Slik går e-posten din: MX, IMAP og SMTP

Modul 4: Flytte e-post · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du forklare veien en e-post tar, nevne delene som endrer seg ved en e-postflytting, og peke på hva som i tillegg til selve meldingene må flyttes med.

Nøkkelbegreper: MX-record, e-postserver, postboks, IMAP, POP3, SMTP, submission (port 587 og 465), webmail, e-postprogram, alias, delt postboks, regler

Hvorfor du først må forstå ruten

E-post føles som én ting: du skriver, du trykker på Send, og en annen person leser det. I virkeligheten samarbeider minst fire deler. Ved en flytting endrer du noen av dem, og den som ikke vet hvilke, trykker på feil knapp. Resultatet blir e-post som i en hel dag fortsatt kommer inn hos den gamle leverandøren, eller telefoner som fortsatt sender stille og rolig via den gamle serveren.

Bakkerij De Korrel har domenet example.com. Alle de tolv ansatte sender e-post via Microsoft 365 i dag. Bakeriet vil over til en europeisk e-postleverandør. Før de flytter noe som helst, tegner de opp ruten.

Reisen til en e-post til info@example.com

En kunde sender en bestilling til info@example.com. Dette skjer:

1. E-postprogrammet til kunden gir e-posten til sin egen utgående server. Dette skjer med SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), via porten for avlevering av e-post: submission, port 587 med STARTTLS eller port 465 med TLS.
2. Den serveren vil levere e-posten til example.com. Den spør i DNS: «hva er MX-recordene til example.com?» MX-recorden peker til serveren som tar imot e-post for domenet.
3. Den sendende serveren kobler seg til den serveren, igjen med SMTP (nå mellom servere, port 25), og leverer e-posten.
4. Den mottakende serveren legger e-posten i postboksen til info@.
5. Ansatte leser postboksen med et e-postprogram eller webmail. Dette skjer vanligvis med IMAP, port 993 med TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

MX-recorden ligger i DNS-en til domenet ditt, ikke hos e-postleverandøren din. Den som administrerer DNS-en, bestemmer altså hvor e-posten til domenet ditt går. Hvordan MX-records og prioriteringer fungerer i detalj, kan du lese i DNS-kurset, leksjon 4.1.

IMAP eller POP3: hvor befinner e-posten din seg egentlig?

Med IMAP blir e-posten liggende på serveren. Laptopen din, telefonen din og webmailen viser alle sammen den samme postboksen. Flytter du en e-post til en mappe på telefonen, ligger den i den samme mappen på laptopen også.

Med POP3 henter e-postprogrammet e-posten og sletter den ofte deretter fra serveren. E-posten ligger da bare på den ene datamaskinen.

Ved en flytting utgjør dette en stor forskjell. En IMAP-postboks kan du kopiere fra server til server: alt ligger på serveren. Med POP3 ligger kanskje en del av historikken din bare på en gammel PC. Den e-posten må du ta med separat, for eksempel ved å dra de gamle mappene i e-postprogrammet ditt over til den nye IMAP-postboksen.

Spør deg selv: er det noen hos deg som fortsatt bruker POP3? Dette ser du i kontoinnstillingene til e-postprogrammet: står det POP eller port 995 der, er det POP3.

Microsoft 365 og Google Workspace bruker for sine egne apper også egne protokoller, som Exchange ActiveSync og Gmail-appen. Du merker lite til dette, men det betyr at ikke alle innstillinger automatisk går over til IMAP. Etter flyttingen må hver enhet settes opp på nytt (leksjon 4.4).

Hva endrer seg ved en flytting?

Den viktigste gode nyheten står i siste rad: fordi du har et eget domene, forblir e-postadressen din den samme. Kundene merker ingenting. Dette er nettopp grunnen til at et eget domene er så verdifullt for uavhengigheten din (leksjon 8.2). Har du i dag en adresse som bakkerij.dekorrel@gmail.com, kan du nok kopiere e-posten, men selve adressen forblir Googles. Da må du la alle få vite om en ny adresse.

