Telle data, brukere og eierskap

Modul 3: Kartlegging og planlegging · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du fastslå omfanget av dataene dine per tjeneste og per bruker, avgjøre hvem som eier hvilke data, og rydde opp på forhånd slik at overgangen går raskere og tryggere.

Nøkkelbegreper: lagringsbruk, postboksstørrelse, personlig lagring, delt stasjon eller teamside, ekstern deling, lisens, aktiv bruker, eier av data, administrator, opprydding, oppbevaringsplikt

Hvorfor telle?

Med oversikten fra leksjon 3.1 vet du hva du har. Nå vil du vite hvor mye og av hvem. Det er tre grunner til dette:

1. Passer det? Den nye pakken din må være stor nok, også for veksten de kommende årene.
2. Hvor lang tid tar det? Kopiering av e-post og filer skjer med en bestemt hastighet. Å kopiere titalls gigabyte tar timer til dager, og en postboks med hundre tusen meldinger tar mer tid enn en med ti store vedlegg.
3. Hvem bestemmer? For hver mappe og hver postboks må noen si: dette tas med, dette kan fjernes.

Lagring per tjeneste og per bruker

Store skytjenester viser i administrasjonsportalen hvor mye lagring som brukes, som regel oppdelt i e-post, filer og bilder, og per bruker. I Google Workspace og Microsoft 365 finner du dette i administrasjonsmiljøet under rapporter eller lagringsoversikten; de eksakte menynavnene endres jevnlig, så søk i hjelpen til tjenesten din etter «storage usage» eller «lagringsbruk».

Noter per bruker:

Se også på siste innlogging. Kontoer som ikke har vært brukt på flere måneder, tilhører ofte personer som har sluttet. Disse skal du ikke overføre som vanlig konto, men du arkiverer dataene eller overfører dem til en kollega.

Har du ingen administrasjonsportal, for eksempel fordi alle har en egen gratis postboks? Da sjekker hver person selv: i innstillingene for e-post eller lagring vises hvor mye plass som brukes.

Delt lagring tilhører organisasjonen

I de fleste tjenester er det forskjell mellom:

• personlig lagring: filene til én person, selv om vedkommende deler dem med andre. Hos Google heter dette «Min disk», hos Microsoft OneDrive.
• delt lagring for et team eller organisasjonen: hos Google en delt stasjon, hos Microsoft en teamside i SharePoint eller filene i en Teams-kanal.

Denne forskjellen er viktig. En fil i den personlige lagringen til en kollega forsvinner når kontoen slettes, selv om hele teamet brukte den. En fil i delt lagring blir værende. Ved overgangen vil du at felles filer i den nye tjenesten også skal havne i delt lagring: i Nextcloud for eksempel en teammappe (leksjon 6.2).

Finn derfor ut for hver viktig mappe hvor den egentlig ligger. Ofte viser det seg at mappen «Kunder» egentlig ligger i den personlige disken til eieren av bakeriet, og er delt med alle. Da er den personen eieren, og vedkommende må eksportere den selv, eller en administrator må overføre eierskapet først.

Eksterne delinger

En ekstern deling er en fil eller mappe du har delt med noen utenfor organisasjonen din, eller en offentlig lenke. Disse blir nesten aldri med ved en overgang: lenken fungerer bare hos den gamle tjenesten. Noter derfor:

• hvilke mapper som er delt med kunder, leverandører eller regnskapsføreren;
• hvilke offentlige lenker som finnes, og om de fortsatt trengs;
• hva som er delt med deg: mapper fra andre som du ser i din egen disk, ligger ikke i din egen lagring og blir derfor ikke med.

Det siste overrasker mange. «Delt med meg» er ikke en egen kopi. Vil du beholde noe, lag en egen kopi eller spør eieren.

Rydd opp før du flytter

Migreringsverktøyene tar med alt du gir dem. Det du ikke vil beholde, er det lurt å kaste på forhånd. Opprydding på forhånd:

• gjør kopieringen raskere;
• gjør kontrollen i etterkant enklere (mindre å telle);
• reduserer risikoen: data du ikke har, kan heller ikke lekke.

