Modul 8 · 8.3
Sammenlign kostnader og administrasjon på en rettferdig måte
Modul 8: Sikkerhetskopier, exit og administrasjon · Lesetid: 10 minutter
Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du stille de totale kostnadene og administrasjonen av din gamle og nye løsning rettferdig opp mot hverandre, uten bare å se på pris per bruker, og fastsette hvem som gjør hvilket administrasjonsarbeid.
Nøkkelbegreper: totale kostnader (TCO), engangskostnader og løpende kostnader, lisens per bruker, lagring, utvidelser, migreringskostnader, opplæring, egen tid, administrert tjeneste, selvhosting, administrasjonsoppgaver, hvem gjør hva (RACI), prisstabilitet, skalerbarhet
Den feilaktige sammenligningen
Det første spørsmålet nesten alle stiller er: "Hva koster det per bruker per måned?" Det tallet setter du ved siden av din nåværende lisens, og ferdig. Det er den feilaktige sammenligningen, av to grunner.
For det første sammenligner du da ikke det samme. En pakke hos én leverandør inneholder e-post, filer, kontorprogrammer og chat; hos en annen er kontorprogrammene en egen lisens, e-post ligger i en annen pakke og ekstra lagring er dyrere. For det andre utelater du alt som ikke er en faktura: din egen og dine kollegers tid, opplæringen, administrasjonen, selve migreringen.
I denne leksjonen bruker vi ingen priser fra reelle leverandører. De endrer seg, og det handler om metoden. Du fyller selv inn beløpene, med tilbud og prislister du henter inn på det aktuelle tidspunktet.
Totale kostnader: alt på rekke og rad
Med totale kostnader (på engelsk total cost of ownership, TCO) mener vi alle kostnader over en fast periode, for eksempel tre år, inkludert engangskostnader. En periode på tre år er praktisk fordi engangskostnader til migrering da blir regnet inn på en rettferdig måte.
| Type | Eksempler | Engangs- eller løpende kostnad |
|---|---|---|
| Lisenser og abonnementer | Per bruker, per pakke, kontorlisenser, chat, postbokser | Løpende |
| Lagring | Ekstra lagring utover pakken, vekst i dataene dine per år | Løpende, økende |
| Utvidelser | Arkivering, ekstra sikkerhetskopi, ekstra sikkerhet, avanserte administrasjonsfunksjoner | Løpende |
| Domenenavn og DNS | Registrering, eventuell DNS-tjeneste | Løpende |
| Sikkerhetskopi utenfor tjenesten | En annen tjeneste eller lagring, eksterne disker (leksjon 8.1) | Løpende og engangs |
| Migrering | Hjelp fra en spesialist eller leverandøren, eventuelt dobbel betaling under overgangen | Engangs |
| Dobbel periode | Gammel og ny tjeneste samtidig under overgangen, oppsigelsestid | Engangs |
| Opplæring | Kurs, lage huskelapper, timer fra kolleger | Engangs, og ved nye kolleger |
| Egen tid til administrasjon | Timer per måned til brukere, spørsmål, oppdateringer (ved selvhosting), kontroller | Løpende |
| Overgangskostnader ved avslutning | Eksport, eventuelle kostnader fra leverandøren (forbudt fra 12. januar 2027 ifølge Data Act, leksjon 8.2) | Engangs, senere |
| Enheter og programvare | For eksempel et skrivebordsprogram, en passordbehandler | Løpende eller engangs |
Det viktigste punktet blir oftest glemt: egen tid. Regn den ut ved å multiplisere antall timer med en fast timepris du selv velger. Selv om ingen fakturerer det, koster det deg noe.
Et regneeksempel uten reelle priser
Hos Bakkerij De Korrel jobber Ruud med variabler, slik at eksemplet stemmer for alle:
G= antall brukere (12)L= lisens per bruker per måned, inkludert kontorprogrammer der det trengsO= ekstra lagring per månedB= ekstern sikkerhetskopi per månedU= timer egen administrasjon per måned,T= timepris bakeriet bruker for egen tidM= engangskostnader til migrering (hjelp pluss egne timer xT)D= dobbel periode: måneder der gammelt og nytt betales samtidig, multiplisert med de gamle månedskostnadeneOp= opplæring (timer x antall kolleger xT)
Totale kostnader over 36 måneder:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpHan gjør regnestykket to ganger: én gang for "fortsette som i dag", én gang for "bytte". Ved "fortsette som i dag" er M, D og Op null, men han regner likevel inn prisøkningene som den gamle leverandøren har varslet, og tiden som nå går tapt på delte passord og bortkomne filer.
Resultatet er ikke "den billigste vinner". Det er et tall du kan snakke ærlig ut fra: overgangen koster så og så mye én gang, og deretter så og så mye mer eller mindre per måned, i bytte mot mer kontroll og mindre avhengighet (modul 1). Noen ganger er den europeiske løsningen dyrere, noen ganger billigere. Begge utfall er en god grunn til å velge bevisst.
Administrert tjeneste eller selvhosting?
Med europeisk, åpen programvare (Nextcloud, Matrix, Jitsi) kan du også hoste selv: sette programvaren på en egen server eller en leid server. Det virker billig, for programvaren er gratis. Regn det rettferdig:
| Administrert tjeneste | Selvhosting | |
|---|---|---|
| Server, lagring, sikkerhetskopi | Hos leverandøren | Ordne og betale selv |
| Oppdateringer og sikkerhetsoppdateringer | Leverandør | Deg, i tide, også i ferien |
| Driftsstans klokken 7 om morgenen | Leverandør | Deg |
| Kunnskap | Hos leverandøren | Hos deg, eller hos den ene flinke kollegaen |
| Kontroll | Høy, hvis leverandøren er europeisk og du har en god exit | Høyest |
For en organisasjon med tolv personer uten egen IT-kompetanse er selvhosting som regel en risiko, ikke en besparelse. En server som ikke får oppdateringer på flere måneder, er mindre sikker enn en godt administrert tjeneste. For en organisasjon med egne administratorer kan det derimot være det beste valget.
Fordele administrasjonen: hvem gjør hva?
Også ved en administrert tjeneste er det arbeid igjen. Fastsett hvem som gjør hva, med en enkel fordeling: hvem som utfører, hvem som er sluttansvarlig, hvem som blir rådspurt og hvem som blir holdt informert (ofte kalt RACI, etter de engelske ordene).
| Oppgave | Utføre | Sluttansvarlig | Hvor ofte |
|---|---|---|---|
| Opprette ny kollega, tildele lisens | Kontorsjef | Eier | Ved ansettelse |
| Kollega som slutter: overdra, deaktivere | Kontorsjef | Eier | Ved avslutning av ansettelse |
| Kontrollere hvem som er administrator og hvem som har lisenser | Kontorsjef | Eier | Hvert kvartal |
| Gjenopprettingstest sikkerhetskopi | Kontorsjef | Eier | Årlig |
| Exit-test | Kontorsjef | Eier | Årlig |
| Starte oppdateringer (hvis tjenesten overlater det til kunden) | Kontorsjef | Eier | Ved hver store versjon |
| Oppdatere databehandleravtale og protokoll | Eier | Eier | Ved endring, minst årlig |
| Besvare spørsmål fra kolleger | Ambassadør (leksjon 9.1) | Kontorsjef | Kontinuerlig |
En oppgave uten navn blir ikke gjort. En oppgave med bare ett navn blir ikke gjort hvis den personen er syk. Sett derfor en vikar på de viktigste oppgavene.
Hva du bør se videre på når du sammenligner
- Prisstabilitet: hvor ofte og hvordan kan prisen endres, og har du da en oppsigelsesrett?
- Skalerbarhet: hva skjer ved 15 eller 25 brukere, eller ved dobbelt så mye lagring? Havner du da i en annen pakke?
- Hva som faktisk er inkludert: support på ditt eget språk, sikkerhetskopier du selv kan gjenopprette fra, en databehandleravtale, eksportmuligheter.
- Prøveperiode: kan du først kjøre en pilot med noen kolleger (leksjon 3.3)?
I praksis: slik ser det ut hos en leverandør
Hos en WebOké Nextcloud finnes det pakker som varierer i antall brukere og lagring, kontorlisenser per bruker, og muligheten til å utvide lagring eller brukere i Min side. Oppdateringer, sikkerhet og systemsikkerhetskopier håndteres av WebOké; en ny hovedversjon startes av pakkens eier selv, med ett klikk. Brukeradministrasjonen, lisensene og gjenopprettingstestene forblir hos kunden. Priser står bevisst ikke i dette kurset.
Hos andre leverandører er fordelingen annerledes. Fyll derfor ut tabellen "hvem gjør hva" per leverandør, og ta den med i sammenligningen din.
Oppsummering
- Sammenlign totale kostnader over en fast periode, ikke bare prisen per bruker.
- Regn med engangskostnader (migrering, dobbel periode, opplæring) og framfor alt din egen tid.
- Selvhosting er programvare uten lisens, men med arbeid: regn det rettferdig.
- Fastsett administrasjonsoppgaver med et navn og en vikar.
- Legg merke til prisstabilitet, skalerbarhet og hva som faktisk er inkludert i pakken.
Quiz
Oppgave
Oppgave E8.3: Kostnadsmal og ansvarsfordeling. Fyll ut kostnadsmalen i OPDRACHTEN.md for "fortsette som i dag" og "bytte", med beløp fra tilbud eller prislister du selv henter inn, over 36 måneder. Fyll deretter ut tabellen "hvem gjør hva" med navn og vikarer.
Oppgave E8.3: Kostnadsmal og ansvarsfordeling
Fyll ut kostnadsmalen to ganger (bli værende og bytte) med beløp fra egne tilbud eller prislister, og fordel ansvaret for driften.
Avkrysningene og notatene dine blir kun i denne nettleseren; vi sender dem ikke noe sted. Er du logget inn, lagrer vi kun i Mine kurs at du har gjort oppgaven.
Les mer
Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på tilsvarende måte.
- Nextcloud-veiledning 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family eller Max: forskjeller og overgang
- Nextcloud-veiledning 14.4: Mer lagring eller brukere, bytt pakke eller si opp
- Nextcloud-veiledning 14.6: Oppdateringer av Nextcloud: når og hvordan
- Nextcloud-veiledning 14.7: Rettigheter: hvem administrerer hva i Nextcloud-en din?
- Hvilken Nextcloud-pakke passer for deg, og hvordan utvider du?