Modul 9 · 9.1
Forklare overgangen til kollegene dine
Modul 9: Mennesker og regler · Lesetid: 10 minutter
Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du lage en kommunikasjons- og opplæringsplan som får kollegene dine med på overgangen, og du vet hvordan du håndterer motstand.
Nøkkelbegreper: hvorfor-historien, tidslinje, "hva endrer seg for meg?", ambassadører, opplæring per rolle, jukselapp, spørretime, ofte stilte spørsmål, tilbakemelding, motstand, tilgjengelighet
Teknikk er halvparten, mennesker den andre halvparten
En overgang mislykkes sjelden på grunn av teknikken. Den mislykkes når kollegene ikke vet hvorfor det må skje, ikke kan logge inn på byttedagen, ikke finner filene sine eller fortsetter å jobbe i den gamle tjenesten i det skjulte. Da har du to systemer side om side, filer blir borte, og irritasjonen vokser.
Hos Bakkerij De Korrel jobber det tolv personer: bakere som begynner klokken fire, to bud med bare en telefon, en butikkmedarbeider som håndterer bestillingene i e-posten, og Sanne, som ordner alt. Alle har forskjellige spørsmål. En god plan tar hensyn til det.
Denne leksjonen handler om mennesker; leksjon 9.2 og 9.3 handler om reglene. Dette er forklaring, ikke juridisk rådgivning.
Steg 1: hvorfor-historien
Mennesker endrer seg lettere når de forstår hvorfor. Fortell det med vanlige ord og noen få setninger. Ingen juridiske uttrykk, ingen panikk. For De Korrel:
"Vi skal flytte e-posten, kalenderen og filene våre til en europeisk leverandør. Der er dataene våre og kundenes data underlagt europeiske regler, og vi har mer kontroll selv. For dere endrer det seg mest hvor dere logger inn og hva noen apper heter. Vi hjelper alle i gang."
Legg merke til hva som ikke står der: ikke "den gamle tjenesten er dårlig". Kollegene har jobbet godt med den i årevis. Den som snakker ned det gamle, får forsvar tilbake.
Steg 2: hva endrer seg for meg?
Alle vil først vite hva det betyr for akkurat dem. Lag en kort oversikt per gruppe. En jukselapp hjelper: et A4-ark med "før" og "nå".
| Før | Nå | Hva du gjør |
|---|---|---|
| E-post i appen til den gamle tjenesten | E-post i appen Mail eller Outlook, nye innstillinger | Legg til konto med veiledningen, fjern den gamle kontoen først etter byttet |
| Mapper på nett | Filer i den nye skyen (for eksempel Nextcloud) | Installer skrivebordsappen, logg inn med tofaktorautentisering |
| Dokumenter på nett | Nettkontor i den nye skyen (for eksempel Euro-Office) | Åpne filer som vanlig; makroer fungerer ikke (se leksjon 6.5) |
| Chat med teamet | Chat i den nye skyen (for eksempel Talk) | Installer app på telefonen; gammel chat forblir lesbar til en bestemt dato |
| Kalender for budruter | Delt kalender i den nye skyen | Legg til kalender på telefonen (steg for steg på jukselappen) |
Skriv også hva som ikke endrer seg. "E-postadressen din forblir den samme" er for mange den viktigste tryggheten.
Steg 3: en tidslinje med faste tidspunkter
Kommuniser ikke bare én gang, men på faste tidspunkter. Et eksempel som passer til migreringsplanen fra leksjon 3.3:
| Når | Melding | Kanal |
|---|---|---|
| 4 uker før byttet | Hvorfor-historien, datoen, hva som forventes av deg | Teammøte og en kort e-post |
| 2 uker før | Invitasjon til den korte opplæringen og jukselappen | E-post og papir i kantinen |
| 1 uke før | "Rydd i de gamle mappene dine, ikke legg noe nytt i den gamle tjenesten etter fredag" | E-post, chat |
| Dagen før | "I morgen logger du inn slik", med innloggingsinformasjon via en sikker kanal | Personlig eller på telefon |
| Byttedagen | Noen er tilgjengelig for spørsmål (spørretime) | På arbeidsplassen |
| 1 uke etter | "Hva fungerer ikke ennå?" | Kort runde eller skjema |
| 4 uker etter | "Den gamle tjenesten stenger [dato]" | E-post |
En god vane: send aldri passord og brukernavn i samme melding. Og advar alle om at leverandøren aldri spør om passord eller kode. En overgang er et fint tidspunkt for svindlere til å sende falske meldinger ("Din nye konto: logg inn her").