Hva som i tillegg til meldingene hører til e-posten din

En postboks er mer enn en haug med meldinger. Ved en IMAP-kopi følger meldingene og mappene med, men mye annet gjør ikke det. Lag en liste over dette på forhånd:

• Aliaser: ekstra adresser som havner i den samme postboksen, som bestellingen@ og facturen@ som kommer inn hos info@.
• Delte postbokser og grupper: i Microsoft 365 har De Korrel en delt postboks bestellingen@ som fire personer leser, og en gruppe team@ som går til alle. Hos den nye leverandøren blir dette en vanlig postboks med flere brukere, en videresending eller en e-postliste.
• Regler og filtre: «e-post fra grossisten til mappen Innkjøp». Disse ligger på serveren eller i e-postprogrammet og følger ikke med ved en IMAP-kopi.
• Signaturer: ligger ofte i e-postprogrammet eller i webmail-innstillingene.
• Automatiske svar (fraværsmeldinger).
• Videresendinger til en ekstern adresse.
• Avsendere som ikke sitter i en postboks: nettsiden som sender bestillingsskjemaer, kassen som sender kvitteringer, skanneren som sender PDF-er, regnskapsføringen som sender fakturaer. Disse sender på vegne av example.com via en server. Også disse må du ta med i SPF (leksjon 4.3).
• Kalender- og kontaktmapper i Exchange. Disse følger ikke med en e-postkopi. Disse flytter du separat (modul 5).

Listen gjør en «e-postflytting» til et oversiktlig prosjekt. I oversikten fra modul 3 hadde du allerede en rad «e-post»; nå deler du opp den raden.

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

Hos WebOké står innstillingene for et e-postprogram samlet på én linje i DirectAdmin-veiledningen: IMAP port 993 med SSL/TLS, SMTP port 587 med STARTTLS eller 465 med SSL/TLS, og som brukernavn den fullstendige e-postadressen. Som servernavn bruker du domenenavnet (hvis nettstedet ditt også ligger hos WebOké og har et gyldig sertifikat) eller servernavnet til pakken din. Hos andre europeiske e-postleverandører er portene de samme; bare servernavnet er forskjellig, og enkelte leverandører lar deg logge inn med et eget brukernavn i stedet for e-postadressen. Sjekk alltid hjelpesidene til den nye leverandøren din.

Oppsummering

• E-post sendes med SMTP, MX-recorden i DNS-en bestemmer hvor den kommer frem, og du leser den som regel med IMAP.
• MX-recorden ligger i DNS-en til domenet ditt: den som administrerer DNS-en, styrer e-posten.
• Med et eget domene forblir e-postadressen din den samme ved en flytting; med en gratis adresse fra et stort selskap gjør den ikke det.
• IMAP-postbokser er enkle å kopiere; e-post som bare ligger på en PC via POP3, må tas med separat.
• Aliaser, delte postbokser, regler, signaturer, autosvar og enheter som sender e-post på vegne av domenet ditt, følger ikke automatisk med. Sett dem opp på en liste i forkant.

Quiz

Oppgave

Oppgave A4.1: Hvor kommer e-posten din inn nå? Fyll inn ditt eget domene. Programmet slår opp MX-recordene og IP-adressen til e-postserveren, og spør registeret for IP-adresser hvilken organisasjon som administrerer dette nettverket og i hvilket land det er registrert. Du fyller på forhånd inn hvilken e-postleverandør du tror du har. Deretter ser du om det stemmer.

Oppgave E4.1: Din e-postliste. Lag listen fra denne leksjonen for din egen organisasjon: postbokser, aliaser, delte postbokser og grupper, regler, signaturer, autosvar, videresendinger, enheter og programmer som sender e-post på vegne av domenet ditt, og hvem som fortsatt bruker POP3.

Les mer

Trinnene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• DirectAdmin-veiledning 8.7: IMAP eller POP3: hva er forskjellen?
• DirectAdmin-veiledning 8.1: Alle innstillinger på én plass: servere, porter og sikkerhet
• Hva er IMAP og POP3, og hvordan fungerer de?
• Gratis DNS-kurs 4.1: MX-poster og prioritet
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS for submission og IMAP, port 465 og 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)