Kast likevel ikke bort noe du må oppbevare. For skatteetaten gjelder det i Nederland generelt en oppbevaringsplikt på sju år for regnskapsmateriale (artikkel 52 fjerde ledd i den nederlandske skatteloven, Algemene wet inzake rijksbelastingen), og for enkelte data, som om fast eiendom, ti år. Dette gjelder Nederland; i Norge kan andre frister gjelde, blant annet etter bokføringsloven. For personaldata og helsedata gjelder andre frister. Er du i tvil, spør regnskapsføreren eller juristen din. Det du må oppbevare, men ikke bruker daglig, kan du også arkivere: lagre separat, for eksempel i en arkivmappe med begrenset tilgang.

Og omvendt: personopplysninger du ikke lenger trenger, skal du ifølge GDPR nettopp ikke fortsette å oppbevare (prinsippet om lagringsbegrensning, artikkel 5 nr. 1 bokstav e). En overgang er et godt tidspunkt å rydde opp i dette.

Hvor lang tid tar kopieringen?

Et grovt anslag hjelper deg i planleggingen (leksjon 3.3). Hastigheten avhenger av den gamle tjenesten (som ofte begrenser antall forespørsler per minutt), den nye tjenesten og antall filer. Regn romslig i planleggingen:

• mange små filer eller meldinger går tregere enn få store;
• en første kopi av en stor postboks kan ta en natt eller lenger; en andre runde (bare de nye meldingene) går raskt;
• gjør en test med én postboks og én mappe, og regn videre ut fra den testen.

Lisenser og brukere

Tell også lisensene: hvor mange brukere, hvilken type (for eksempel med eller uten kontorpakke) og hvor lenge de løper. Hos den nye tjenesten velger du for hver person hva vedkommende trenger. Ikke alle trenger en nettbasert kontorpakke eller videomøter.

Fastsett også hvem som skal være administrator fremover. En administrator oppretter kontoer og angir rettigheter. Det er noe annet enn eieren av dataene: kollegaen hvis postboks det er. En god regel: minst to administratorer, og administratorer skal ikke se i andres data med mindre det er avtalt (leksjon 7.3).

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I en WebOké Nextcloud ser du lagringen din to steder: nederst til venstre i appen Filer for deg selv, og som administrator i Min side for hele pakken. Filer i en teammappe telles ikke hos én person, og filer som noen deler med deg, telles hos eieren. Brukere oppretter du i Brukerbehandling; der ser du også siste innlogging. Hos andre leverandører ligger disse oversiktene et annet sted, men prinsippet er det samme.

Sammendrag

• Tell per tjeneste og per bruker hvor mye e-post og filer det finnes, og se på siste innlogging.
• Delt lagring (delt stasjon, teamside) tilhører organisasjonen; personlig lagring forsvinner med kontoen.
• Eksterne delinger og «delt med meg» blir ikke med: noter dem.
• Rydd opp på forhånd, men respekter oppbevaringsplikter; arkiver det du må oppbevare.
• Fastsett lisenser, administratorer og eiere av data; minst to administratorer.

Quiz

Oppgave

Oppgave E3.2: Tallene til organisasjonen din. Finn for hver bruker lagringen for e-post og filer, siste innlogging, og om kontoen skal med. Finn ut for dine tre viktigste felles mapper om de ligger i personlig eller delt lagring, og hvem som er eieren. Noter de eksterne delingene som fortsatt trengs.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• Nextcloud-veiledning 6.4: Se lagringsplass: hva telles med og hva ikke
• Nextcloud-veiledning 14.2: Opprette, redigere, deaktivere og slette brukere
• Nextcloud-veiledning 5.10: Overføre eierskap når en kollega slutter
• Nextcloud-veiledning 14.7: Rettigheter: hvem administrerer hva i Nextcloud-en din?
• GDPR, artikkel 5 nr. 1 bokstav e (lagringsbegrensning); den nederlandske skatteetaten (Belastingdienst), oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale (gjelder Nederland): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren