praksis ikke stole på dette. Filen åpnes riktignok: du ser alle data og formler, men knappene gjør ingenting.

Hva kan du gjøre?

Mulighet	Når
Trengs makroen fortsatt? Mange gamle makroer sorterer, filtrerer, fargelegger eller slår opp. Det kan ofte løses uten makro, med filtre, betinget formatering, pivottabeller eller funksjoner som X.OPPSLAG	Still alltid dette spørsmålet først
Bygge makroen på nytt i språket til den nye pakken (for eksempel JavaScript)	Hvis makroen virkelig trengs og noen kan programmere
Bruke filen bare til data, og la makroen fortsatt kjøre i Excel	Overgangsløsning, eller hvis én person beholder Excel
Et annet verktøy (en skjema-app, en tabell-app, selve regnskapssystemet)	Hvis makroen egentlig er et lite program

To fallgruver. Ta alltid vare på originalen: lagrer du en xlsm i en annen pakke, kan VBA-koden bli ubrukelig for Excel. Og egne funksjoner: brukte en formel en selvlaget VBA-funksjon, som =MVA(A1), gir den en feilverdi som #NAME? i den nye pakken.

Sikkerhet spiller også inn. Makroer i filer fra andre kan være skadelige. En god pakke spør ved åpning om du vil kjøre automatiske makroer. Velg bare ja hvis du stoler på filen.

Maler og grafisk profil

En mal (dotx, xltx, potx, eller ott for ODF) er et startdokument: brevpapir, tilbud, presentasjon i grafisk profil. Test tre ting:

Skrifttype: ligger skrifttypen fra den grafiske profilen på serveren til den nettbaserte officen? Hvis ikke forskyver teksten seg (leksjon 6.3). Spør leverandøren om de kan installere den, eller velg en fri skrifttype som ligner.
Logo og topp- og bunntekst: står de riktig, også på side to?
Felt: dato, sidetall, innholdsfortegnelse. La dem oppdateres én gang.

Lag en fast mappe Maler i den nye skytjenesten, med bare leserettighet for de fleste, slik at ingen ved et uhell endrer originalen.

Skjemaer, sammenslåing og spor endringer

Skjemafelt og innholdskontroller (nedtrekkslister, avkrysningsbokser, datovelgere i Word) fungerer ikke likt i alle pakker. Test utfylling og retur.
E-postsammenslåing (brev fra en adresseliste) fungerer i mange nettbaserte pakker, men noen ganger med begrensninger, som et maksimalt antall mottakere per gang eller manglende etikettark. Test med din egen adresseliste.
Spor endringer og kommentarer fungerer vanligvis fint begge veier. Kontroller likevel at forfatternavnene stemmer, og fjern dem før du sender et dokument eksternt.
Tillegg (add-ins) fra Microsoft Office, som de fra et regnskaps- eller CRM-system, fungerer ikke i en annen office. Sjekk om leverandøren av det tillegget har en annen kobling.

Regneark: funksjonsnavn og skilletegn

Den som er vant til Excel på norsk, skriver =SUMMER(B3:B11) og =HVIS(B5>0;"overskudd";"tap"), med semikolon mellom delene. En nettbasert office kan være satt opp med engelske navn og komma (=SUM(...), =IF(...,...)). Selve filen endres ikke av dette: funksjoner lagres på en fast måte i filen. Det handler om hva du skriver inn. Kontroller innstillingen for formelspråk og region, og informer kollegene om hvilken form de skal bruke.

Steg 3: ta en beslutning per dokument

Sett et resultat i testsettet for hvert dokument: grønt (fungerer), oransje (fungerer etter en tilpasning, noter hvilken) eller rødt (fungerer ikke, velg en løsning fra tabellen om makroer). Noen få røde dokumenter er ingen grunn til å la være å bytte. De er derimot en grunn til å løse dem før overgangsdatoen, eller bevisst beholde én Excel-lisens for tilbudsgeneratoren til den er erstattet.

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I Euro-Office i en WebOké Nextcloud åpnes en xlsm med alle data, men uten fungerende VBA-knapper. Via fanen Vis og Makroer lager du en makro i JavaScript eller spiller inn en; under Egendefinerte funksjoner lager du din egen funksjon. Under Fil, Avanserte innstillinger finner du formelspråk og region. E-postsammenslåing ligger under fanen Samarbeid. I andre pakker heter menyene noe annet, men begrensningene er sammenlignbare: VBA fungerer ikke fullt ut i nettleseren hos noen av de europeiske nettbaserte pakkene.

Oppsummering

Åpne standarder sier ingenting om makroer, tillegg og skjemaer: test dine egne dokumenter.
Lag et testsett med 15 til 25 viktige og kompliserte dokumenter, og test dem på faste punkter.
VBA-makroer fungerer ikke i de nettbaserte pakkene; sjekk først om du fortsatt trenger makroen, og ta alltid vare på originalen.
Kontroller maler for skrifttype, logo og felt, og legg dem i en fast mappe med leserettighet.
Gi hvert dokument grønt, oransje eller rødt, og løs de røde før overgangsdatoen.

Quiz

Oppgave

Oppgave A6.5: Kompatibilitetssjekk av ditt eget dokument. Last opp et dokument du anser som viktig (for eksempel et regneark med makroer eller malen din). Programmet ser etter makroer, eksterne koblinger, innebygde objekter, skjemafelt, sporede endringer og kommentarer, ukjente funksjoner og skrifttyper uten erstatning, og gir grønt, oransje eller rødt per punkt med råd.

Oppgave A6.5: Kompatibilitetssjekk av ditt eget dokument

Last opp et dokument du bruker ofte (maks 2 MB). Programmet søker etter makroer, koblinger, objekter, skjemaer, sporede endringer, kommentarer, ukjente eller nye funksjoner, skrifttyper og tillegg. Ingenting kjøres eller lagres. Hvis noe vises i rødt, velg en løsning og la det sjekkes på nytt.

Ditt dokument (valgfritt)

Last heller opp en testfil med fiktive data enn dine ekte data. Filen ligger kun i minnet mens den kontrolleres; vi lagrer den ikke.

Ved et rødt punkt: hva gjør du med det? (valgfritt)

Det du fyller inn, og det vi finner, lagrer vi ikke. Nettleseren din husker svarene dine og om du har bestått oppgaven. Er du logget inn, lagrer vi kun at du har (nesten) bestått oppgaven i Mine kurs; der kan du også slette det.

Oppgave E6.5: Testsettet ditt. Fyll ut testsettet for minst ti av dine egne dokumenter, med resultatet per testpunkt og en beslutning per dokument.

Oppgave E6.5: Testsettet ditt

Velg 10 til 25 egne dokumenter og test dem på de seks punktene fra leksjonen. A6.5 hjelper deg per dokument.

Testsettet ditt (10 til 25 dokumenter): per dokument type, hvorfor valgt, åpner og ser bra ut, redigere og lagre, tilbake hos partneren, spesielle elementer, redigere sammen, utskrift/pdf, resultat (grønn/oransje/rød), tiltak og hvem, klar for.

Hvor mange grønne, oransje og røde? Hvilket rødt dokument har størst betydning?

Beholder du Microsoft Office midlertidig for ett eller flere dokumenter? For hvem og til når?

Avkrysningene og notatene dine blir kun i denne nettleseren; vi sender dem ikke noe sted. Er du logget inn, lagrer vi kun i Mine kurs at du har gjort oppgaven.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

Cookies hos WebOké

Cookie-innstillinger

Nødvendige

Markedsføring