Overgangsperioden og avslutningen

Modul 4: Flytte e-post · Lesetid: 10 minutter

Læringsmål: Etter denne leksjonen kan du komme deg gjennom dagene etter DNS-byttet uten å miste e-post, sette om alle enheter og innstillinger ordentlig, og kontrollere og avslutte e-postflyttingen.

Nøkkelbegreper: overgangsperiode, cache, delta-kopi, testmail, omstilling av enheter, slette gammel konto, strupe, delt postboks, videresending, autosvar, arkiveksport, si opp

Hvorfor det er en overgangsperiode

Etter at MX-en er byttet (leksjon 4.3), går ikke all e-post med én gang til den nye serveren. Servere som fortsatt har den gamle MX-posten i hukommelsen (cache), sender fortsatt en stund til den gamle leverandøren. Hvor lenge dette varer, avhenger av TTL: med en TTL på 300 sekunder dreier det seg om minutter, med en TTL på en dag dreier det seg om en dag. I tillegg prøver enkelte servere å levere en e-post som ikke lyktes tidligere, på nytt senere, til adressen de kjente til da.

Resultatet: i noen dager kommer det e-post inn to steder. Det er ikke noe problem, så lenge du vet om det og ikke stenger den gamle postboksen for tidlig.

Se det for deg som to postkasser ved siden av hverandre. Den nye henger der allerede, adressen på døren er endret, men postmannen som fortsatt bruker den gamle listen sin, legger brevet i den gamle kassen. I en uke sjekker du derfor begge. Deretter tetter du igjen den gamle og tømmer den en siste gang.

Dag 1: den andre kopien og en første kontroll

Kjør flyttingen av alle postbokser en gang til dagen etter byttet. Meldinger som allerede er kopiert, hoppes over; bare e-posten som fortsatt kom inn hos den gamle leverandøren, kommer i tillegg.

Kontroller deretter med testmeldinger:

1. Motta. Send en e-post fra en annen adresse, for eksempel en privat adresse på mobilen din via mobildata, til hver viktige adresse: info@, bestellingen@ og noen personlige adresser. Kommer den fram til den nye postboksen?
2. Sende. Send en e-post fra den nye postboksen til en adresse hos Gmail og hos Outlook.com. Kommer den fram, og ikke i spam? Se på kopiradene (i Gmail: Vis original). Der ser du spf=pass, dkim=pass og dmarc=pass hvis alt er riktig innstilt.
3. Skjemaer. Fyll ut kontaktskjemaet på nettstedet ditt og se om meldingen kommer fram.

Lykkes ikke sendingen, eller havner e-posten i spam, se da først på SPF og DKIM (leksjon 4.3).

Sette om enheter og programmer

Hver telefon, laptop og nettbrett må over til den nye serveren. Ikke gjør det ved å endre servernavnet i den gamle kontoen, men slik:

1. Legg til postboksen hos den nye leverandøren som en ny konto, med IMAP og servernavnet og portene til den nye leverandøren.
2. Kontroller at e-posten ligger der (kopien).
3. Slett den gamle kontoen fra enheten.

Det siste er viktigere enn det høres ut som. En glemt gammel konto fortsetter å logge på i bakgrunnen. Hos den gamle leverandøren gjør ikke det noe så lenge abonnementet løper, men hvis den gamle postboksen er avsluttet, eller hvis servernavnet den gamle kontoen bruker peker til den nye serveren, prøver enheten å logge på med feil passord hvert par minutter. Mange e-postservere strupe eller blokkerer da IP-adressen, og da kan plutselig hele kontoret ikke sende e-post lenger.

Hos Bakkerij De Korrel bruker alle Outlook-appen på telefonen. De gamle Microsoft 365-kontoene fjernes; den nye IMAP-kontoen legges til. To ansatte bruker den innebygde Mail-appen på iPhone; der gjøres det på samme måte.

Tenk også på enheter uten skjerm: skanneren som sender pdf-er til info@ per e-post, kassen, nettbutikken. Disse sender via en SMTP-server. Står det fortsatt Microsoft-serveren der, stopper dette så snart den gamle kontoen er borte.