Steg 4: ambassadører og opplæring per rolle
Finn en eller to ambassadører: kollegaer som synes det er gøy, blir med først i pilotprosjektet (leksjon 3.3) og hjelper andre etterpå. Et spørsmål til en kollega er mer lavterskel enn et spørsmål til sjefen.
Gi opplæring per rolle, kort og praktisk:
- Alle (20 minutter): logge inn med tofaktorautentisering, finne filene dine, dele en fil, e-post og kalender på telefonen.
- Personer med mange dokumenter (30 minutter): redigere sammen, tilbakestille versjoner, skrifttyper og formater (leksjon 6.3 og 6.4).
- Administratorer (en time eller mer): opprette brukere, lisenser, sikkerhetskopier, hva man gjør når noen slutter (leksjon 7.3 og 8.1).
La folk gjøre det selv under opplæringen, på egen telefon. Den som en gang har lagt til kalenderen selv, kan gjøre det igjen.
Tenk på tilgjengelighet: store bokstaver på jukselappen, en kort film i stedet for lang tekst, og hjelp til kollegaer som er mindre digitalt kyndige eller snakker språket dårligere.
Steg 5: ta motstand på alvor
Motstand er normalt og ofte berettiget. Lytt til hva som ligger bak:
| Hva du hører | Hva som ofte ligger bak | Hva som hjelper |
|---|---|---|
| "Det fungerte jo fint?" | Vane, ingen opplevd problem | Hvorfor-historien, uten å snakke ned det gamle |
| "Jeg har ikke tid til dette" | Travelhet | Kort opplæring, på et rolig tidspunkt, med noen som hjelper til |
| "Makroene mine fungerer ikke lenger" | Et reelt problem | Ta det på alvor: løs det, eller avtal et unntak (leksjon 6.5) |
| "Jeg er redd for å miste ting" | Usikkerhet | Vis at alt er kopiert, og hvordan du henter tilbake en gammel versjon |
| "Det europeiske greiene er vel ikke like bra" | Antakelse, ingen erfaring | Vis det i praksis; en ambassadør som bruker det med entusiasme |
Et reelt problem (som en makro som lager bestillingslisten) er ikke motstand, men informasjon. Løs det før du går videre.
Steg 6: tilbakemelding og avslutning
Før en liste over spørsmål som ofte kommer igjen, og lag en kort liste med ofte stilte spørsmål av dem. Spør etter en uke og etter en måned hva som fortsatt ikke fungerer. Feir også at det har lykkes: en overgang er en bragd for hele teamet.
I praksis: slik ser det ut hos en leverandør
De fleste leverandører har en veiledning du kan bruke til jukselappen din. Hos WebOké har for eksempel Nextcloud-veiledningen en artikkel "Kom raskt i gang: de fem tingene du gjør den første dagen", og Euro-Office-veiledningen en artikkel om hva som endrer seg for brukere ved overgangen fra det gamle Nextcloud Office. Hos andre leverandører ser du etter en "kom i gang"- eller "quick start"-side. Lenk til den i stedet for å skrive alt selv.
Oppsummering
- En overgang lykkes eller mislykkes hos menneskene: fortell hvorfor, hva som endrer seg for dem og hva som ikke gjør det.
- Lag en jukselapp "før og nå" og en tidslinje med faste tidspunkter for meldinger.
- Jobb med ambassadører og kort opplæring per rolle, der folk gjør det selv.
- Ta motstand på alvor; et reelt problem er informasjon, ikke motarbeiding.
- Advar om falske meldinger under overgangen, og send aldri passord sammen med brukernavnet.
Quiz
Oppgave
Oppgave E9.1: Kommunikasjonsplanen din. Lag for din egen organisasjon en hvorfor-historie på høyst fem setninger, en jukselapp med minst fem linjer "før og nå", en tidslinje med minst fem tidspunkter for meldinger, og utpek en eller to ambassadører.
Oppgave E9.1: Kommunikasjonsplanen din
Skriv hvorfor-historien, lag jukselappen og tidslinjen, og pek ut ambassadører.
Avkrysningene og notatene dine blir kun i denne nettleseren; vi sender dem ikke noe sted. Er du logget inn, lagrer vi kun i Mine kurs at du har gjort oppgaven.
Les mer
Stegene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.