Modul 3 · 3.1
Få oversikt over tjenestene dine i dag
Modul 3: Kartlegging og planlegging · Lesetid: 11 minutter
Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du lage en komplett oversikt over dine nåværende skytjenester, inkludert koblingene og bruken du ikke ser direkte.
Nøkkelbegreper: oversikt, komponent, nåværende tjeneste, mål, eier, prioritet, skygge-IT, kobling, enkeltpåloggning (SSO), delt postboks, alias, distribusjonsliste, verifiseringsrecord
Hvorfor begynne med en oversikt?
En overgang mislykkes sjelden på det store arbeidet. Å kopiere e-post og flytte filer går som regel greit. Det som går galt, er det ingen hadde skrevet ned: kontaktskjemaet på nettsiden som plutselig slutter å sende e-post, skanneren som skanner til en postboks som er avviklet, kollegaen som førte kundelisten sin i en privat Dropbox.
En oversikt er en liste over alt du gjør i skyen i dag: hvilken tjeneste, hvilke data, hvem som er eier, hva som skal skje med det videre, og hvor viktig det er. Det tar noen timer, og det sparer deg for dager.
Bakkerij De Korrel begynte med åtte felt. Etter en runde blant kollegene var det blitt tretten.
De åtte komponentene
Begynn med disse åtte. De kommer igjen i resten av kurset.
| Komponent | Hva du skriver ned | Hvor du finner det |
|---|---|---|
| E-post | Domains, postbokser, aliaser, delte postbokser, distribusjonslister (gruppeadresser), videresendinger, total størrelse | Admin-portalen til e-posttjenesten din, DNS (MX-records) |
| Kalender | Personlige kalendere, delte kalendere, rom- og utstyrskalendere, abonnementer på eksterne kalendere | Kalenderinnstillinger, admin-portal |
| Kontaktpersoner | Personlige adressebøker, delte adressebøker, organisasjonslisten | Kontaktpersoner-appen, admin-portal |
| Filer | Personlig lagring per person, delte mapper eller delte disker, eksterne delinger, total størrelse | Lagringsoversikt i admin-portalen (leksjon 3.2) |
| Dokumenter | Hvilken kontorpakke, hvilke filer med makroer, maler, skjemaer, egne formater (Google-dokumenter) | Filkasse, samtaler med kolleger |
| Chat og møter | Chattetjeneste, kanaler, møtetjeneste, hvem som møter med eksterne | Lisensoversikt, kolleger |
| Passord | Hvor passord lagres i dag: passordhåndterer, nettleser, lapper, et regneark | Kolleger, nettleserinnstillinger |
| Sikkerhetskopier | Hva tas det sikkerhetskopi av i dag, av hvem, hvor, og er gjenoppretting noen gang testet | Admin, backup-tjeneste |
Det du ikke ser direkte: koblinger
Dette er den viktigste delen av oversikten. En kobling er alt som ligger utenfor skytjenesten din, men som likevel er avhengig av den. Let etter dem på disse stedene:
- Enkeltpåloggning (SSO). Apper du logger inn på med Google- eller Microsoft-kontoen din. I sikkerhetsinnstillingene til hver konto finnes det en liste over apper med tilgang. Sjekk dette hos flere kolleger, ikke bare hos deg selv.
- Nettsiden din. Kontaktskjemaer og nettbutikker sender e-post. Via hvilken server? Med hvilken adresse?
- Utstyr. Skannere og multifunksjonsskrivere som skanner til e-post eller til en mappe. Kasseapparater, alarmsystemer eller annet utstyr som sender e-post.
- Annen programvare. Regnskap, CRM, planlegging, nyhetsbrevtjeneste. Sender de e-post på vegne av domenet ditt? Henter de filer fra lagringen din?
- DNS-en til domenet ditt. Der ser du hvem som har lov til å sende e-post på vegne av domenet ditt (SPF), hvilke tjenester som har satt opp et verifiseringsrecord (TXT-records som
google-site-verification=ellerMS=) og om det finnes DKIM-records fra andre tjenester. Oppgave A2.1 fra forrige modul har allerede funnet dette ut for deg. - Telefoner og bærbare datamaskiner. Hvilke apper synkroniserer med den gamle tjenesten? De må alle konverteres senere (leksjon 7.2).
Skygge-IT: det kollegene ordner selv
Skygge-IT er programvare eller lagring som kolleger bruker selv, uten at organisasjonen har ordnet det: en gratis Dropbox, en WhatsApp-gruppe med kunder, en privat Gmail for nyhetsbrevet, en nettbasert planlegger. Det er som regel ikke ondsinnet: noen løste et problem.
For overgangen er skygge-IT viktig av to grunner. Det ligger ofte organisasjonsdata der som må flyttes med. Og hvis du ikke spør, fortsetter det bare å eksistere etter overgangen, utenfor det nye europeiske oppsettet ditt.
