Overføre filer fra Google Drive, OneDrive og Dropbox

Modul 6: Filer og dokumenter · Lesetid: 11 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du velge riktig metode for å overføre filene dine til en europeisk sky, og du gjenkjenner fallgruvene: Google-egne filer, "Delt med meg", delte disker, forbudte tegn og for lange baner.

Kjernebegreper: migreringsverktøy, kobling (OAuth), Google Takeout, skrivebords-synkronisering side om side, rclone, Google-egen fil (Docs, Sheets, Slides), .gdoc-snarvei, "Delt med meg", delt disk, forbudte tegn, banelengde, kontroll av antall og størrelse

Filer er den største og tregeste delen

Hos Bakkerij De Korrel ligger nesten alt i skyen: oppskrifter, arbeidsplanen, fakturaer, bilder til nettsiden og mappen "Personal" med kontrakter. Til sammen over 180 GB, fordelt på Google Drive (de fleste) og OneDrive (eieren, som tidligere hadde Microsoft 365). Det er mer enn all e-post og alle kalendere til sammen. Filer tar derfor mest tid, og det er også der mest går galt.

Den riktige rekkefølgen fikk du allerede i leksjon 3.3: først rydd opp hos den gamle tjenesten, deretter opprett brukere i den nye, så overfør filer, og først etterpå installerer du synkroniseringsappene på datamaskiner og telefoner. Denne leksjonen handler om selve overføringen.

Fire måter å overføre filer på

Det finnes grovt sett fire ruter. Hvilken du velger avhenger av mengden, antall personer og hvor erfaren du er.

Et eksempel med rclone, hvis du tidligere har satt opp de to tjenestene under navnene gdrive og nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Fjerner du --dry-run, kopierer rclone i praksis. Med rclone check sammenligner du deretter kilde og mål.

Fallgruve 1: Google-egne filer er ikke filer

Et Google Doc, Sheet eller en Slides-presentasjon er ikke en docx- eller xlsx-fil. Det er et dokument som bare finnes hos Google. Den som vil ta det med, må eksportere det, og da blir det konvertert til et vanlig format.

• Google Takeout lar deg velge per type: Docs som docx, odt eller pdf, Sheets som xlsx, ods eller pdf, Slides som pptx, odp eller pdf. Som standard får du Microsoft-formatene.
• Et migreringsverktøy konverterer dem som regel også. Kontroller etterpå om Google-dokumentene faktisk ligger der som docx eller xlsx.
• Google sin synkroniseringsapp (Google Drive for desktop) legger ikke et ekte dokument i mappen din, men en liten fil med filtypen .gdoc, .gsheet eller .gslides. Dette er en snarvei: noen linjer tekst med en lenke og en dokument-ID. Det står ikke en bokstav av teksten din i den. Kopierer du den mappen til din nye sky, har du tusenvis av tomme henvisninger til Google. Sier du deretter opp Google, peker de ingen steder lenger.

Ved konvertering blir ikke alt med. Teksten, tabellene, bildene og det meste av formateringen beholdes godt. Versjonshistorikken blir ikke med, og Google-egne elementer som smarte chips eller koblinger mellom dokumenter blir vanlig tekst eller forsvinner. Et Google-skjema blir ikke et fungerende skjema: du får høyst med deg svarene. Skjemaer lager du på nytt i den nye tjenesten.

Hos OneDrive og Dropbox er dette mye mindre et problem: der ligger det som regel allerede vanlige Office-filer. Unntak hos Microsoft: OneNote-notatblokker er ikke vanlige filer. Disse eksporterer du separat fra OneNote (for eksempel som pdf eller docx) eller overfører manuelt til en notat-app.

Fallgruve 2: "Delt med meg" og delte disker

Det andre har delt med deg, er ikke ditt. Hos Google ligger det under Delt med meg, hos OneDrive under Delt. Et migreringsverktøy eller Takeout tar som regel ikke med disse filene, og det er riktig: eieren må flytte dem selv.

I en organisasjon er dette et stort poeng. Hos Bakkerij De Korrel laget daglig leder alle arbeidsplaner i mange år. De ligger i hennes Drive, delt med alle. Overfører alle sin egen Drive, har bare hun arbeidsplanene. Derfor:

• Lag listen fra leksjon 3.2 på forhånd: hvilke mapper er delt, og hvem eier dem?
• La eieren overføre de delte mappene, eller overfør dem sentralt til en teammappe (leksjon 6.2).
• Delte disker i Google Workspace (tidligere Teamdrives) tilhører organisasjonen, ikke en person. De ligger ikke i noens personlige Drive. Du må velge dem separat eller la en administrator eksportere dem. rclone kan gjøre dette med valget for delte disker.

