Lag brev fra en mottakerliste

En invitasjon, påminnelse eller nyhetsbrev til alle kundene dine, med riktig navn og adresse i hvert brev. Å skrive alt manuelt tar mye tid. Med Afdruk samenvoegen lager Euro-Office alle brevene på én gang fra et regneark med adresser.

Hva trenger du?

• Et regneark (xlsx) i WebOké Nextcloud med kolonnenavn i den første raden, for eksempel Hilsen, Navn, Firma, Adresse, Postnummer, Sted. Hver påfølgende rad er én mottaker.
• Et brev (docx) med den faste teksten.

Steg 1: koble til mottakerlisten

1. Åpne brevet.
2. Gå til fanen Samarbeid og klikk på Afdruk samenvoegen (1).
3. Velg Fra lagring for å hente mottakerlisten fra Nextcloud, Fra fil for en fil på datamaskinen din, eller Fra URL for en fil på internett.

Til høyre vises Innstillinger for Afdruk samenvoegen. Med Rediger mottakerliste krysser du av eller fjerner mottakere.

Steg 2: sett inn felt i brevet

1. Plasser markøren der navnet skal stå.
2. Klikk til høyre på Sett inn sammenslåingsfelt og velg Navn.
3. Gjør det samme for Firma, Adresse, Postnummer og Sted. Sett selv mellomrom og linjeskift mellom feltene, og skriv for eksempel et komma etter hilsenen.

Steg 3: kontroller og slå sammen

1. Klikk på Forhåndsvisning av resultater. Med pilene blar du gjennom brevene per mottaker.
2. Velg under Slå sammen til hva du vil ha: én PDF med alle brevene klar til utskrift, en Docx for gjennomgang, eller E-post.
3. Velg om du vil ha alle poster eller bare noen, og klikk på Last ned eller Lagre.

Fallgruver og begrensninger

• Euro-Office slår sammen maks 100 mottakere om gangen. Har du flere, gjør det i omganger (poster 1 til 100, 101 til 200) med Fra og Til.
• Afdruk samenvoegen fungerer i nettleseren, i WebOké Nextcloud.
• Adresseetiketter (flere adresser på ett ark) kan Euro-Office ikke lage: hvert brev får én mottaker. Et godt alternativ: lag etikettene i et regneark med adressene i et rutenett som passer etikettarket ditt, eller bruk et etikettprogram fra produsenten av etikettene dine.
• Ser et postnummer uten ledende null eller et beløp rart ut i brevet? Se på tallformatet i regnearket (se Beholde nullen foran telefonnumre eller postnumre).