Hva du setter opp på nytt

Fra listen din fra leksjon 4.1 henter du nå alt som ikke fulgte med kopien, og setter det opp hos den nye leverandøren:

Hva du fortsatt følger med på de første ukene

• Den gamle postboksen. Sjekk daglig den første uken om det fortsatt kommer ny e-post inn. Kommer det fortsatt e-post etter noen dager, er det noe et sted som ikke er satt om: kanskje sender en leverandør via en gammel videresending, eller det står fortsatt en MX et annet sted.
• DMARC-rapporter. Har du en rua-adresse, får du daglige rapporter. Ser du der en server som sender e-post på dine vegne men ikke kommer gjennom SPF eller DKIM, har du glemt en avsender.
• Kalenderinvitasjoner. Disse går via e-post. Virker kalenderen allerede hos den nye tjenesten (modul 5), test da om en invitasjon kommer fram, og om godkjenningen kommer tilbake til organisatoren.

Avslutte og si opp

Virker alt godt i noen uker, avslutter du slik:

1. Kjør en siste kopi, i tilfelle det likevel kom noe inn.
2. Lag en arkiveksport av de gamle postboksene (pst eller mbox, leksjon 4.2) og oppbevar den som sikkerhetskopi. Tenk på oppbevaringsplikter: forretningsmessig e-post med skatterelaterte opplysninger må i Nederland som hovedregel oppbevares i sju år.
3. Rydd opp i DNS-en (leksjon 4.3, steg 5): gammel include, gammel DKIM, verifiseringsposter, autodiscover.
4. Trekk tilbake tillatelser: app-passord hos Google, det godkjente flytteverktøyet i Microsoft.
5. Fjern domenet fra det gamle miljøet og si opp lisensene. Ikke si opp før alt er kontrollert; etter oppsigelse kan den gamle leverandøren slette dataene dine etter en frist.
6. Be om en bekreftelse fra den gamle leverandøren på at dataene dine er slettet, hvis det trengs for din GDPR-dokumentasjon (leksjon 9.3).

I praksis: slik ser det ut hos en leverandør

I DirectAdmin-veiledningen til WebOké står avslutningen beskrevet i fire steg: sette MX riktig (ved et domene som flyttes til WebOké står den riktig med en gang), kopiere en gang til dagen etter, sette opp enhetene som ny konto og fjerne den gamle kontoen, og først si opp etter noen uker. Videresendinger, autosvar og feriemeldinger setter du opp i DirectAdmin under E-mail Manager. WebOké-veiledningen har en artikkel E-posten kommer ikke fram: sjekk selv. Hos andre leverandører heter delene noe annet, men rekkefølgen er den samme.

Oppsummering

• Noen dager etter byttet kommer det fortsatt e-post inn på det gamle stedet; hold den gamle postboksen åpen og kopier en gang til.
• Kontroller med testmeldinger: motta, sende (spf, dkim og dmarc pass i kopiradene) og nettstedets skjemaer.
• Legg til den nye postboksen som ny konto på hver enhet og fjern den gamle; glemte gamle kontoer forårsaker struping.
• Aliaser, delte postbokser, grupper, regler, signaturer og autosvar setter du opp på nytt.
• Avslutt med en siste kopi, en arkiveksport, opprydding i DNS, tilbaketrekking av tillatelser, og først deretter oppsigelse.

Quiz

Oppgave

Oppgave A4.4: Er overgangen ferdig? Gjør denne kontrollen noen uker etter byttet. Programmet sammenligner e-postpostene dine med det det så hos deg tidligere (ved oppgavene i leksjon 4.1 eller 4.3): den gamle leverandøren skal ikke lenger stå i MX-en, den gamle includen skal være borte fra SPF-posten, og det skal finnes en DMARC-post.

Oppgave E4.4: Testrunde og sjekkliste for avslutning. Gjør de tre testmeldingene fra denne leksjonen og fyll inn resultatet. Fullfør deretter avslutningslisten og kryss av det som er ferdig.

Videre lesning

Stegene i disse artiklene gjelder for tjenestene til WebOké; hos andre leverandører fungerer det på lignende måte.

• DirectAdmin-veiledning 10.4: Etter flyttingen: MX-poster og enhetene dine
• DirectAdmin-veiledning 8.1: Alle innstillinger på én plass: servere, porter og sikkerhet
• DirectAdmin-veiledning 8.8: Sende eller motta e-post fungerer ikke: slik løser du det
• DirectAdmin-veiledning 7.5: Forwarders: videresend e-post til en annen adresse
• WebOké-veiledning 7.4: E-post kommer ikke frem: sjekk selv
• WebOké-veiledning 13.6: Er jeg blokkert? Frigi din egen IP-adresse
• E-post mottatt under flytting av domenenavnet ditt
• Nederlands skattemyndighet (Belastingdienst): oppbevaringsplikt for regnskap (vanligvis 7 år, nederlandsk regel)