Apper på telefon og datamaskin

Modul 7: Samarbeid, apper og sikkerhet · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du flytte alle datamaskiner og telefoner i organisasjonen din til den nye tjenesten, i riktig rekkefølge, og fjerne de gamle appene slik at ingenting blir dobbelt eller går tapt.

Kjernebegreper: desktop-synkroniseringsapp, synkronisere, virtuelle filer, selektiv synkronisering, nettverksstasjon (WebDAV), mobilapp, automatisk opplasting av bilder, app-passord, sky-adresse, sertifikat, dobbel synkronisering, enhetsadministrasjon

Der overgangen virkelig merkes

For de fleste er «skyen» ikke et nettsted, men en mappe på laptopen, en kalender på telefonen og bilder som automatisk havner et sted. Hvis disse tingene slutter å fungere etter overgangen, er overgangen mislykket for dem, uansett hvor bra migreringen på serveren gikk.

Hos Bakkerij De Korrel er det 12 personer med til sammen 9 bærbare datamaskiner, 2 datamaskiner i butikken, 12 telefoner og et nettbrett i bakeriet for oppskriftene. Hver enhet har nå apper fra Google eller Microsoft: Google Drive for desktop eller OneDrive, Gmail- eller Outlook-appen, kalenderen og kontaktene til Google- eller Microsoft-kontoen, og Google Foto eller OneDrive-kameraopplasting. Alle disse appene må bli noe annet, og de gamle må bort.

Tre måter å få tilgang til filene dine fra datamaskinen

Desktop-synkroniseringsappen er som regel det beste valget. I Nextcloud heter den Nextcloud Files; andre europeiske tjenester har tilsvarende apper. Viktig er innstillingen virtuelle filer: du ser alle mappene og filene dine, men en fil lastes først ned når du åpner den. Slik får en sky på 200 GB plass på en laptop med 128 GB lagringsplass. Med selektiv synkronisering velger du i stedet hvilke mapper som skal lagres helt på datamaskinen.

Legg merke til en forskjell som overrasker folk: med virtuelle filer betyr «slett» også virkelig slett i skyen. Vil du bare frigjøre plass, velger du Frigjør plass (eller det tilsvarende valget i appen din), ikke Slett.

Gullregelen: aldri to synkroniseringsapper på samme mappe

Den største feilen ved overgangen er at den gamle og den nye synkroniseringsappen kjører samtidig, eller at noen lar den nye appen synkronisere mot mappen til den gamle. Da har du to programmer som begge tror de har kontroll over de samme filene. Resultat: dobbeltfiler, konfliktkopier, og i verste fall filer som det ene programmet sletter fordi det andre har flyttet dem.

Rekkefølgen er derfor:

1. Filene er allerede overført på serveren (leksjon 6.1) og kontrollert.
2. Slå av den gamle synkroniseringsappen (Google Drive for desktop, OneDrive, Dropbox): logg ut eller sett synkroniseringen på pause, og slett den deretter. Filene som ligger i den gamle mappen blir værende på datamaskinen, men oppdateres ikke lenger.
3. Installer den nye appen og la den bruke en ny, egen mappe.
4. Kontroller at filene ligger i den nye mappen.
5. Gi den gamle mappen nytt navn (for eksempel OneDrive-GAMMEL-ikke-bruk) og slett den etter noen uker, hvis ingen savner noe.

Å ikke kaste den gamle mappen med en gang er sikkerhetsnettet ditt: lå det noe på laptopen som aldri kom til skyen, finner du det der fortsatt.

Telefoner og nettbrett

På en telefon er det som regel fire ting:

Med bilder er det en felle. Har du allerede overført de gamle bildene via en migrering (leksjon 6.1), og lar du i tillegg den nye appen laste opp «alle eksisterende bilder», havner de der to ganger. Velg derfor, når du slår på automatisk opplasting, om appen skal laste opp alt, eller bare fra en bestemt dato. Og slå aldri på valget om at bilder skal slettes fra telefonen etter opplasting, i hvert fall ikke de første ukene.

På iPhone gir iOS apper lite tid i bakgrunnen. Opplastingen fortsetter da ofte først når appen er åpen. Det er ingen feil ved tjenesten; åpne appen en gang iblant mens telefonen lader på wifi.

