Kopiere postbokser med IMAP

Modul 4: Flytte e-post · Lesetid: 11 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du kopiere en postboks fra Google eller Microsoft til en europeisk postboks, du vet hvorfor du trenger OAuth eller et app-passord til dette, og du kan anslå hvor lang tid det tar og hva som ikke blir med.

Kjernebegreper: IMAP-migrering, kopiering (ikke flytting), imapsync, OAuth 2.0, grunnleggende autentisering, app-passord, Gmail-etiketter, gjentatt synkronisering (delta), mbox, pst-fil

Kopiere, ikke flytte

En e-postflytting med IMAP fungerer som en flyttemann som jobber med to nøkler: én til din gamle postboks og én til din nye. Han logger inn på begge, går gjennom din gamle postboks mappe for mappe, og legger hver melding i samme mappe i din nye postboks. I din gamle postboks endres ingenting.

Det har to store fordeler:

• Ingenting går tapt. Går noe galt, står alt fortsatt hos den gamle leverandøren.
• Du kan gjenta det. Et godt migreringsprogram gjenkjenner meldinger som allerede er kopiert, og hopper over dem. Kjører du kopien en dag senere igjen, kommer bare de nye meldingene med. Det kalles en deltasynkronisering, og den trenger du i overgangsperioden (leksjon 4.4).

Det mest kjente programmet til dette er imapsync, åpen kildekode og brukt av mange leverandører bak sine egne flytteverktøy. Du trenger ikke installere det selv: de fleste e-postleverandører har et flytteverktøy i panelet sitt som gjør det for deg.

Det du ordner på forhånd

1. Opprett de nye postboksene, med samme adresser som nå. For Bakkerij De Korrel er det tolv personlige postbokser, pluss info@ og bestellingen@.
2. Kontroller lagringsplassen. Se hvor stor hver gamle postboks er (modul 3, leksjon 3.2) og sørg for at den nye postboksen er minst like stor, med litt ekstra plass. Blir den nye postboksen full, stopper kopieringen.
3. Rydd opp. Det du ikke vil beholde, trenger du ikke flytte. Å kaste en mappe med ti års nyhetsbrev sparer timer.
4. Ordne tilgangen til den gamle postboksen. Det er hos Google og Microsoft den vanskeligste delen, se nedenfor.
5. Finn servernavnet til den gamle IMAP-serveren. Hos Gmail er det imap.gmail.com, hos Microsoft 365 og Outlook.com outlook.office365.com. Flytteverktøy fyller dette ut selv for kjente leverandører.

Innlogging hos Google og Microsoft: hvorfor passordet ditt ikke lenger virker

Tidligere logget et flytteverktøy seg bare inn med e-postadressen og passordet ditt. Det kalles grunnleggende autentisering. Fordi passord ofte lekker, har de store leverandørene stengt dette.

Microsoft har deaktivert grunnleggende autentisering for IMAP og POP i Exchange Online (Microsoft 365) fra oktober 2022, og for personlige Outlook.com-kontoer i september 2024. Et flytteverktøy må derfor logge inn via OAuth 2.0: du logger selv inn på en side hos Microsoft, gir verktøyet tillatelse, og verktøyet får en midlertidig nøkkel (et token) i stedet for passordet ditt. Passordet ditt havner da aldri hos verktøyet.

I et bedriftsmiljø med Microsoft 365 kan administratoren ha satt opp at brukere selv ikke kan gi tillatelse til eksterne apper. Da må administratoren først godkjenne flytteverktøyet i administrasjonssenteret. Planlegg det på forhånd, for det er ofte den personen som nettopp har dratt på ferie.

Google godtar fra 30. september 2024 heller ikke lenger vanlige passord for IMAP hos Google Workspace (for personlige Gmail-kontoer gjaldt dette allerede tidligere). Kan flytteverktøyet ikke bruke OAuth med Google, bruker du et app-passord: et eget passord på 16 tegn som bare gjelder for akkurat den ene koblingen. Et app-passord kan du bare lage hvis tofaktorautentisering (2FA) er slått på for Google-kontoen. I Google Workspace kan administratoren også ha deaktivert app-passord.

Etter flyttingen trekker du tilbake app-passordet, eller trekker du tilbake tillatelsen til flytteverktøyet. Ikke la det stå åpne dører.

Gmail-etiketter blir mapper

Gmail har ikke mapper, men etiketter. Én melding kan ha flere etiketter. Via IMAP viser Gmail hver etikett som en mappe, pluss noen spesialmapper som [Gmail]/Alle berichten (eller [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Verzonden berichten og [Gmail]/Spam.

Konsekvensen ved en kopiering:

• En melding med to etiketter havner etter flyttingen i to mapper, som to kopier. Postboksen din kan dermed bli større enn i Gmail.
• Mappen Alle berichten inneholder alt én gang til. Gode flytteverktøy hopper over denne, eller kopierer bare det som ikke finnes andre steder. Se under kontrollsteget hvilke mapper blir med.
• Arkivert e-post (uten etikett) ligger bare i Alle berichten. Hopper du over denne mappen helt, mister du de meldingene. Enklest er å gi arkivert e-post i Gmail en etikett «Arkiv» på forhånd.

Microsoft 365 har vanlige mapper, men også mapper som ikke er e-post: Kalender, Kontakter, Oppgaver, Notater. Disse ser du via IMAP noen ganger som tomme eller merkelige mapper. Flytteverktøy hopper vanligvis over dem. Innholdet flytter du separat (modul 5).

Hvor lang tid tar det?

Det avhenger først og fremst av antall meldinger og størrelsen på vedleggene, og av hvor raskt den gamle leverandøren lar deg hente dem ut. Google og Microsoft bremser store mengder IMAP-trafikk. En liten postboks er klar på minutter, en postboks på titalls gigabyte kan ta en dag eller lenger. Derfor starter du den første kopien god tid før bytte, mens alle bare fortsetter å jobbe i den gamle postboksen.

For Bakkerij De Korrel betyr det: mandag den første kopien av alle postbokser, onsdag kveld DNS-byttet (leksjon 4.3), torsdag og en uke senere enda en deltakopiering.

Når IMAP ikke går

Noen ganger virker ikke IMAP, for eksempel fordi administratoren av det gamle miljøet ikke gir tillatelse eller allerede har sluttet. Da finnes det to utveier:

• En eksport. Klassisk Outlook kan eksportere en postboks som pst-fil. Google Takeout leverer e-posten din som mbox-fil. En slik fil importerer du deretter med et e-postprogram som Thunderbird (med en importfunksjon) i din nye IMAP-postboks, eller leverandøren din hjelper deg med det. Det er mer arbeid og mindre ryddig: mappestruktur og lest/ulest følger ikke alltid pent med.
• Via e-postprogrammet ditt. Sett den gamle og den nye kontoen side om side i et e-postprogram, og dra mappene over. Fint for en liten postboks, uhåndterlig for tolv ansatte.

En eksport er også lurt som sikkerhetskopi rett før du sier opp det gamle abonnementet (leksjon 4.4 og modul 8).

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I Min side heter flytteverktøyet Flytt e-post (under Mine produkter). Det har fem steg: Kilde, Mål, Kontroll, Flytt og Ferdig. Under Kilde velger du den gamle leverandøren. Velger du Outlook, Hotmail eller Live, eller fyller du inn outlook.office365.com som server, dukker knappen Logg inn med Microsoft opp: du får en kode, logger inn hos Microsoft og godtar. Velger du Gmail, ber verktøyet om et app-passord og legger ved en lenke til riktig Google-side. Under Kontroll ser du hvor mange meldinger og mapper som er funnet, og hvilke mapper som ikke blir med fordi de er kalender- eller kontaktmapper. Flyttingen fortsetter på serveren selv om du lukker siden, og en gjentatt flytting hopper over meldinger som allerede finnes. I DirectAdmin finnes det i tillegg IMAPSync Migrations, som bare fungerer med passord og dermed ikke med Microsoft-innloggingen.

Andre europeiske leverandører har lignende flytteverktøy, noen ganger under navn som «importer e-post» eller «IMAP-import». Legg ved hvert verktøy merke til tre ting: kan det bruke OAuth med Microsoft og Google, kan det kjøres gjentatte ganger uten duplikater, og viser det hva som ikke blir med.

Sammendrag

• En IMAP-flytting kopierer; den gamle postboksen din forblir uendret, og du kan gjenta kopieringen uten duplikater.
• Microsoft godtar ikke lenger passord for IMAP: innlogging skjer med OAuth, eventuelt etter godkjenning fra administratoren. Hos Google bruker du OAuth eller et app-passord (med tofaktorautentisering).
• Gmail-etiketter blir mapper; en melding med to etiketter havner to ganger etter kopieringen, og arkivert e-post ligger bare i Alle berichten.
• Start den første kopien god tid før DNS-byttet; store postbokser kan ta en dag.
• Går ikke IMAP, er en pst- eller mbox-eksport utveien. Trekk tilbake app-passord og tillatelser etterpå.

Quiz

Oppgave

Oppgave A4.2: Sjekk serverne til den nye leverandøren din. Fyll inn IMAP- og SMTP-servernavnet som din nye (eller planlagte) e-postleverandør oppgir. Programmet kontrollerer om IMAP på port 993 og SMTP på port 587 eller 465 er tilgjengelige, om sertifikatet er gyldig for det navnet og ikke snart utløper, og om domenet ditt har oppføringer som gjør at e-postprogrammer finner innstillingene selv.

Oppgave E4.2: Prøveflytting av én postboks. Flytt én postboks (din egen, eller en testpostboks) med et flytteverktøy. Noter innloggingsmetoden, antall meldinger og mapper før og etter, hvilke mapper som ikke ble med, og hvor lang tid det tok. Trekk deretter tilbake app-passordet eller tillatelsen.

Les mer

Stegene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• WebOké-veiledning 7.2: Flytt e-post til WebOké (også fra Microsoft 365)
• DirectAdmin-veiledning 10.1: Flytt e-posten din: mulighetene
• DirectAdmin-veiledning 10.2: IMAPSync Migrations i DirectAdmin
• DirectAdmin-veiledning 10.3: Flytte e-post via Mitt WebOké
• Flytt e-post til WebOké med verktøyet for e-postflytting
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Google Workspace-hjelp: Less secure apps og app-passord; Gmail-hjelp: IMAP og etiketter
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/