Chat og møter

Modul 7: Samarbeid, apper og sikkerhet · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du velge et europeisk alternativ til chat og videosamtaler og ordne overgangen fra Teams, Slack eller Zoom, inkludert hva du gjør med chat-historikken.

Nøkkelbegreper: chat, samtale eller kanal, videomøte, gjest uten konto, lobby (venterom), moderator, transportkryptering, ende til ende-kryptering, chat-historikk, oppbevaringsplikt, åpen standard (Matrix), selv hoste

Hvorfor chat er den vanskeligste delen

E-post, kalendere og filer har åpne standarder: IMAP, CalDAV, WebDAV. Dem kan du kopiere fra én leverandør til en annen. Med chat og møter er det annerledes. Microsoft Teams, Slack, Zoom og WhatsApp har hvert sitt eget system. En samtale fra Teams kan du ikke «importere» i en annen chat-app. Du begynner altså på nytt.

Det høres verre ut enn det er. Hos Bakkerij De Korrel dreier det seg om tre ting: å raskt spørre en kollega om noe («er rosinbollene klare?»), et ukentlig møte med bakerne som jobber hjemmefra om planleggingen, og av og til en videosamtale med en kunde eller leverandør. Det kan du gjøre i ethvert moderne chatprogram. Det vanskelige ligger i vanene og i de gamle meldingene.

Hva trenger du? Fire spørsmål

Før du velger et program, svarer du på fire spørsmål:

Europeiske og åpne alternativer

Det finnes grovt sett to typer løsninger: chat og samtaler som en del av skymiljøet ditt, og frittstående programmer.

To ting er verdt å legge merke til. Sveits og Storbritannia er ikke medlemmer av EU. For begge land har EU-kommisjonen likevel fattet en adekvansbeslutning: data kan sendes dit uten ekstra tiltak (leksjon 2.1). Og «åpen kildekode, utviklet av et amerikansk selskap» (Jitsi) betyr noe annet enn «tjeneste fra et amerikansk selskap». Hvis du kjører Jitsi på en egen server eller hos en europeisk leverandør, går samtalen din ikke via 8x8. Programvaren tilhører alle; tjenesten tilhører den som driver serveren.

Transport, ende til ende og hvem som driver serveren

Nesten alle programmer krypterer forbindelsen mellom enheten din og serveren. Det kalles transportkryptering. Noen på samme wifi-nettverk kan da ikke lese med, men selve serveren kan i prinsippet det.

Med ende til ende-kryptering kan bare deltakerne lese eller høre samtalen, heller ikke administratoren av serveren. Threema og Wire gjør dette som standard. Matrix kan gjøre det per samtale, og i Element er det standard påslått for private samtaler. Hos Nextcloud Talk og Jitsi avhenger det av versjonen og innstillingene til serveren. Gå ut fra at administratoren av serveren kan se chat-meldinger, med mindre leverandøren din skriftlig sier noe annet.

For et bakeri som diskuterer planleggingen er transportkryptering som regel nok, forutsatt at serveren står hos en aktør du stoler på og som er underlagt europeisk rett. Diskuterer du medisinske data eller fortrolige forhandlinger, veier ende til ende-kryptering tyngre.

Gjester, lobby og moderatorer

Kunder og leverandører har ikke konto i ditt miljø. For det finnes en gjestelenke: alle med lenken kan delta via nettleseren, uten å installere noe. Det er praktisk, men samtidig en risiko, for en lenke kan videresendes.

Tre vaner gjør det trygt:

1. Sett et passord på lenken og send det via en annen kanal, for eksempel på SMS.
2. Bruk en lobby (venterom): gjester venter til en moderator åpner møtet og slipper dem inn.
3. Slå av gjestetilgangen etterpå, eller lag en ny samtale for hvert møte.

Hva gjør du med den gamle chat-historikken?

Meldingene fra Teams, Slack eller WhatsApp blir ikke med. Derfor bestemmer du på forhånd:

• Hva må bevares? Avtaler med kunder, beslutninger, tilbud som er diskutert i en chat. De bør egentlig ikke bare stå i en chat. Legg dem i et dokument eller i e-posten før du bytter.
• Hva kan slettes? Det meste: «er 5 minutter forsinket», bilder fra lunsjen, enkeltspørsmål.
• Hvordan bevarer du resten? Teams og Slack har eksportfunksjoner for administratorer (i Microsoft 365 via eDiscovery, i Slack via arbeidsområdets eksportfunksjon, avhengig av abonnementet ditt). Da får du filer (ofte JSON eller HTML) som du oppbevarer som arkiv i en mappe med begrenset tilgang. De blir ikke søkbare i det nye chatprogrammet ditt.
• Hvor lenge? Oppbevar arkivet så lenge det er nødvendig for regnskapet eller avtalene dine, og ikke lenger. Inneholder det personopplysninger, gjelder personvernforordningen (GDPR) også for arkivet.

Legg også filene som er delt i Teams-kanaler til side. De ligger som regel i SharePoint eller OneDrive i Microsoft 365 og følger med filmigreringen (leksjon 6.1), ikke med chatten.

Selve overgangen

Et chatprogram fungerer bare hvis alle bruker det. Å bytte halvveis er det verste: da vet ingen hvor en melding befinner seg. Derfor:

1. Velg én dato der det nye programmet blir det eneste chatprogrammet.
2. Lag samtalene du trenger på forhånd: en felles samtale, en per team (hos De Korrel: «bakeri», «butikk», «levering») og en for ukemøtet.
3. La alle installere appen på telefon og datamaskin før den datoen (leksjon 7.2).
4. Legg en fastklistret melding i det gamle programmet: «Fra mandag chatter vi i Talk. Ikke svar her lenger.»
5. Sett det gamle programmet til skrivebeskyttet etter noen uker, og stopp det deretter.

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I dette eksempelet bruker vi Nextcloud Talk i en WebOké Nextcloud. Talk er inkludert i pakker med en Office-lisens. Du åpner Talk via ikonet øverst. På startsiden ligger samtalene dine til venstre, med knappen Start møte nå oppretter du med én gang et møte med en lenke, og med Kontroller enheter tester du kamera og mikrofon. Gjestetilgang slår du på per samtale under Samtale innstillinger, under Administrasjon; der setter du også et passord. Lobbyen finner du under Møte. Å ta opp samtaler og ringe til vanlige telefonnumre er ikke mulig i dette miljøet.

Hos andre Nextcloud-leverandører, og hos Matrix-, Jitsi- eller BigBlueButton-tjenester, fungerer det på lignende måte: gjestelenke, passord, venterom og moderatorer kan hete noe annet, men idéen er den samme.

Oppsummering

• Chat-samtaler følger ikke med til et nytt program. Legg det viktige i et dokument eller e-post på forhånd, eksporter resten som arkiv.
• Velg basert på fire spørsmål: hvem, hvor mange, hva må bevares, hvor sensitivt.
• Transportkryptering beskytter underveis; ende til ende-kryptering beskytter også mot serveren. Hvem som driver serveren, teller med.
• Trygt med gjester: passord, lobby, gjestetilgang av etterpå.
• Bytt på én fast dato, med appene allerede installert.

Quiz

Oppgave

Oppgave E7.1: Forberede overgangen for chat. Svar på de fire spørsmålene fra denne leksjonen for din egen organisasjon, lag en liste over chatgruppene og kanalene du har nå, og bestem for hver gruppe: hva må bevares, hvor skal det ligge, og hvilken samtale i det nye programmet erstatter den.

Les mer

Stegene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• Nextcloud-veiledning 10.1: Hva er Samtale og hvem har det?
• Nextcloud-veiledning 10.3: Videosamtaler og møter: kamera, mikrofon, bakgrunn og hev hånd
• Nextcloud-veiledning 10.5: Invitere gjester via en lenke (uten konto)
• Nextcloud-veiledning 16.22: Gjester i et Samtale-møte med venterom (lobby)
• Videosamtaler i Nextcloud Talk fungerer ikke: årsaker og løsninger
• Matrix-spesifikasjon: https://spec.matrix.org/