Innlogging: vanlig innlogging eller app-passord

Fordi den nye tjenesten din bruker tofaktorautentisering (2FA) (leksjon 7.3), kan enkelte apper ikke logge inn med det vanlige passordet ditt. De kan ikke fylle ut den ekstra koden. Det finnes to typer apper:

• Apper som viser et innloggingsvindu fra tjenesten, slik som desktop-appen og mobilappen til Nextcloud. Du logger inn som i nettleseren, med kode. Appen ordner selv en egen tilgangsnøkkel etterpå.
• Apper som bare kan fylle ut brukernavn og passord, slik som den innebygde kalenderen og kontaktene på iPhone, Thunderbird eller en nettverksstasjon. For disse lager du et app-passord: et eget, langt passord for kun den ene appen på den ene enheten.

Gi hvert app-passord et navn som Agenda iPhone Anne. Mister Anne telefonen sin, trekker du bare tilbake det passordet.

Sky-adressen og sertifikatet

Hver enhet må få riktig adresse til skyen din. Bruk den endelige adressen fra start, helst på ditt eget domene (cloud.example.com). Begynner du med en midlertidig adresse fra leverandøren og bytter du senere til ditt eget domene, må du gjennom alle enhetene en gang til.

Adressen må fungere via https med et gyldig sertifikat. Får en app en sertifikatadvarsel, klikk den aldri bort. Det er nettopp den advarselen du skal få hvis noen prøver å avlytte trafikken din. La det først bli undersøkt. I oppgave A7.2 kontrollerer du dette automatisk.

Enhetsadministrasjon og fjernsletting

Større organisasjoner bruker enhetsadministrasjon (MDM): et system der administratoren installerer apper og kan slette en mistet telefon. For en organisasjon som De Korrel er det som regel for omfattende. Det som derimot er viktig: i den nye tjenesten din kan du se hvilke enheter som er innlogget og trekke tilbake en enhet. Enkelte tjenester kan fjernslette filene til sin egen app så snart enheten kommer på nett igjen. Det fungerer bare for den appen, ikke for resten av telefonen.

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I en WebOké Nextcloud-installasjon installerer du Nextcloud Files på datamaskinen (Windows, Mac eller Linux). Når du legger til kontoen din, åpner appen et nettlesservindu der du logger inn med koden din; deretter velger du en mappe og om du vil bruke virtuelle filer. På telefonen bruker du den offisielle appen Nextcloud fra Nextcloud GmbH; det finnes ingen egen WebOké-app. Der fyller du inn adressen til Nextcloud-installasjonen din. Kalender og kontakter går via den innebygde kontoen på iPhone eller via DAVx5 på Android, med et app-passord.

Hos andre europeiske leverandører fungerer det på lignende måte: en desktop-app, en mobilapp, og for kalender og kontakter standardene CalDAV og CardDAV.

Oppsummering

• Brukerne merker overgangen på enhetene sine. Planlegg det steget like grundig som migreringen på serveren.
• Aldri to synkroniseringsapper på samme mappe: slå av den gamle først, så den nye i egen mappe, og fjern den gamle mappen først etter noen uker.
• Virtuelle filer sparer plass; sletting er også virkelig sletting.
• Unngå dobbelte bilder: velg en startdato ved automatisk opplasting.
• Bruk den endelige sky-adressen med gyldig sertifikat fra start, og app-passord for apper uten innloggingsvindu.

Quiz

Oppgave

Oppgave A7.2: Kontroller skyadressen din. Fyll inn adressen til den nye skyen din (for eksempel cloud.example.com). Programmet kontrollerer sertifikatet, viderekoblingen fra http til https, HSTS-innstillingen og, i Nextcloud, om installasjonen er tilgjengelig og støttet.

Oppgave E7.2: Enhetsliste og overgangsrekkefølge. Lag en liste over alle enhetene i organisasjonen din med hvilke apper som synkroniserer på hver enhet nå, og sett opp stegene i riktig rekkefølge for hver enhet: gammel av, ny på, kontroller, gammel bort.

Les mer

Stegene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• Nextcloud-veiledning 7.1: Hvorfor skrivebordsappen? Nettleser, app eller nettverksstasjon
• Nextcloud-veiledning 7.2: Installere Nextcloud Files på Windows
• Nextcloud-veiledning 7.3: Installere Nextcloud Files på Mac (File Provider)
• Nextcloud-veiledning 7.5: Virtuelle filer: se alt, last ned bare det du åpner
• Nextcloud-veiledning 8.1: Hvilke apper trenger du på telefonen og nettbrettet?
• Nextcloud-veiledning 8.4: Last opp bilder automatisk
• Nextcloud-veiledning 16.18: Flytte Nextcloud-skyen din til et eget domene: hva må du tilpasse i apper etterpå?
• Nextcloud-veiledning 15.7: Sertifikatadvarsel eller usikker tilkobling