Fallgruve 3: navn som Windows ikke godtar

I nettleseren og på en Mac er nesten alt tillatt i et filnavn. Windows er strengere. Kommer filene dine via en synkroniseringsapp på en Windows-datamaskin etter overgangen, blir disse filene hoppet over:

Det smarteste er å rydde opp i dette før overgangen, eller rett etterpå i nettleseren til din nye sky, før synkroniseringsappene begynner. Avtal med teamet: ingen skilletegn i navn, bortsett fra bindestrek og understrek.

Fallgruve 4: å tro at det er ferdig

En migrering som sier "ferdig", er ikke kontrollert ennå. Sammenlign for hver bruker:

1. Antall filer og den totale størrelsen på noen store mapper, gammel og ny. Ved Google-dokumenter er størrelsen alltid forskjellig (de blir ekte filer ved konvertering), så tell bare antallet der.
2. En stikkprøve: åpne noen filer av hver type. En docx som kom fra et Google Doc, et stort regneark, en pdf, et bilde.
3. Datoen: står den opprinnelige endringsdatoen fortsatt der, eller har alt fått dagens dato? Ved et migreringsverktøy og rclone beholdes den som regel, ved opplasting i nettleseren ikke alltid.
4. Søk etter snarveier: søk i den nye skyen etter .gdoc, .gsheet og .gslides. Finner du dem, er disse dokumentene ikke faktisk overført.

Først når dette stemmer, slår du av den gamle synkroniseringsappen og på den nye (leksjon 7.2). Jobb fra starten av overgangen så mye som mulig i den nye skyen: det du fortsatt lagrer i den gamle under overgangen, følger ikke automatisk med.

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I dette eksempelet bruker vi en WebOké Nextcloud. Under Innstillinger ligger to hjelpemidler. Med WebOké Import Tool kobler du til Google-kontoen din og overfører én mappe fra Google Drive per oppgave; denne appen ber først om tilgang hos support, fordi Google kun tillater slike apper for registrerte kontoer. Med Gegevensmigratie kobler du til OneDrive (logg inn hos Microsoft) eller Dropbox (med en tilgangskode) og velger Importdirectory, mappen der alt havner. Begge kjører i bakgrunnen; du kan lukke vinduet.

Andre Nextcloud-leverandører og andre europeiske skyer har lignende migreringshjelpemidler, eller henviser til rclone eller skrivebordsappen. Valgene og fallgruvene i denne leksjonen gjelder overalt.

Sammendrag

• Velg et migreringsverktøy i den nye tjenesten hvis det finnes; Takeout, to synkroniseringsapper eller rclone er alternativene.
• Google Docs, Sheets og Slides må konverteres. En .gdoc-fil er bare en lenke, ikke et dokument.
• "Delt med meg" blir ikke med: eieren eller en administrator overfører delte mapper og delte disker.
• Rydd opp i forbudte tegn og for lange baner før synkroniseringsappene på Windows begynner.
• Kontroller antall, størrelse, stikkprøve og datoer før du slipper den gamle tjenesten.

Quiz

Oppgave

Oppgave A6.1: Kontrollere en testeksport. Eksporter én mappe med minst ett Google-dokument (eller en Office-fil fra OneDrive) fra din nåværende tjeneste, for eksempel med Google Takeout eller Last ned. Last opp én fil fra den eksporten. Programmet sjekker om det er en ekte docx-, xlsx-, pptx-, odt-, ods- eller odp-fil, og ikke en snarvei eller noe annet. Fyll også inn hvilke formater eksporten din ga.

Oppgave E6.1: Velg overflyttingsmetode. Velg metode per bruker eller gruppe (migreringsverktøy, eksport, to synkroniseringsapper eller rclone), noter omfanget og hvem som overfører de delte mappene og delte diskene, og lag kontrollisten din for etter overgangen.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• Nextcloud-veiledning 13.1: Forberedelser: hva tar du med, og i hvilken rekkefølge
• Nextcloud-veiledning 13.2: Overføre Google Drive, Bilder, Kalender og Kontakter med WebOké Import Tool
• Nextcloud-veiledning 13.3: Overføre Dropbox med Datamigrering
• Nextcloud-veiledning 13.4: OneDrive overføre med Datamigrering
• Nextcloud-veiledning 4.8: Filnavn som gir problemer
• Nextcloud-veiledning 16.1: Rydd opp filer med ulovlige tegn slik at Windows synkroniserer igjen
• Flytte fra Google Drive til WebOké Nextcloud
• Flytte fra Microsoft OneDrive til WebOké Nextcloud
• Flytte fra Dropbox til WebOké Nextcloud
• Google, Takeout-hjelp (eksportformater for Drive); rclone-dokumentasjon (rclone.org, Google Drive og WebDAV)