Spør derfor på en måte folk svarer ærlig på. Ikke «hvem bruker ikke-godkjente tjenester?», men: «Vi bytter leverandør og vil ikke at noen skal miste noe. Hvilke programmer, nettsteder og apper bruker du i jobben din, også de du har ordnet selv?» En kort liste med eksempler hjelper folk å huske.
Per rad: fem felt
Skriv ned fem ting for hver rad i oversikten:
- Nåværende tjeneste: for eksempel «Gmail via Google Workspace».
- Størrelse: så konkret som mulig, for eksempel «12 postbokser, til sammen 38 GB» eller «3 delte kalendere».
- Eier: hvem bestemmer over dette og vet hvordan det fungerer? Det skal være en person med et navn, ikke «alle».
- Mål: hva skal skje med det videre? Flyttes til en ny tjeneste, avvikles, arkiveres eller la stå inntil videre.
- Prioritet: høy (uten dette kan ikke organisasjonen fungere), middels eller lav.
Eksempel på noen rader fra bakeriet:
| Komponent | Nåværende tjeneste | Størrelse | Eier | Mål | Prioritet |
|---|---|---|---|---|---|
| E-post | Google Workspace, example.com | 12 postbokser, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (kontor) | Flyttes til europeisk e-posttjeneste | høy |
| Filer | Google Drive, 1 delt disk «Recepten» | 64 GB, 4 eksterne delinger | Sanne | Flyttes til teammappe | høy |
| Kobling | Bestillingsskjema på nettsiden | sender til bestellingen@ | webutvikler | Juster SMTP-innstilling | høy |
| Kobling | Kassasystem, logger inn med Google | 5 kontoer | Mo (filial) | Opprette egen pålogging | høy |
| Kobling | Skanner på kontoret | skanner til scan@ | Sanne | Nye SMTP-opplysninger | middels |
| Skygge-IT | Bakerens Dropbox (privat) | oppskrifter, 2 GB | Jeroen | Flyttes til teammappe, deretter sies opp | middels |
Fallgruver
- Bare se på din egen konto. En administrator ser ikke automatisk hvilke apper en vanlig bruker har koblet til kontoen sin. Sjekk hos flere personer.
- Glemme delte postbokser.
info@,facturen@ogbestellingen@er ofte ikke egne postbokser, men et alias, en delt postboks eller en gruppe. Ved overgangen må hver av dem komme tilbake på riktig måte (leksjon 4.4). - Telle lisenser i stedet for bruk. Tolv lisenser betyr ikke at tolv personer er aktive. Se på siste innlogging.
- Ingen eier. En rad uten eier blir ikke fulgt opp.
- Ikke oppdatere oversikten. Det du oppdager underveis i migreringen, legger du uansett til.
I praksis: slik ser det ut hos en leverandør
Ved en overgang til en WebOké Nextcloud og en WebOké e-postpakke blir oversikten rett og slett til-gjøre-listen din: i veiledningen står det for hver komponent hvilket verktøy du bruker (for eksempel Import Tool for Google, Datamigrering for OneDrive, Verktøy for e-postflytting for e-post) og i hvilken rekkefølge. Hos andre europeiske leverandører heter verktøyene noe annet, men oversikten er helt den samme: den handler om din organisasjon, ikke om leverandøren.
Oppsummering
- En oversikt forhindrer at du glemmer ting ved overgangen som ingen hadde skrevet ned.
- Begynn med åtte komponenter: e-post, kalender, kontaktpersoner, filer, dokumenter, chat og møter, passord, sikkerhetskopier.
- Let etter koblinger: enkeltpåloggning, nettside, utstyr, annen programvare, DNS-records, telefoner.
- Spør kollegene om skygge-IT på en måte de svarer ærlig på.
- Hver rad får nåværende tjeneste, størrelse, eier, mål og prioritet.
Quiz
Oppgave
Oppgave A3.1: Er oversikten din komplett? Fyll ut oversiktsskjemaet for din egen organisasjon (eller for din egen private bruk). Programmet sjekker om alle åtte komponentene er med, om du har funnet minst tre koblinger, og om hver rad har en nåværende tjeneste, størrelse, eier, mål og prioritet.
Oppgave E3.1: Runden blant kollegene. Spør minst tre personer (eller, hvis du jobber alene, gå gjennom ditt eget utstyr) hvilke programmer, nettsteder og apper de bruker i jobben sin. Skriv ned hva du ikke hadde på listen fra før, og hva du lærer av det.
Oppgave E3.1: Runden blant kollegene
Spør minst tre kolleger (eller gå gjennom dine egne enheter og nettlesere): "Vi skal bytte leverandør og vil ikke at noen skal miste noe. Hvilke programmer, nettsteder og apper bruker du i jobben din, også de du har ordnet selv?" Malen for A3.1 finner du på den oppgaven.
Avkrysningene og notatene dine blir kun i denne nettleseren; vi sender dem ikke noe sted. Er du logget inn, lagrer vi kun i Mine kurs at du har gjort oppgaven.
Videre lesning
Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.